„Figyelj, nem tudod hol van a Kiss Péter szerződése, ha jól tudom visszaküldte már, vagy változtatott rajta…?”, „Tudsz segíteni, hol érem el a …”. „Kata, hogy áll a …-val”… és még rengeteg hasonló kérdés lehet egy vállalkozásban, ahol nincs megfelelő folyamatkezelés. Olyan rendszert mutatok, amit egy kisvállalkozás, cégvezető könnyedén használni tud, és megváltoztatja a vállalkozás mindennapjait, mindezt pozitív irányba.

Összefogott a Minner és a Billingo, hogy a digitalizáció igazán kézzelfogható legyen egy magyar vállalkozás számára. Legyél Te is innovátor! Használd a digitális megoldásokat! Mutatjuk, hogyan kell. 

A vállalkozói műszerfal cikkben bemutatott megoldás továbbfejlesztett verzióját készítettem el, mert egy új rendszert kezdtünk el használni, amiben még jobban meg tudjuk ezt valósítani. Továbbá a napokban sok kérdést kaptam egy cikkhez cégvezetőktől, amiben egy kutatásra hivatkoztam, ahol kiderült, hogy a cégvezetők a napi munkaidejük 32%-át tervezéssel töltik. Na most ez a legtöbb cégvezetőnél inkább konvergál a 2-3%-hoz. És fő kérdés, volt hogyan lehet időt nyerni, vagy mi lehet az a kiindulási pont, ami a céget új, hatékonyabb irányokba sodorhatja.

Látnod kell, mi történik a cégedben. Ezt fogjuk elérni!

Egy példa arra, hogy az 1.0-ás cikk kikerülése után milyen változásokat tapasztalt egy Minner vállalkozó:

Először lássuk a statisztikát, ami elindította a 2.0 cikket

#kutatás: A The Alternative Board kutatása ugyanarra az eredményre jutott, mint a korábbi, hasonló felmérések, hogy a cégvezetők

• munkaidejük 68%-ában operatív tevékenységet végeznek (napi rutin feladatok, delegálás…)
• 32%-ában a cég stratégiai dolgaival foglalkoznak, vagyis tervezés, elemzés, növekedési stratégia kitalálása.

Tehát érdemes az egész évben beiktatnod a munkaidődbe a vállalkozásod tervezését.

A megoldás: céges / vállalkozói műszerfal + napi rutin

Ahhoz, hogy elérd, hogy a munkaidőd 32%-ában tudj foglalkozni a vállalkozásod jövőjével, a céges folyamatokat kell optimalizálnod. Ehhez szükséges, hogy ráláss a vállalkozásodra, sőt ez segít majd a vállalati stratégiádban is.

Egy vállalkozó esetében egy igazi digitális mérföldkő és pozitív cashflow-t eredményez, növeli a cége méretét az, ha

• bevezet a vállalkozás egy CRM, vagy ügyfélkezelő-rendszert,
• bevezet a vállalkozás egy ERP, vállalatirányítási rendszert (20 fő lett),
• a cég elkezd projektmenedzsment szoftvereket használni (már 1 főtől),
• a cég optimalizálja a folyamatait a fenti eszközök valamelyikével.
• A cégvezető és a munkatársak egy helyen elérik a napi munkavégzéshez szükséges dolgokat, akár külön-külön munkatársanként.

Utóbbi kettőt most egy csapásra megoldjuk!

Meg fogsz lepődni, de ez a fenti felsorolás igaz egy kereskedőcégre, de például akár egy duguláselhárító szolgáltatást nyújtó cégre is, sőt én láttam már étterem esetében is, hogy a munkatársak sikeresen használják a különböző megoldásokat. Igaz, a vállalatirányítási rendszer 20 fő alatt felesleges.

A cég motorja a cég napi kiindulási pontja: a munkatársra szabott műszerfal (közös pontokkal)

A vállalkozói műszerfal terv, ezt akarjuk elérni:

• teendőket egy helyen vezetni,
• bárhol is vagyunk, elérjünk mindent, ami a munkavégzéshez kell – mobilon, számítógépen, felhőből (távolról),
• naprakészen lássunk egy nagy totált a vállalkozásról, vagy munkatárs esetében a feladatokról, projektekről,
• a céges folyamatokat jobban követni,
• egy új munkatárs felvételkor sokkal gyorsabban betanítható a feladatokra, egyből képet kap a cégről, tudjuk, mit adjunk át neki…,
• a céges folyamatokat online vezetni, előkészíteni egy későbbi nagyobb vállalatirányítási rendszert,
• munkatársakkal közös munka – lehetőség van egyes feladatokhoz csapattagokat rendelni, határidőket beállítani, feladatok státuszát beállítani…

Rutin nélkül nem megy

Tapasztalat, hogy csak akkor sikerült teljesen egy rendszerre állítani a céges folyamatokat, vagy éppen létrehozni a vállalkozói műszerfalat, ha az a mindennapok része lett. Tehát adott esetben a cégvezető, de legjobb, ha a munkatársak is szinte azzal kezdik a napot, hogy megnyitják az adott feladatkezelő, projektmenedzsment megoldást (nagyobb cégnél a vállalatirányítási rendszert). Ezekben nagyon jól kezelhetőek a jogosultságok, ki mit lát… tehát

• megkönnyíti a delegálást,
• egy adott folyamat nyomonkövetését,
• információbegyűjtést,
• munka / feladat átadást,
• adatok, dokumentumok kezelését / tárolását / hozzáférését

A ClickUP online rendszer használata, folyamatok, műszerfal

Mi a Minnernél most váltottunk a Trello-ról a ClickUP nevű projektmenedzsment megoldásra. Ennek fő oka, hogy sokkal jobban testre tudjuk szabni a folyamatainkat, és nem mellesleg külön gondoltak arra a fejlesztők, hogy szüksége van a felhasználóknak műszerfalra, vagyis dashboard-ra. Amit mobilon is elérünk, és a testreszabhatósága sokkal sokrétűbb, mint amit a Trellóban meg tudunk csinálni.

A ClickUP-ban benne vannak a projektmenedzsment szoftverekben már megszokott megoldások, tehát fel tudunk vinni task-okat, feladatokat, ezeket rendszerezni, státusszal ellátni, sőt rengeteg dologgal felruházni. Lesz majd erről anyag a Minneren, most ebbe nem megyünk bele (de egyébként már a Youtube videóik jó kiindulási pontot nyújtanak). A cél, hogy lásd ez megoldható!

A ClickUP Dashboard funkciót pont arra hozták létre, hogy meg tudjuk valósítani a Minneren már tavaly is olvasható műszerfalat, irányítópultot.

Egy példa képernyőfotó (demo adatokkal), hogy el tudd képzelni, mire is gondolok:

Mi kerüljön rá?

Mi is folyamatosan építjük fel. Minden olyan, ami segíti a napi munkavégzést. A munkafolyamatokat már ehhez igazítjuk, mind a feladatokat, mint a feladatok státuszát, a munkavégzéshez szükséges környezetet.

Ne kapkodj!

Ez a cikk segít abban, hogy elkezdj gondolkodni ezen a műszerfal projekteden. Lehet, hogy te teljesen másban valósítod ezt meg, de a logika ugyanaz lesz, egy rendszer, amit átszövi a vállalkozásodat.

Inspirációt adhat az alábbi, korábbi 1.0-ás műszerfal is, amit a következő Trello-s bekezdésben látsz.

A Trello-s műszerfal példa

A téma 1.0-ás változatában mutattam ezt be. Részletesen itt olvashatod: Egy ilyen vállalkozói műszerfalon minden egy helyen lesz

A Trello projektmenedzsment szoftverben ez így néz ki:

A Billingo a Digitális Ninja rovat támogatásával is sokat segített, hogy kiaknázd a digitalizációban rejlő lehetőségeket. Ha már rákanyarodtál erre az útra, ne állj meg – nézz körül Billingo digitális megoldásai között, és kezdd el őket használni! Digitalizációra, innovációra fel! Kattints ide!

Fotó: Avel Chuklanov/Unsplash