5 ok, amiért sokkal jobban megéri vállalkozóként Google Workspace-t használni az ingyenes Google-termékek helyett

Dátum

Megosztás

Már az elején valljuk be, hogy az egy erős kijelentés, hogy kettő látszólag azonos termékcsomag közül jobban megéri a fizetőset választani, mint az ingyenes csomagot. Ez a fizetős termékcsomag jelen esetben a Google Workspace, ami a Google vállalkozások számára készült szoftvercsomagja. Persze jók az ingyenes Google-alkalmazások és elég sok funkció is van bennük, de azért azt tudni kell, hogy mégsem üzleti használatra készültek, hanem személyesre. Így rengeteg olyan extra opcióról és funkcióról maradsz le, amik hasznosak lennének egy vállalkozás számára. Ebben a cikkben ezek közül a plusz jellemzők és funkciók közül hoztam most nektek ötöt.

Nézzük hát, hogy mit nyerhetsz azzal, ha a fizetős Google Workspace-re váltasz!

A cikket Erdélyi Ádám írta, aki a Minner digitális ninjája, és a Google Workspace képzés oktatója a MinnerAkadémia.

5. Kedvezőbb adatkezelés és reklámmentesség, fejlettebb biztonsági funkciók

Köztudott, hogy a mai világban egyre nagyobb beszédtéma az adatkezelés, az adathasználat, az adatbiztonság, és ezzel kapcsolatban rengeteg kritika és vád éri a multicégeket, amiknek néha sajnos alapja is van (gondoljunk csak a Facebook-botrányra néhány évvel ezelőttről). 

A Google Workspace esetében a Google konkrétan kimondja, hogy a Workspace-ben tárolt adatok a felhasználók tulajdonát képezik, és ezért:

  • nem osztja meg harmadik féllel, csak ha kifejezetten szükség van rá (bűnügyi nyomozás, compliance stb.), vagy ha te mint felhasználó kifejezett engedélyed adod rá (összekötöd a Workspace-t egy másik cégtől származó alkalmazással);
  • nem használja fel őket reklámozásra sem a Google Workspace-en, belül sem azon kívül;
  • minden lehetőséget megad neked mint felhasználónak arra, hogy szabadon rendelkezz a rendszerben tárolt adatok felett, és ha bármit törölsz akkor vállalják, hogy 180 nap múlva a saját rendszereikből is teljesen törlik azt.

Persze erre mondhatnánk azt, hogy úgyis úgy van megfogalmazva, hogy nekik legyen jó, meg „hiszem, ha látom”, viszont az tény és való, hogy egy darab reklám sincs a Gmailben, se más applikációkban.

Azonban nemcsak a Google felé tudsz egyfajta kontrollt érvényesíteni az adataid felett, hanem a munkavállalóid vagy akár külsősök felé is. Rengeteg lehetőséged van ugyanis arra, hogy korlátozd akár a vállalkozáson belül, akár kívül, hogy milyen információkat, fájlokat és adatokat osztasz meg másokkal. Emellett pedig számos biztonsági funkcióval van ellátva a rendszer, legyen szó kötelező jelszómegújításról vagy kétfaktoros hitelesítésről. Így tényleg teljesen kontrollálhatod azt, hogy ki, hol és milyen módon fér hozzá a vállalkozásod adataihoz.

Ezzel szemben az ingyenes Google-licensz esetén konkrétan az adatoddal fizetsz a szolgáltatásért, így teljes joggal fog a Google belenézni a fiókodban tárolt adatokba azért, hogy reklámozásra használja fel. Viszont szerintem ez egy vállalkozásnál hatalmas biztonsági kockázatot jelenthet.

4. Jóval nagyobb tárhely, kifinomultabb tárhelymenedzsment, fájlszéf

Az ingyenes licenszhez összesen 15 GB táhely jár, amin a Gmail, a Drive és a Google Fotók osztoznak. Ez személyes használatra bőven elég, talán még sok is, azonban egy vállalkozás esetében már nem biztos, hogy megfelelően tudja támogatni a működést a rengeteg használandó fájl és a sok e-mailezés miatt. A legkisebb Google-csomag ára a cikk írásakor 4,68 euró/hónap, vagyis kb. 1.700 Ft. Ezzel már azonnal dupla annyi, vagyis 30 GB tárhelyet kapsz per felhasználó (szintén osztozik rajta a Gmail és a Drive). Ez jelentősen több helyet jelent, és a következő csomagban (Standard) pedig ez a szám 2TB/felhasználóra emelkedik.

Ehhez hozzátesz az is, hogy sokkal kifinomultabb tárhelymenedzsment funkciókat kapsz a Google Drive-on belül. A megosztott meghajtókkal el tudod szeparálni a különböző csapatok és üzleti területek doksijait, míg az admin-fiókban pedig 25 napig bármilyen törölt fájlt vissza tudsz állítani. Ha viszont a Plus-csomagba invesztálsz, akkor kapsz egy fájlszéfet is (Google Vault), amiben különböző szabályok beállításával akár évekig is meg tudsz őrizni mindent, és nagyon egyszerűen vissza is tudod ezeket a régi fájlokat hívni, ha szükséged van rájuk.

3. Sokkal könnyebb kollaboráció a munkatársakkal

Ha rajtad kívül más is dolgozik a vállalkozásodban, akkor tudod, hogy együtt dolgozni nem mindig olyan egyszerű, főleg, ha a megfelelő technikai alap sincs meg hozzá. Ha te is és a munkavállaló(i)d is ingyenes Google-termékeket használtok, akkor a nehézkesebb fájlmegosztás és elszeparáltabb e-mail funkciók mellett semmilyen kontrollod nincs afelett, hogy a munkavállaló(i)d milyen adatokat, dokumentumokat vagy e-maileket osztanak meg a vállalkozáson kívülre.

Ezzel szemben, ha Workspace-t használsz, akkor a központosított admin-felületnek köszönhetően minden a te irányításod alatt van. Nem akarod, hogy a beosztottad céges doksikat osszon meg külsősökkel? Két kattintás, és meg is van oldva a probléma. Vagy nem szeretnéd, hogy fájlokat töröljenek ki a munkavállalóid? 5 perc alatt átállíthatod a jogosultságukat, így nem kell ezen tovább izgulni.

Emellett a jó kollaborációhoz pedig a rengeteg alkalmazás is hozzájárul: Naptár, Chat, Meet stb. Ezek mind úgy vannak kialakítva, hogy minél hatékonyabban és egyszerűbben tudj együtt dolgozni a munkavállalókkal vagy akár más szabadúszókkal is.

2. Sokkal egyszerűbb a biztonsági mentés

Szintén napjaink problémája, hogy bármelyik pillanatban elromolhat egy rendszer, vagy akár támadás is érheti azt (pl. az Unix Autó vagy a MediaMarkt esete). Ezért nem árt, ha van valamilyen stratégiánk arra, hogy hogyan készítünk, illetve tárolunk biztonsági mentést a fájljainkról. Az ingyenes Google-termékek esetén erre legfeljebb úgy van lehetőség, ha egyenként vagy egyben letöltjük a felhőben tárolt fájlokat a gépre, vagy esetleg egy külső meghajtóra. Ez időigényes, illetve nem folyamatos. Ezzel ellentétben a Google Workspace megadja nekünk azt a lehetőséget, hogy letöltsünk egy asztali Drive-ot, amely virtuális meghajtókat kreál. Ezután pedig be tudjuk állítani azt, hogy ne csak a felhőben, hanem a gépen is tárolja a fájlokat és automatikusan szinkronizálja őket változás esetén. Ezzel meg is van oldva az, hogy folyamatos biztonsági mentés készüljön a fájljainkról. Ha a géped tönkremegy, akkor az adatok megvannak a felhőben, ha pedig ott történne valami, akkor pedig megvannak a gépen ─ tiszta haszon.

1. Külső alkalmazásokkal való összekapcsolás lehetősége

Ahhoz, hogy igazán digitalizált vállalkozást építs fel, nem elég csak egy-két eszközt eseti jelleggel használni, és ki van pipálva. Ki kell építened egy teljes rendszert, amelyben több alkalmazás és szoftver együtt épül be a vállalkozásod folyamataiba, és ezzel segíti a növekedést, illetve a fejlődést. Ennek a rendszernek nagyon jó alapja tud lenni a Google Workspace. Önmagában segíti az összes irodai adminisztrációs folyamatot, illetve hatékonyan megoldható benne a vállalkozás felhasználóinak menedzsmentje. Ez pedig egy nagyon jó alapot szolgáltat arra, hogy összekössük más alkalmazásokkal is, mint például a CRM-rendszer, egy ügyfélszolgálatos panaszkezelési (ticketing) rendszer stb. Így tényleg egy olyan szisztémát tudsz kialakítani, amit egyszerű használni, és amit hatékonyan tudsz bővíteni azért, hogy a vállalkozásod is növekedhessen.

Ez volt tehát 5 érv amellett, hogy Workspace-t használj az ingyenes licensz helyett. Ha kedvet kaptál, akkor pedig nézd meg az Átfogó Google Workspace képzést a MinnerAkadémián és válts te is! 

Forrás: https://workspace.google.com/learn-more/security/security-whitepaper/page-6.html,https://workspace.google.com
Forrás: Solen Feyissa / Unsplash

Erdélyi Ádám
Az a célom, hogy egy olyan tudáshalmazt gyűjtsek össze és adjak át Neked, amivel könnyebben tudod digitalizálni a vállalkozásod. Ehhez összegyűjtöttem az eddigi tapasztalataimat és képességeimet, hogy tényleg gyakorlatiasan és érthetően adjam át ezt a sokszor száraz és technikai témát.

Változtatok a marketingszövegen. Lesz több eladásom? Mutatom az eredményt!

Ott a termék, szolgáltatás a weboldalon. Tiszta sor, hogy jó a termék, veszegetik is, vagy ahogyan a kínai importosunk szokta mondani: csipegetik. Nos felmerül...

Így áll a 3 friss vállalkozás néhány héttel az indulásuk óta – Business GYM

A Minner Business GYM-be nem csak cikk formájában szeretnénk tartalmat gyártani, hanem videó formátum is segíteni fog még jobban elmélyülni a vállalkozás indítás rejtelmeibe....

Hírszemle: Saját fizetését emelte a CEO válságban, étel dropshipping, IKEA víztakarékos megoldása

Egy légitársaság vezetője béremelést eszközölt saját magának akkor, amikor is a cég éppen válságban van. Roppant érdekes helyzetet szült, természetesen sokan támadták. A közösségi...

Gerillamarketing: Ízteszt, termelői vs bolti zöldség. Lecsó kóstolás, vakteszt

Na ezt már szeretem! Amikor egy beszélgetésből tettek születnek. Azért vagyunk vállalkozók, hogy problémákat oldjunk meg és persze kipróbáljunk minél több dolgot, hogy lássuk...

Nekem ezért fognak fizetni? Egy leendő és egy veterán szabadúszóval beszélgettem [podcast]

A felvétel még nyáron készült, amikor is összejött egy tucat szabadúszó a Minner főhadiszálláson. Olyan digitális szabadúszók, akiknek mindössze egy laptop is elég a...

Esettanulmány – Így vezette be a Google Workspace-t a Tumblebee

Még a tavasszal volt egy olyan akció a Minnernél, amely esetén ha megvett valaki adott üzleti kurzusokat, akkor a vásárlás után egy hónappal egy...

Hírszemle: Energiaválság, csődhullám. Beszéljünk a fizetésről? Web3 tényleg működő része

A cégek csődjeit hozza a rezsiválság, a cégek áremeléssel és takarékoskodással próbálják elejét venni ennek. 1600 vállalatvezető nyilatkozott erről a Portfóliónak, ezt a hírt...

Csökkenő szállítási díjak Kínából. Jó hír, vagy a recesszió előszele?

Olyan alacsony díjszinteken lehet konténereket Európába szállítani Kínából, amelyek a koronavírus okozta árrobbanást követően sokáig elképzelhetetlennek tűntek. Kétéves mélyponton vannak mind a tengeri-, vasúti és...