Az előző cikkünkben arról írtunk, hogyan kezeld azt a helyzetet, amikor felmond egy kollégád – akármilyen okból kifolyólag. Igen ám, de a felmondás beadása nem áll meg az exit interjúnál. Felmerül a kérdés, hogyan adjuk át a munkafolyamatokat akkor, ha:

• még nincs senki az új kolléga helyére és nem is tudjuk mikor lesz
• megvan az új kolléga, de csak később kezd, így lesz „üres” idő
• felmondási idejét tölti a régi kolléga, már érkezik az új kolléga, van átfedés.

Most abban segítünk, vezetőként hogy állj helyt ezen helyzetekben.

A cikk szerzője Szopkó Beatrix, az [eureka] Consulting & Games consulting üzletágvezetője.

Nincs új a nap alatt, de tényleg, mert még senkit nem vettünk fel

A felmondást követően még Te magad sem tudod, hogyan pótold a hiányzó embert? Azon tűnődsz, kell-e pótolni egyáltalán? Lehet-e optimalizálni, rövidíteni, esetleg szétosztani a korábban végzett feladatokat a meglévő csapattagok között?

Ezek mind helyénvaló kérdések. Azonban, a csapat teljesen másban gondolkodik ilyenkor: ki fogja elvégezni a munkát a távozó kolléga helyett? Ezért, mielőtt bármit leülnél tüzetesen átgondolni, jelezd ezt a csapatod felé. Tájékoztasd őket, hogy a folyamatok optimalizálásán gondolkozol, esetleg kérd a segítségüket is ebben, de semmiképp ne hagyd, hogy a folyosó-híradó szolgáltassa helyetted a híreket! A legfontosabb ebben a helyzetben a transzparencia: miben vagyunk most, hova szeretnénk eljutni és a hogyan-okban pedig bátran kérd az együttműködésüket.

Újratervezés, ha kell, az alapoktól

Mielőtt elkezded az új munkavállaló keresését definiáld, hogy mire is keresel pontosan. Előfordulhat, hogy a távozó kolléga az eltöltött idő alatt több, képességekben és tudásban, teljesen szerteágazó feladattal foglalkozott. Ez a helyzet okozza a legtöbb fejtörést, hiszen ahhoz, hogy ilyen „jolly jokerré” váljon valaki, időre van szükség. Azt is átgondolhatod ilyenkor, hogy van-e nálad még olyan feladat, amit szívesen leadnál, amit már nem kell, hogy te csináld. Ez milyen jellegű? Érdemes időt szánni arra, hogy szétszálazd a feladatkört:

• admin munkák, melyek igényelnek precizitást, pontosságot és figyelmet
• kommunikációval, zajjal járó feladatok
• koordinálást, problémamegoldást, gyors reagálást igénylő feladatok
• ad-hoc jellegű feladatok

A csendesebb, figyelmet és precizitást igénylő feladatok elvégzése nem fér össze a folyton csöngő telefon zajával vagy az ügyfelek/kollégák gyakori kérdéseivel. Egyszerűen nem tud mindenki így dolgozni és ezzel nincs is semmi baj.

A keresést, hirdetést csak ezután érdemes elindítani, amikor már egyértelműen látszik, hogy milyen munkakörre, milyen feladatokra milyen típusú kollégát fogsz keresni. Ezután fontold meg, milyen személyiségű csapattagot keresel. Társasági emberre van szükség? Lehet inkább otthonról dolgozó, visszahúzódó? Mik a prioritások? Mit jelent számodra, ha azt írnád ki, hogy „jól kommunikáljon”, pontosan mik azok az elvárások?

Ha úgy döntesz, hogy időt és energiát szánsz ezekre, azt bátran kommunikáld le a meglévő kollégák között, sőt, jelezd nekik, hogy nyitott vagy a gondolataikra. Ez egy belső fejlesztési folyamat, amivel mindenki csak nyerhet. Így könnyebben kezelhetővé válik mind a hiány, mind a többlet munka – feltéve, ha látják, hogy teszel lépéseket a helyzet feloldására. 

Miért ne bízzuk a betanítás oroszlán részét a távozó félre?

Ideális helyzet, ha a munkafolyamatok és „helyi bevált trükkök” átadásakor segítségünkre van a távozó kolléga, hiszen sok esetben nála van a bölcsek köve a témában. Ugyanakkor a távozó fél valamilyen érzelmekkel és valamilyen véleménnyel van irántunk és a szervezet iránt. Ha ezt eleddig nem ventiláltattuk ki és nem hoztuk helyre, akkor számítsunk rá, hogy nem csak a munkafolyamatok, de a pletykák, a személyes vélemények és gondolatok is átadásra fognak kerülni. 

Hihetünk és bízhatunk abban, hogy az új kolléga ezeket tudja kezelni, és magában azt mondja „ez az ő gondolata, vele történt”, de legyünk őszinték. Ezek az átadott információk vélhetően befolyásolni fogják az új kollégát már az első pillanatban. 

Éppen ezért is nagyon fontos, hogy az új belépő első napjait lehetőség szerint Veled, mint a vezetőjével töltse.

Az első gondolatok, a munkakörrel és emberrel kapcsolatos elvárások és a bizalom kialakulása is veled történjen.

A legkönnyebb azt mondani, hogy akinek a helyére érkezik az új csapattag, az tanítsa be, csak ne felejtsük el, hogy most van lehetőség formálni az új kollégát, kialakítani a bizalmat és felépíteni egy olyan kollegiális vezető-beosztott viszonyt, ami jó a vállalatnak, a csapatnak és az új belépőnek egyaránt. Azaz itt fektetjük le az új kolléga elköteleződésének alapjait. Ezt ugye te sem bíznád másra?

Kapcsolódó tartalmak

• Valódi szervezetfejlesztés és HR az első alkalmazottól – KKV szinten is!
• Az 5 legnagyobb szervezetfejlesztési és HR hiba, amit a kisvállalkozóknak el kell kerülniük
• Mi a cégkultúra? Eszik vagy isszák a vállalati kultúrát?
• Elbocsájtó szépüzenet helyett hozd ki a legtöbbet az exit interjúból!

Kiemelt kép: Canva