Folytatjuk sorozatunkat, fő témának pedig a digitalizációt választottuk, ugyanis fontosnak tartjuk, hogy a vállalkozókat ösztönözzük a különböző digitális megoldások használatára. Nem hobbiból tesszük ezt, a világjárvány még inkább hozzájárult a digitális világ kiszélesítéséhez, ráadásul A-tól Z-ig biztosan minden felmerülő igényre, problémára lehet találni legalább egy olyan szoftvert, ami segít a hatékonyságnövelésben vagy problémamegoldásban.  

Összeszedtünk öt olyan pontot, amit próbálj meg elkerülni, amikor a céged digitalizációjáról van szó. Lássuk!

1. Nem készítesz biztonsági mentést

Valahogy mindannyiunkra jellemző, hogy a különböző figyelmeztetések ellenére sem akarunk időt és energiát szánni arra, hogy akár csak a telefonunkon tárolt képekről biztonsági mentést készítsünk. Persze csak addig nem tartjuk fontosnak a biztonsági mentés / másolat készítését, amíg nem ér minket valamilyen balszerencse. Ha rendelkezel mentéssel, vissza tudod állítani a mentés idejében lévő állapotot, így, ha be is ütne a krach, valamit vissza tudsz majd húzni a szakadék széléről. Amennyiben viszont nincs, marad a káromkodás és a millió órányi pluszmunka, így nem éri meg kockáztatni.

Az alábbi eszközöknél érdemes élni a biztonsági mentés funkcióval:

• telefon
• laptop
• külső HDD, szerver
• weboldal

Mivel mégiscsak a 21. században élünk, szinte minden eszköz esetében megoldható az automatikus biztonsági mentés. Ha ezt bekapcsolod, nem kell havonta azzal bajlódnod, hogy mindig manuálisan kelljen elvégezni ezeket, így időt is megspórolsz, valamint az összes tárolt információ is biztonságban lesz.

2. Nem használsz jelszókezelőt

A virtuális jelszószéf egy olyan program, melynek segítségével biztonságban elmentheted az összes felhasználói fiókod belépési azonosítóit. A LastPass például egy közkedvelt bővítmény, használatával nem fordulhat elő többé elfelejtett felhasználónév és jelszó. A Digitális Ninja-hetek alatt részletesen is írtunk róla, mi az irodában azóta is használjuk.

Milán egyik alkalommal felkiáltott: „Már értem, miért jó a LastPass! Nem is tudtam, hogy ennél a weboldalnál is megadtam a jelszavam.” Ráadásul könyvjelzőként is használhatod, onnan nyithatsz meg minden olyan weboldalt, ahová megadtad a belépési adataidat a szoftver segítségével.

3. Nem szánsz elég időt arra, hogy kipróbálj, tesztelj új szoftvereket

Számtalan küldetésünkben (napi 1%-os küldetések), valamint a digitális ninja anyagainkban próbálunk arra buzdítani, hogy ismerj meg új szoftvereket, amelyekkel nagymértékben megkönnyítheted a munkád, ráadásul használatukkal nagyobb forgalmat, ezáltal több bevételt is elérhetsz.

Például:

• Ha szépségszalont vezetsz, megoldottad már az időpontfoglalást? Regisztráltad a vállalkozást a Google Cégem-be?
• Ha weboldalt üzemeltetsz, használsz felugró ablakot a konverzió növelésére? A kampányaidnál alkalmazol promóciós oldalt? Elemzed hőtérképpel a látogatók viselkedését a weboldaladon, webshopodon?
• Ha marketinges vagy, tudsz hatékony hírleveleket kiküldeni? Facebook-on hasonmás célközönséget és remarketinget alkalmazni? Vagy akár kreatívot készíteni a közösségi média posztjaidhoz?

Csak egy pár példát említettem. Ahhoz, hogy sikeres vállalkozást üzemeltess és a konkurenciát beelőzhesd, nagy szükséged lehet a fent említett szoftverek alkalmazására. Ha nem is releváns számodra mindegyik ninja tartalom, biztosan találsz a címek alapján olyan (sokszor ingyenesen használható) szoftvert, ami régóta vár már arra, hogy élesítsd a cégedben.

4. Nem ismered az általad használt programok minden funkcióját

Előfizettél már több szoftverre is, de vajon végigmentél már teljesen a beállítási folyamatokon? Ha kaptál e-mail-t vagy értesítést egy-egy új funkcióról és frissítésről, utánajártál, hogyan tudod te is használni azokat? Vagy már napok, hetek óta meg sem nyitottál bizonyos szoftvereket?

Minden programnak van egy célja. Lehetne ez egy idézet a Mátrixból, de az applikációfejlesztők értelemszerűen valamilyen segítséget kívánnak nyújtani, és ha nem tudjuk kiaknázni a szoftver által nyújtott funkciókat, nem fogjuk elérni azt a célt, amiért valójában segítségül hívtuk a szoftvert.

Megeshet, hogy nem használod az app minden elemét, de tisztában kell lenned, mire képes egy program, és törekedni arra, hogy ki tudd hozni belőle a maximumot. Ehhez pedig három dolog kell: idő, kis energia és kattintgatás.

Jelölj ki a munkaidődben egy bizonyos időszakot, amikor tényleg csak leülsz a gép elé és az általad használni kívánt alkalmazást felfedezed, minden beállítást átnézel, és ha kérdésed adódik, utánajársz a válasznak, például a súgó vagy az ügyfélszolgálat segítségével.

Példának hozhatom a legalapvetőbb marketingeszközöket, például a Google-t. A vállalat milliónyi tananyaggal támogat abban, hogy eredményes kampányokat indíts, megismerd a többi Google terméket, mint mondjuk a kulcsszótervezőt vagy az Analytics-et. Ha elutasítod a segítséget és céltalan vagy rosszul konfigurált kampányokat indítasz, könnyen válhat pénzégetővé a felület ahelyett, hogy nagyobb forgalmat generálna.

5. Nem iktatsz be meetinget a munkatársakkal, ahol átbeszélhetnétek, mit és hogyan használjatok.

Ahhoz, hogy a vállalatnál használt programokat mindenki megfelelően alkalmazza, időt kell szánni a betanításra-betanulásra. Türelmesnek kell lenni a munkatársakkal, nem utolsó sorban pedig célszerű folyamatosan egyeztetni, nyomon követni, ki hogyan áll a szoftverek elsajátításában.

Iktass be a szoftverek mennyiségétől függően annyi meeting-et, amennyi szükséges lehet a munkavállalók számára, hogy ne kínkeservesen és felháborodottan használjanak programokat, hanem tudják azt, hogy ezekkel nekik is egyszerűbb, gyorsabb és hatékonyabb a munkavégzés.

Pár hónapja volt nálunk egy autójavító műhelyt üzemeltető vállalkozó, aki megtaníttatta dolgozóit a Trello projektmenedzsment appra, ami azóta sokkal gördülékenyebbé és átláthatóbbá tette a műhely munkafolyamatait, például a munkagépek időbeosztás szerinti használatát.

Hibázni emberi dolog, de azért érdemes törekedni a kivédésükre:

• 5 hiba, amit ne kövess el az online marketingben
• 5 hiba, amit ne kövess el, amikor már 2 éves a céged
• 5 hiba, amit ne kövess el egyetemistaként, pályakezdőként

Mégis, hogyan tudok digitalizálni? Nem csak egy túlhasznált buzzword ez az egész? Az új Digitalizáció a gyakorlatban online képzéssel kézzelfoghatóvá tesszük a digitalizációt! Kattints és nézd meg a bevezető videót!

Borító: Unsplash.com