Cégfejlesztési ötletek 9.: Munkaszervezés digitális feladatkezelőben (Trello, Monday…)

Ma egy vállalkozás akkor tud a leghatékonyabban dolgozni, ha digitálisan is vezetve vannak a feladatok. Ezzel mindenki csak nyer. A munkatársak pontosan képbe kerülhetnek, hogy kire és miért kell várni, vagy hozzáférnek bárhol, azonnal az információhoz, kevesebb e-mailezés, és a cégvezető is láthatja mi történik a cégben. Már csináljátok? Akkor is hasznos lesz ez a cikk számodra, mert egészen biztosan te is érzed, hogy időnként fejleszteni kell, belenyúlni az elrendezésbe és azokról a részekről nem is beszélve, amit egyszer létrehoztunk, de azóta se piszkáltuk meg. Ha papíron, vagy fejben vannak csak meg a feladatok, akkor ezen most változtatunk!

Izgalmas volt látni a múlt héten, amikor kint voltam egy biztonságtechnikai cégnél, hogy milyen szépen vezetik a feladatokat a Trello-ban, és hogy kékgalléros munkatársak is előszeretettel használják. Kell is, mert a dokumentáció fontos eleme a cégük működésének, sőt a számlázáshoz, teljesítésigazoláshoz is kell.

9. cégfejlesztési ötlet röviden: A feladatkezelő hatékonyabb használata

A cég részéve tesszük azt, hogy folyamatosan fejlesztjük a munkaátadást, munkaszervezést és annak vezetését feladatkezelő megoldásokban. Akár Trello-t, akár Justdoo-t, akár Plannert, Monday-t, ClickUp-ot, vagy más rendszert (esetleg CRM-et) használsz. Bevezetünk egy olyan új rutint a cégbe, ami segít jobban együttműködni és használni a feladatkezelőket, és ezzel hatékonyabb lesz a cég. Ez az terület, amihez ritkán nyúlunk, pedig havi rutinba bele kell kerülnie. Máskülönben mi lesz? Az, amit lejjebb írok a kutatásban és abba az 54%-ba fogunk tartozni mi is.

Miért is kell ez nekem?

Cégvezetőknek előny: Látod mi történik a cégben bárhol is vagy, ki min dolgozik és nem fejben vannak a feladatok vezetve, könnyebb a számonkérhetőség.

#kutatás A Wellingtone tanácsadócég felmérése alapján a cégek 54%-a nem tudja teljesíteni a kitűzött célokat, KPI-okat, mert Excel vagy papír alapon, vagy fejben (!!!) vezeti napi teendőit, projektjeit. Ennek oka, hogy nincs valós időben elég információ a cégben, hogy mi is történik éppen, nem működik a munkamegosztás, csúsznak a projektek. Ennek eredménye az az érzés lehet, hogy úszunk a melóval. Túlórázások, veszekedések, csalódott ügyfelek.

Míg egy másik cégben már rég a teljesítés igazolást állítják ki, egy lemaradt cégen éppen senki nem tudja kinek is kellene foglalkoznia az adott feladattal és csak széttárják kezüket a munkatársak.

„Ez nem az én dolgom”

Donát kollégám szokta mondani: „Ez nem vidámpark„. Vegyük komolyan ezt a problémát, egy üzletet építünk!

Bővebben erről, hogy miért is kell neked ebben a cikkben: Projektmenedzsment, feladat kezelő appok. Kellenek a cégbe? (Trello és a többiek)

Na, de hogyan is menjünk tovább? Mit csináljon a csapat? Részletesen a megvalósítás lépései

Először nézzük nagyvonalakban:

  • Átnézünk folyamatokat, feladatkezelőben azt, hogy jól vezetjük-e, nem adminisztráljuk-e túl magunkat. A hiba az szokott lenni, hogy vagy nem vezetjük a munkákat, feladatokat, vagy a másik véglet, hogy felesleges túladminisztrálás van, aminek a vége szintén az, hogy nem fogják vezetni az emberek, vagy időpocsékolással állunk szemben.
  • Második lépésként a ritkán előforduló feladatokra találunk ki feladatokat és felelősöket. Ezt ritkán vezetük a cégek, és el is vesznek ezek a feladatok. Pedig pont ezektől a részletektől függhet a bizniszed, ahogy láthattad az Unix sikersztorijában.
    Tudod, mint anno amit írtam a Milliárdosok szemléletmódja cikksorozatban, hogy mi az oka a hiányzó betűnek az Árkád logóban. A cégvezetésben lévő alkalmazotti „főnökre hagyom” mentalitás néha az ügyfél szeme láttára történik. Vajon ki miatt nincs több éve fenn az á betű az alábbi Árkád logóban? – Itt minden vezetője az Árkádnak azt mondja „Ez más feladata”.
  • Harmadik lépésként bevezetünk egy új rutint a munkatársaknál, hogy biztosan vezessék ezekben a rendszerekben a feladatokat.
  • Negyedik lépésként, amit lehet később is elővenni, megcsinálni. Csinálunk egy listát, dokumentumot a különleges esetekre. Például egy duguláselhárító cég képekkel lefényképezi a nehéz szituációt, majd leírja hogy oldották meg. Új / régi munkatárs csak belép erre a részre, megkeresi és máris meg tudja oldani. Nem kell telefonálnia, nem köti le a főnököt, nem áll a munka. Ilyen egy igazi nagy vállalkozás! (Nálunk most éppen én készítek egy ilyen leírást, mikrofon nem veszi a hangot típusú leírást készítettem). Vágjunk is bele!

Ez gyakorlat! konkrét megoldásokat, lépéseket kapsz, amivel már ma javítod a cégedben ezt a területet!

A cikk további részét csak Minner Előny előfizetőink olvashatják. A Minner belső köre a megvalósításhoz kap segítséget, ahogy a többi Cégfejlesztési ötletnél már megszokhattad.

Oldd fel a cikket és szerezz előnyt a piacodon!

A Minner Előny előfizetéssel még szakmaibb, gyakorlatiasabb, részletesebb üzleti tartalmak várnak rád. Csatlakozz a prémium tagsághoz, a Minner Előnyhöz azonnali, korlátlan hozzáférésért.

Már tag vagy? Jelentkezz be az olvasáshoz! (Itt a FB, Google login is)

Hasznos cikkek a témában:

További Cégfejlesztési ötletek

Fotó: Canva

Mándó Milán
Mándó Milán
Azt az üzleti blogot írom, amit én is szívesen olvasnék. A célom, hogy nap mint nap benntartsalak az üzleti flowban, fenntartsam a lelkesedésed! 9 éve foglalkozom azzal, hogy vállalkozások működését fejlesztem, újítom meg. Imádom az üzleti statisztikákat, stratégiákat, kutatásokat és ezeket mind összekapcsolni. És ebben segítek neked a cikkekben, oktatásokban, sőt akár chaten is!

Kapcsolódó cikkek