Egy ilyen vállalkozói műszerfalon minden egy helyen lesz

Azt is mondhatjuk, hogy ezzel megteremted a vállalatirányítási rendszered 1.0-ás verzióját. Azt fogjuk elérni, hogy bármi, ami a vállalkozásoddal kapcsolatos, azt tudd egy helyen kezelni, ha valami kell, azonnal eléred és mindig előtted legyen, mire is kell fókuszálnod, legyen az akár egy munkatárs, vagy egy új projekt, vagy éppen fontos határidők, szerződések… Vége a különböző mappa rendszereknek a gépeden! Irány a felhő! És mindez egyszerűbb lesz mint gondolnád! Olyan projektmenedzsment, feladatkezelő megoldásokkal, mint a Trello vagy a Planner (Microsoft), vagy az Asana hozunk létre ún. műszerfalat. Vágjunk is bele!

Persze ez nem azt jelenti, hogy akkor most ezt kell használnod. Én már több éve használom, és most úgy fogom rendszerezni a tippeket számodra, hogy annak részelemeivel is tudj mit kezdeni. Tehát vesztenivalód nem lesz a kipróbálásával. Sőt tapasztalat, hogy jobban átlátod majd a folyamataidat. Először felesleges dolognak tűnik, aztán mikor rutinná válik, látod majd az értelmét. Jobb lesz az időhatékonyságod, nem kell mindent fejben tartanod, a produktivitásod megnő. A rendszer kialakítható munkavállalók részére is, a saját területükhöz, sőt hozzá is tudja a vezető magát kapcsolni.

A vállalkozói műszerfal terv, ezt akarjuk elérni:

  • teendőket egy helyen vezetni
  • bárhol is vagyunk, elérjünk mindent, ami a munkavégzéshez kell – mobilon, számítógépen, felhőből (távolról)
  • naprakészen lássunk egy nagy totált
  • a céges folyamatokat jobban követni
  • egy új munkatárs felvételénél sokkal gyorsabban betanítható a feladatokra, egyből képet kap a cégről, tudjuk, mit adjunk át neki…
  • a céges folyamatokat online vezetni, előkészíteni egy későbbi nagyobb vállalatirányítási rendszert
  • munkatársakkal közös munka – lehetőség van egyes feladatokhoz csapattagokat rendelni, határidőket beállítani, feladatok státuszát beállítani…

Itt beágyaztam, hogy mire is gondolok. Néhány inspirációs ötletet adtam. Ez az ingyenes, Trello projektmenedzsment online szoftverrel készült (alul tudsz oldalra lapozni). Ha rákattintasz egy kártyára, átnavigál a Trello-ra és teljes böngészőben látod, még ne kattints! Illetve egy képernyőfotót is beszúrtam, ha nem működe.

Mindez egy képen:

Így kezdj neki a saját műszerfalad létrehozásához

Kelleni fog egy hasonló rendszer, amit fent is látsz. Ezek a megoldások közös munkavégzésre jöttek létre, ezért ezt is majd érdemes lesz kihasználni. Mivel arra jött létre, hogy egy helyen vezesd a projektjeidet, feladataidat, így máris értheted a NAGY projektedre, vagyis a vállalkozásod vezetéséhez is használhatod ezeket a rendszereket.

  • tudsz határidőket beállítani
  • címkézni
  • egymásba linkelni feladatokat, vagyis összefűzni
  • részfeladatokat kezelni
  • fájlt feltölteni, jegyzetelni, megjegyzéseket írni
    Ez a kedvencem! Be tudsz linkelni bármit, például Google Drive, One Drive linket, mappát, dokumentumot… Nem kell keresgélni, minden ott annál a partnernél, feladatnál be van linkelve, amire éppen szükség van.
  • létre lehet hozni ilyen műszerfalat a munkatársaknak is, vagy csak külön egy-egy projektre

Ami közös ezekben a rendszerekben, hogy az ún. kanban-os elrendezést használják. Ami lényegében olyan, mintha virtuális post it-ekkel dolgoznál, csak felturbózott funkciókkal. Legtöbbször kártyáknak hívjuk az egy feladathoz tartozó nagy részt, amik valamilyen listán helyezkednek el. Ezt mindenki saját rutinja, elképzelése szerint alakíthatja.

Projektmenedzsment, feladatkezelő megoldások, szoftverek:

Ne aprózódj el azonnal! Teremtsd meg a rutint már az indulással!

Rutin kialakítása: legyen az akár egy feladatkezelő rendszer, vagy CRM rendszer, vállalatirányítási rendszer, vagy egyéb digitális megoldás, mindig a rutinon áll vagy bukik a dolog. Bele kell integrálni a mindennapi munkavégzésedbe. Minden rajtad múlik, a rendszerek nem fogják kitalálni a te vállalkozásod működését (vagyis majd igen, AI- val, de az később lesz még). Először csak heti egyszer-kétszer foglalkozol vele, majd egyre többször és már alapból bármi is történik a vállalkozásodban, azt már rutinszerűen fogod az ilyen rendszerekbe felvezetni. Van egy jó hírem! Az első lépés már segít a rutin kialakításában!

A műszerfal kialakításának lépései

  1. lépés – Csak határozd meg az aktuális feladatokat, teendőidet!
    Ezzel kezded el megteremteni a rutint. A fenti feladatkezelő rendszerek bármelyikébe kezdd el beletenni a feladataidat, az első oszlopba, vagyis listába (lásd az alábbi képen bal oldalon). Ezzel egyre jobban meg is ismered a rendszert, sőt már ezzel hatékonyabb lesz a munkád. Trello használati útmutató ebben az ingyenes tudásanyagban.
  2. Munkatársak / alvállalkozók rész
    Első körben amit javasolok, hogy kezdd fel felvezetni a munkatársakat és/vagy alvállalkozóidat. Majd mindenkihez azt írd fel, hogy a következő beszélgetéseteken, meetingen miről lesz szó. Ezzel már el fogjuk érni, hogy a megbeszélés közben már bővíteni fogod az egyes emberekhez írt információkat. Sőt a megbeszélés után már el is kezdődhet az, hogy feladatokat írsz az egyes munkatársakhoz.
    Beszélgess a munkatársaiddal – ez gondolom nem lesz új számodra, erre azért van szükség, hogy még jobb helyzetképed legyen a vállalkozásodról. Ezeket rögzítsd valahol, hát hol máshol, mint ebben a rendszerben!
  3. Állandó partnerek
    Legyen egy átfogó leírás, jegyzet a partnerekről. Hogyha a munkatársaddal beszélsz, ne kelljen 0-ról indulni, sőt legyen belinkelve minden tudnivaló, akár még egy adott digitális partner help rendszere is, vagy support elérhetősége. Pont azért, hogyha gond van, ne kapkodj, csak felmész a műszerfalra és minden elérhető.
  4. És így tovább! Alakítsd saját magadra, saját cégedre
    Legyen a vállalkozásodnak egy központi irányítópultja!

Extra információk: vállalkozói műszerfal, CRM, ERP, projektmendszment megoldások

Itt egy kis iránymutatás, hogy ezek alatt mit is értünk:

  • Minner-féle vállalkozói irányítópult: Cégvezetőknél a “vállalkozás kezdőlapja”. Hogy végre legyen egy hely, ahová minden információt felviszel, rendszerezel, és vezeted a vállalkozásod főbb teendőit, projektjeit.
  • CRM: Ügyfélkezelő-rendszer. A vevői teendőket, feladatokat, rendeléseket vezeted. Segíti a vevőkiszolgálást, adminisztrációt, utánkövetést. Fontos! Van egy átmenet a fenti Minner-féle irányítópult és a CRM rendszerek között, sőt még a vállalatirányítási rendszerek (ERP) között is. Ma már a legtöbb CRM-rendszer egy kicsit ERP is, vagyis több olyan funkcióval is rendelkezik.
    A CRM-ekről itt: 1000 forint beruházás 8700 forintot hoz CRM rendszer bevezetésénél (ROI)
  • ERP: Vállalatirányítási rendszer, amit átszövi a vállalkozásod teljes egészét a pénzügytől kezdve a gyártáson / szolgáltatáson / vevőkiszolgáláson át egészen az e-mailezésig (sőt benne van a CRM is). A fő cél az, hogy a végén egy ilyen rendszered legyen, amivel eléred, hogy a vállalkozásod még nagyobbra növekszik.
  • Projektmenedzsment szoftverek: segítik a feladatok, projektek megtervezését, menedzselését, utánkövetését, továbbá segítik a munkatársak kollaborációját, együttműködését. Ezekre láthattál példát feljebb (pl. Trello).

További tudásanyag a feladatkezelő rendszerekről, példákkal:

Fotó: Envato License

Azt az üzleti blogot írom, amit én is szívesen olvasnék. A célom, hogy nap mint nap benntartsalak az üzleti flowban, fenntartom a lelkesedésed!. 6 éve foglalkozok azzal, hogy vállalkozások üzleti modelljét alakítom át, újítom meg. Imádom az üzleti statisztikákat, stratégiákat, kutatásokat és ezeket mind összekapcsolni. És ebben segítek neked is a cikkekben, oktatásokban, sőt akár chaten is!