Céges e-mail beállítása Google Workspace-en (G Suite)

Dátum

Megosztás

Korábban G Suite-nek hívták, most már Google Workspace a neve annak a Google szolgáltatásnak, ami lehetővé teszi, hogy céges e-mailjeinket a könnyen kezelhető Gmail felületén keresztül használhassuk, sőt rengeteg további funkciót használhatunk a Google szolgáltatásaiból. Sok bosszúságot okozhat neked is a tárhelyeden (domain-hez tartozó) kezelt levelezés, megtelt tárhely, sok spam, nem megérkező levelek, körülményes elérés.

Összefogott a Minner és a Billingo, hogy a digitalizáció igazán kézzelfogható legyen egy magyar vállalkozás számára. Legyél Te is innovátor! Használd a digitális megoldásokat! Mutatjuk, hogyan kell. 

Alapozó: milyen rendszert használsz e-mailezéshez?

Először is tegyük rendbe, hogy mit és hol is használunk.

  • Tárhelyes e-mail rendszer (pl. Roundcube): Alapból a céges levelezések többsége az adott cég weboldalához, tárhelyéhez kapcsolódó webes e-mail megoldást használja. Ennek legnagyobb hátránya, hogy körülményes használni, mobilon kezelhetetlen, és sajnos közös szerverről megy ki az e-mail, ami így akár spam mappába is kerülhet.
  • E-mail kliensek (Thunderbird, Outlook): Eggyel magasabb szint, amikor beállítod a levelezést valamilyen számítógépes kliensbe, POP3 beállítások segítségével. Könnyebb kezelhetőség, de még mindig nem mobilis, nem éred el mindenhol a levelezést, vagy azt körülményesen, és a spam veszély is felütheti a fejét, hiszen a szerver nem változott. Persze erre mondanám azt, hogy lehet nem is mindig kell elérni a leveleket, hasznos a digitális szünet, és meghatározott időben foglalkozni a levelezéssel. Na, de mégis a kényelem! A következő a csúcs!
  • Google Workspace (G Suite volt régen), vagy Microsoft 365 e-mail rendszer: Valamelyik előbb említett rendszerre regisztrálunk, vagy egy hasonlóra. Majd egy nagyjából 15-20 perces munkával a tárhely levelezőjét átállítjuk arra, hogy külső szervert használunk a levelezésre. Ennek egyik legnagyobb előnye, hogy
    onnantól számítógépen, applikáción keresztül is könnyebben tudjuk kezelni a levelezést,
    könnyebb kereshetőség,
    gyorsabb naptár szinkronizálás,
    nagyobb fájlok kezelése, nagyobb tárhely,
    pontosabb e-mail beérkezés,
    jogosultságok kezelése sokkal könnyebb !!!,
    – és céged nevében tudsz a domainedet használva üzleti leveleket küldeni.

A mostani cikkben a Google Workspace e-mail beállítását, tartomány (domain) hozzákapcsolást mutatjuk be. Így a céges levelezésedet a megszokott, könnyen használható Google (Gmail) környezetben fogod tudni használni, de mégis a brandedhez tartozó tartományokkal, üzleti e-mail adataiddal. Hasonló megoldással működik a Microsoft 365 is, ha van előfizetésed, akkor szintén meg tudod csinálni az összekapcsolást, és az Outlook-ot onnantól még magasabb szinten tudod használni.

Google Workspace (régen G Suite) beállítása, használata, regisztráció

Ez fog veled történni:

  1. Regisztrálsz a Google Workspace-en ingyenesen. Sajnos bankkártya adatokat meg kell adni a regisztráció során, vagy Paypal-t. Ehhez a részhez nem kell semmilyen IT tudás.
  2. A domain beállításokban össze kell kapcsolni a domain-ed a Google szerverével. Ezt meg tudod magad is, ha van hozzáférésed a CPanelhez, vagy tárhely domain rekord beállításokhoz. Itt már lehet, kell segítség, de a képernyőfotók alapján meg tudod csinálni!
  3. Kész! Gmail-t használsz, de mégis üzleti felhasználóként, és a saját domain-eddel küldöd ki a leveleket.

Természetesen nem csak a levelezésre fogod tudni így használni a Google rendszerét, hanem a magán Gmail fiókodnál megszokott megoldásokat is, mint a Drive, dokumentumok, űrlapok, naptár, Meet… És több GB-nyi tárhelyet is, ami egyébként egészen biztosan jól fog jönni, és könnyű lesz hozzá bővíteni is.

Google Workspace ár

Az alap csomag 4,68 euró/felhasználó, ami egyébként a legtöbb kisvállalkozás igényét kielégíti. Ami nekem a nagy csomagban tetszik, az a Cloud Search Intelligens keresés, persze az alap keresés is izgalmas a leveleken belül, na de ha nagyobb adatbázisunk van és minden fel van töltve, akkor akár egy táblázat legmélyén is megtalálja, amit keresünk. De mindent összevetve a Business Starter csomag nekünk bőven elég lesz.

Fontos! Felhasználónként fizetsz és nem e-mail címenként. Ugye vannak közösen használt e-mail címek, mint az info@, hello@, ugyelszolgalat@… emailcímek, nem ezek alapján számolja a díjakat, hanem a rendszerhez hozzáférést kapott felhasználónként. Tipp, az info@, hello@… típusú e-maileket ún. e-mail aliasként is létre tudod hozni majd (ezt így nem számolja majd fel plusz pénzként, felhasználóként).

14 napos ingyenes próbaidő alatt könnyedén hozzá tudod kapcsolni, kipróbálni, hogy milyen használni.

Vágjunk is bele!

Regisztráció és domain hozzákapcsolás, MX, DNS rekordok módosítása

Magad is be tudod állítani, de ha ez nem sikerül a cikk alapján egyrészt a tárhely szolgáltatód segítségét is tudod kérni, vagy IT tudással rendelkező munkatársad, ismerősöd is segíteni tud. Mindössze 15-20 percet vesz igénybe az egész.

Regisztráció

Fontos!

  • Bankkártya adatokat fog kérni a regisztráció során, de 14 napig ingyen használhatod.
  • A regisztráció eme részéhez nem kell különösebb IT tudás, szólunk, amint ehhez kell, de azt látod majd magad is.
  • Körülbelül 3 perc alatt ez itt kész lesz.

Kattints a jobb felső sarokban, vagy a Google Workspace oldalon egyéb helyen található Próbálja ki ingyen gombra, vagy erre a linkre.

Majd menj végig a regisztráció lépésein:

A kapcsolattartási adatoknál megadhatsz céges, de gmail-es emailt is. Nekem működött úgy is, hogy gmail-t adtam meg itt, a domainről egyébként is következő képernyőn kérdez.

A következő lépésnél a bejelentkezési adatokat írd be, kukac jel előtt lévő szöveged. Pl. hello, info, neved … ami a domain neved előtt van. Adj meg jelszót. Később hozzá tudod adni a többi e-mail címet is mielőtt minden szervert átirányítasz.

Válaszd ki a kívánt csomagot!

Add meg a számlázási adatokat Adóinformációk résznél kattints a ceruza ikonra és írd be a magyar adószámodat. És persze add meg a bankkártya adatokat, vagy paypal account-odat.

Sikeresen kezelésbe vehetjük a fiókunkat! Alábbi képen látod ezt, na innen kezdődik a picit nehezebb beállítás. Ide érdemes már szakértő segítségét igénybe venni.
Én most egy titkos projekt e-mail címével regisztráltam végül, nem szeretném felfedni. (Tudod a termékajánlónk, termékkereső oldalunk).

Céges domain, tartomány ellenőrzése, beállítása

Bejelentkezés után egyből idedob. Kezdhetjük is az ellenőrzéssel, beállítással, felülről lefelé.

Kattints a fenti képen az Ellenőrzés-re a felső kártyán, ekkor kapjuk az alábbi képet, ahol tájékoztat minket a Google, hogy egy TXT rekordot kell hozzáadnunk a tárhely szolgáltatónknál található DNS rekordoknál, tudod a domain-nél.

Az alábbi képen látod, hogy a rendszer azt kéri, adj hozzá egy TXT rekordot a domain DNS beállításokhoz. Ezt te magad is meg tudod tenni, vagy kéred a tárhely szolgáltatódat, vagy egy szakit körülötted.

Nyiss egy új lapot, és lépj be a tárhelyed domain DNS rekord beállításaiba! Legtöbb esetben a tárhelyednél a Cpanel erre a megoldás, mi is ott állítjuk be. A Domain zóna szerkesztőbe kell belépni, majd a kezelés gombra kattintani az adott domain esetében.

Az alábbi kép tárul eléd, ahol a Rekord Hozzáadása gombra kell kattintani.

Ezután írd be a domain neved, domainnev.hu módon, majd a típusnál állítsd át TXT-re, és a rekordnál másold be a Google Workspace oldalon kapott kódot. Kattints a rekord hozzáadására. Ezzel igazolod, hogy a domain a tiéd.

Kattints a Google Workspace oldalon a domain ellenőrzésre, ahol a TXT kódot is kaptad. 1-5 percig eltart az ellenőrzés, majd a következő képernyőre dob, ha ez sikeresen megtörtént.

Fontos! A 2. lépésben adj hozzá minden olyan céges e-mailt, amit kezelni akarsz, ez azért is fontos, mert most a 3. pontnál teljesen megváltoztatjuk az e-mail befogadást, és amit nem adtál hozzá, oda nem fog megjönni az e-mail.

Aztán következzen a 3. lépés, az aktiválás, tehát innentől a leveleket a Google Workspace fogja kezelni.

A következő lépéseket a Google is szépen leírja, szintén a fenti Cpanel megoldást érdemes választani.

A tárhelyszolgáltatódnál a Cpanel-ben vagyunk, Domain zóna szerkesztőben (vagy ahol a DNS rekordokat tudod állítani). Itt látod 4. lépésként, hogy töröld a korábbi MX rekordokat. Én javaslom azt, hogy készíts róla képernyőfotót, akár az egész sorról. A javaslata alapján a prioritás feljebb állítása nem működött, akkor nem fogadta el az aktiválást. Szóval sajnos törölni kell. És ha minden oké, akkor törlöd.

Adjunk hozzá új MX rekordot. Elsőként a fenti tájékoztató alapján a ASPMX.L.GOOGLE.COM. cél-t kell megadni 1-es prioritással (lásd fent a Google Workspace útmutató alapján), név természetesen a domain neved, típus MX. Majd következik a táblázatban a további 4 szerver, szintén név, több mint valószínű a domainneved.hu, típus MX, prioritás, amit fent ír a Google (2-vel feljebb lévő kép), add hozzá egyesével a meghatározott prioritással.

Majd kattints a Gmail aktiválása gombra! Ezután ellenőrzi az MX rekordokat.

Készen is vagyunk! Tudunk egy teszt levelet küldeni, ami után átnavigál minket a Gmail fiókba, de egyébként úgy tudunk váltani az e-mailek között, mintha több gmail fiókot csatlakoztattunk volna. Tehát a gmail.com oldalon is bejön.

Megérkezett a tesztlevél is. Most küldök egyet máshová is.

Innen egyenes az út a biztosabb e-mail kezeléshez, megérkezéshez! Sok új vevőt, sok új ügyfelet! Használd ki a többi Google megoldást is, ha már itt vagy a Workspace-ben!

Több domain-ed van? Azokat is bepakolnád egy Workspace alá?

Tehát domain-ről beszélünk most, nem e-mail címről. Pl. egyikdomaineved.hu, másikdomaindeneved.hu ….

Az admin.google.com oldalon tudod kezelni a domaineket, több domaint hozzá tudsz kapcsolni az adott Google Workspace fiókhoz. Könnyen hozzá tudod adni, beállítani a fő domaint, és mellé további domaineket. Sőt szervezeti egységeket is be tudsz állítani, érdemes végigkattintgatni. És még hátra van az is, hogy jogosultságokat adj az embereknek. Az is nagy előnye a rendszernek.

Merre tovább?

A Billingo a Digitális Ninja rovat támogatásával is sokat segített, hogy kiaknázd a digitalizációban rejlő lehetőségeket. Ha már rákanyarodtál erre az útra, ne állj meg – nézz körül Billingo digitális megoldásai között, és kezdd el őket használni! Digitalizációra, innovációra fel! Kattints ide!

Mándó Milán
Azt az üzleti blogot írom, amit én is szívesen olvasnék. A célom, hogy nap mint nap benntartsalak az üzleti flowban, fenntartsam a lelkesedésed! 7 éve foglalkozom azzal, hogy vállalkozások működését fejlesztem, újítom meg. Imádom az üzleti statisztikákat, stratégiákat, kutatásokat és ezeket mind összekapcsolni. És ebben segítek neked a cikkekben, oktatásokban, sőt akár chaten is!

Esettanulmány – Így vezette be a Google Workspace-t a Tumblebee

Még a tavasszal volt egy olyan akció a Minnernél, amely esetén ha megvett valaki adott üzleti kurzusokat, akkor a vásárlás után egy hónappal egy...

5 tipp, ami nélkül neki se állj a projektmenedzsment szoftver bevezetésének

Minden vállalkozásban eljön az a pont amikor már annyi munka van, hogy nem is látunk ki belőle. Teljesen mindegy, hogy szabadúszóként dolgozol vagy egy...

Broadcast üzenetek, WhatsApp chatbot és motiváló chatbot statisztikák a Meta-tól

“Most jött el az idő, hogy a vállalkozások befektessenek a beszélgetés alapú marketingbe." - hangzott el a mondat Mark Zuckerbergtől pár hete a Conversations...

Készíts GIF-eket egyszerűen! Útmutató lépésről lépésre, képekkel

Gifekkel egy könnyed, de látványos formátummal emelheted magasabb szintre a marketingedet, legyen szó közösségi médiás kontentről vagy akár a hírleveleidről. Már a Minneren is...

A kisvállalkozók digitális robotja. UI.Vision – betanítod és megcsinálja. NO-CODE

Az RPA robotokról, vagyis a robotizált folyamatautomatizációról már a 2021-es üzleti ötletekben is olvashattál, aztán vittük tovább az üzleti trendekbe és 2022-esbe is bekerült....

Így használj GIF-eket a marketingedben

A Messenger üzenetek, Facebook kommentek, közvetlen és sokszor poénos online kommunikáció koronázatlan királyai a gifek. Kifejezhetnek humoros reakciót a haverokkal közös csoport beszélgetésben, vagy...

Kössünk össze két rendszert kódolás nélkül. Zapier, automatizálás, adatküldés

Egyre több digitális rendszert használunk, és néha jó lenne automatikusan mozgatni közöttük adatot, vagy éppen egy automatizmust elindítani. Amikor ilyenről van szó, akkor első...

Bejövő számlák kezelése, adatrögzítés Billingoval

Egy hete történt, hogy éppen no-code lendületben voltunk és azt ecseteltem a kollégáknak, hogy milyen gyorsan létre tudnék hozni egy bejövő számla kezelő rendszert....