Minden vállalkozásban eljön az a pont amikor már annyi munka van, hogy nem is látunk ki belőle. Teljesen mindegy, hogy szabadúszóként dolgozol vagy egy többfős céget vezetsz, egy idő után már nem ismeri ki magát az ember a rengeteg tennivalóban, és valószínűleg többször merülnek fel benned olyan gondolatok, hogy: Mi is volt ennek a feladatnak a határideje? Na ennél a projektnél mi is vajon a következő lépés? Igen, erről beszéltem az ügyféllel, de pontosan miben is maradtunk?

Ha benned is felmerültek már ezek a gondolatok, akkor ideje rendszert vinni a projektek és a cég dolgainak kezelésébe, melyhez tökéletes eszközként állnak rendelkezésedre a különböző projektmenedzsment és feladatmenedzsment szoftverek.

Tegyük rendbe a fogalmakat. Feladat- vagy projektmenedzsment kell neked?

Nem véletlenül használtam mindkét fogalmat, ugyanis ezek nem feltétlenül jelentik ugyanazt a megoldást a problémádra. A különbség a feladat- és a projektmenedzsment szoftverek között főleg a komplexitásban van.

Egy feladatmenedzsment szoftver abban segít neked, hogy a saját feladataidat hatékonyan, könnyen és gyorsan tudd menedzselni. Ezekben a szoftverekben találsz to-do listákat, értesítéseket és emlékeztetőket, létre tudsz hozni feladatlistákat, és a többi. Ha te például szabadúszó vagy, aki főleg egyedül dogozik és nincs szükséged arra, hogy a saját feladataidon kívül másokat is menedzselj, akkor egy ilyen szoftver (pl. Todoist) a neked való.

Egy projektmenedzsment szoftver azonban komplexebb folyamatok vagy projektek menedzselésére lett kitalálva, ahol a hangsúly a különböző munkatársak, csapattagok vagy alvállalkozók közti kollaboráción van. Itt már haladó funkcionalitások, projektterületek, feladatok egymásra épülése és egyszerűbb automatizmusok várnak téged, melyek segítségével egy nagyobb, több szereplőt bevonó ügyfélprojektet is könnyebben tudsz menedzselni, mintha post-iten vezetnéd azt, hogy kinek, mikor és mit kéne csinálnia. Tehát ha te ebbe a kategóriába tartozol (többfős céget vezetsz vagy szabadúszóként csapatépítésben gondolkozol), akkor…

az olyan applikációk, mint a ClickUp vagy a Trello jelentenek kiutat a káoszból.

Ha úgy döntesz, hogy te is rálépsz a digitalizáció útjára és bevezetsz egy feladat- vagy projektmenedzsment szoftvert, akkor engedd meg, hogy adjak neked 5 tippet arra, hogyan tudod valóban jól kihasználni a szoftver adta lehetőségeket.

1. Tervezd meg előre, hogy pontosan mire akarod használni a szoftvert

Nagyon fontos lépés, hogy mielőtt beleugrasz a szoftverválasztásba, tervezd meg, hogy pontosan mire akarod használni azt. Ez azért fontos, mert egyrészről ha megvannak a fejedben vagy leírva, hogy mik azok, amiket szeretnél, hogy a szoftver tudjon, akkor könnyebb lesz választani a piacon lévő rengeteg alternatívából. Másrészről mivel egy nagyobb volumenű mondjuk projektmenedzsment szoftver bevezetése több ember munkájára is hatással van (munkatársak, ügyfelek), így fontos az ő részükre is letisztázni, hogy mire is kell ez a szoftver, illetve hogyan fogják majd ezt használni a napi munkájukban.

2. Használd ki az integrációk adta lehetőségeket

Sok esetben az adott szoftver felkínálja azt, hogy integráld a felhőalapú tárhelyeddel (pl. Google Drive) vagy az emailezéseddel.

Ez főleg a projektmenedzsment szoftvereknél bevett funkcionalitás, amit mindenképpen ajánlok, hogy használj ki. Ha ugyanis összekötöd pl. a ClickUpodat a Google Drive-val és a Gmaillel akkor a ClickUpból közvetlenül tudsz Google Dokumentumokat és Táblázatokat létrehozni, sőt még a megszokott felületen szerkeszteni is, mindezt úgy, hogy nem kell a rendszerek között váltogatnod, és ugyanez a helyzet az emailezéssel is (persze itt azért ne számíts Gmail szintű funkcionalitásokra, de az alapot nagyon jól tudja).

3. Fektess energiát az elnevezésekbe és a színekbe

Ez tudom elég furán hangzik, hiszen akár mindegy is lehetne, hogy pontosan hogy van elnevezve valami vagy milyen színe van, úgyis tudod, miről van szó. Viszont ezek a szoftverek arra lettek kitalálva, hogy minél gyorsabban és egyszerűbben átlásd azt, hogy mi a helyzet az adott pillanatban a vállalkozásoddal, ki, mivel, hogy halad stb. és ennek kardinális pontjai az elnevezések és a színek. Csak gondolj abba bele, hogy mennyivel gyorsabban fogja fel az agyad azt, hogy valami készen van, ha megjelenik a felületen a zöld szín, vagy ha problémás a dolog, akkor pedig a piros.

Az elnevezések esetén pedig szintén a saját munkádat könnyíted, ha kreálsz valamilyen szabályt arra vonatkozóan, hogy milyen neveket adsz az egyes feladatoknak vagy státuszoknak (pl. egy potenciális feladat elnevezési szabály lehet: “Projekt/Ügyfél + megoldandó feladat neve + prioritás”), ezzel is elősegítve azt, hogy reggel 8-9 között még félig álmosan egy kávéval a kezedben is könnyen és percek alatt át tudd látni, hogy mi a helyzet a vállalkozásban.

4. Adj értelmet a funkcióknak

Egy-egy ilyen szoftver rengeteg funkcionalitást ad a kezedbe már az ingyenes csomagjában is, viszont ezek értelemszerűen standard megoldások és nincsenek cégre szabva. A te dolgod az, hogy lefordítsd a folyamataidat, projektjeidet, feladataidat és az összes hozzájuk kapcsolódó információt a rendszer nyelvére.

#példa: Erre a legjobb szemléltető példa az, amikor segítettem Milánnak beállítani a ClickUp rendszerét és azon agyaltunk, hogyan tudnánk egyértelműen megjeleníteni azt, hogy az adott hónapban a Minner.hu biztonsági mentései le lettek-e csekkolva, a szükséges dolgok frissítve lettek-e stb. Már kb. 10 perce agyaltunk és kipróbáltunk szinte minden iterációt, illetve megoldást ami eszünkbe jutott. Majd végül kipattant az ötlet: a rendszer által automatikusan felajánlott “Határidő” mezőnél megegyeztünk abban, hogy minden egyes alkalommal, amikor a fentebb említett feladatok elvégzésre kerülnek akkor a “Határidő” mező az aznapi dátumra lesz állítva. Ezáltal pedig egy standard rendszer funkcionalitásnak adtunk egy olyan értelmet, ami már cégspecifikus.

5. Ha már elkezdted használni, akkor vezess is benne mindent

Sok cég esetében tapasztalom, hogy elkezdenek használni egy ilyen szoftvert mint a Trello, de csak ímmel-ámmal használják, vagyis van, amit ott vezetnek, de van, amit még papíron vagy Excelben. Ennek a vége az lesz, hogy a kezdeti káoszból még nagyobb káoszt csinálnak, mert duplán kell adminisztrálni, nem emlékeznek mit, hova adminisztráltak, vagy pedig egyszerűen 1 hónap használat után inkább feladják, mert nem érzik azt, hogy nagyon beváltaná az ígéretét.

Azért, hogy te ne ess bele ebbe a hibába, fontos, hogy ha már elkezdted használni a szoftvert, akkor tényleg állj át a régi módszerről az újra és vezess benne minden adatot, információt, amit csak tudsz. Ez az elején baromi nehéz lesz, mert a berögzült szokásaid azonnal irányítanák a kezed a régi Excel vagy a post-it felé, de az elején fontos, hogy tudatosan figyelj arra, hogy ezt leküzd. Ha viszont sikerül átütnöd magadban a szokásokat és figyelsz arra, hogy vezesd az infókat, akkor valóban segíteni fogja a munkádat.

Ha úgy érzed, hogy ebben segítségre van szükséged, akkor ajánlom figyelmedbe a következő workshopot, amely során 3 órán át csak a te cégeddel foglalkozunk: Folyamatfejlesztés (ClickUp, Trello) workshop

Tovább olvasnék, van még hasonló tartalom a Minneren?

• Ha még meggyőzésre lenne szükséged, hogy érdemes foglalkozni a digitalizációval: A magyar cégek 99%-a legyőzhető. A kérdés: tudsz élni a lehetőséggel?
• Eszik vagy isszák a digitalizációt? Kézzelfoghatóvá tesszük ezzel a minikurzussal! Digitalizáció a gyakorlatban.
• Projekttervezés, vállalkozás vezetése Trello-ban. Projekt menedzsment használata