A kisebb munkavállalói létszámmal rendelkező szervezetek életében az egyik legnagyobb kihívást egy távozó kolléga jelenti. Feltételezve, hogy nem a próbaidő alatt válunk el egymástól. Ez kihívást jelent érzelmi oldalról és bizony folyamatok, munkaszervezés oldaláról is. Egy ilyen elsőre totálisan veszteséges szituációt hogyan fordíthatunk meg, hogy nyerjünk rajta?

A cikk szerzője Szopkó Beatrix, az [eureka] Consulting & Games consulting üzletágvezetője.

Veszteség a távozó kolléga tudása, hozzáértése, tapasztalata, attitűdje és az elbírt munka mennyisége is, ami mind-mind olyan értékkel bír, amit sokszor nem mérnek fel a vezetők előre. Ami még fontosabb, hogy egy távozó kolléga hatással van a még szervezetben dolgozó kollégákra is, hiszen bármilyen ok is legyen a döntése hátterében, azon gondolatok ténye, hogy valakit „nem tudtunk megtartani” vagy hogy „mi a baj velünk, amiért elmegy”, ott lesz a fejekben. Egy jó vezető azonban ilyen helyzetben is leleményes és azokat az utakat keresni, amivel a csapata (és a cége) nyerhet, azaz tanulni akar a távozásból.

Mit tegyünk vezetőként, amikor egy kollégánk felmond?

Először is vegyük egy jó nagy levegőt, hogy hideg fejjel tudjunk gondolkodni, mert minden további lépés kulcsa az, mi magunk mennyire leszünk tiszták fejben. Át kell gondolnunk ugyanis, hogy:

1. hogyan időzítjük a távozás bejelentését
2. ki fogja ezt közölni a kollégákkal és pontosan mit fogunk kommunikálni
3. a pozíció megköveteli-e azt, hogy ennek a lépésnek bármilyen PR vonzata legyen
4. kiket érint a változás, milyen folyamatok fognak átalakulni, ha csak ideiglenesen is és, ami talán a legfontosabb
5. hogyan fogjuk pótolni ezt a kollégát, sőt, tényleg kell-e őt pótolnunk

Mindeközben vezetőként szembe kell néznünk azzal az érzéssel, hogy „elhagynak minket”, ami legtöbbször akkor fáj, amikor előre nem látható és látszólag mindennel elégedett kolléga hozza meg ezt a döntést. Érdemes saját önismereti munkát is végezni, mert gyakran lehet találkozni ilyenkor „sértett” reakcióval. Hogyan dolgozzuk fel mindezt?

Készítsünk exit interjút a távozó féllel

A felmondás átvételekor már érdemes arról szót ejteni, hogy a távozó kolléga mondjon-e bárkinek bármit vagy sem; meddig marad nálunk; és vajon visszafordítható-e ez a folyamat (ha mi magunk szeretnénk, hogy visszafordítható legyen)? Mégis a legfontosabb, hogy mi okból távozik tőlünk valaki ezért

a felmondási idő legkésőbb közepén szükséges egy kilépő (úgynevezett exit) interjút készíteni. 

Ennek struktúrájában jelenjen meg a távozás oka; hogy kinek, milyen típusú embereknek ajánlaná a céget; mit szeretett az itteni munkájában; hogyan jött ki a vezetővel és a csapattal; visszajönne-e még később hozzánk dolgozni és igyekezzünk egy szabad, kötetlen, de őszinte hangvételű beszélgetést folytatni. A cél, hogy megértsük az álláspontját, elfogadva a döntését rálássunk mit szeretett a nálunk való munkájában, min változtatna és szerinte kiknek/milyen embereknek lehet jó munkahely a szervezetünk.

Milyen kérdéseket tegyünk fel a kollégának?

1. Mi a távozás fő oka? Milyen tényezők játszottak szerepet a döntésében?
2. Hogyan értékelné a munkahelyi légkört? Van valami, amit javítani lehetne a munkahelyi környezetben?
3. Mi a véleménye a vezetők kommunikációjáról? Van valami, amit változtatna a vezetői stíluson vagy kommunikáción?
4. Voltak-e problémák a kollégákkal való együttműködésben?
5. Milyen eredményekre vagy élményekre büszke a munkahelyén töltött idő alatt? Mit tanult itt nálunk?

Mi lesz a csapattal?

A csapatnak érdemes minél előbb kommunikálni a távozás tényét. Óhatatlanul megérződik a felmondott kollégán, hogy másképp áll majd hozzá a munkához, arról nem beszélve, hogy lehet olyan bizalmasa a csapattagok között, akivel korábban megosztotta szándékát. Törekedjünk az őszinteségre és bátran vállaljuk azt is, ha a távozás oka összeférhetetlenség, túlterheltség, munka-magánélet egyensúly, esetleg anyagi mozgatórugók.

Ilyenkor a szervezetben maradt kollégáknak információra van szükségük: miért történt ez? Meg tudnánk-e állítani a folyamatot? Mit tettek a vezetők annak érdekében, hogy maradásra bírják? Ki fogja megcsinálni a munkáját? Nekem most akkor túlóráznom kell majd? Mikor lesz új ember? Őt ki fogja betanítani? 

Ne vesszünk el a kérdésekben!

Előfordul, hogy mindenre még nem tudjuk előre a válaszokat, ami nem gond. Gondolkodjunk rajta és addig is bátran mondjuk ki: „erre még nem tudom pontosan a választ, mit gondoltok, hogyan oldhatnánk meg?” Vonjuk be a kollégákat, ötleteljünk velük közösen és az új kolléga toborzására is bátran buzdítsuk őket. 

Amikor az első egy-két olyan kolléga távozik, akinek a hiánya valós – nem csak emberi, hanem – szervezeti űrt hagy maga után, akkor az mindenképpen legyen egy jel arra vonatkozóan, hogy függünk a szervezetben dolgozó kollégáktól. Ilyenkor érdemes igazán hátra lépni egyet és megvizsgálni a folyamatainkat, a szervezetünk működését. Mi egyértelmű, mi nem. Mi van leírva, mi nincs. Mi az, ami szájhagyomány útján terjed. Hogyan zajlik a betanítás… és még sorolhatnánk.

Ami pedig a távozó kollégával való kapcsolatunkat illeti: mindig tartsuk fejben, hogy, aki elmegy tőlünk, viszi a hírünket is. Azt gondolom, minden egyes kolléga megérdemli, hogy tisztességgel és emberi módon váljanak el tőle, akármilyen is volt a közös út. Mit is jelent ez?

1. Jelenjen meg a vezetőség az utolsó munkanapján
2. Köszönjük meg a közös időt és a munkáját
3. Búcsúzzunk tőle illendően és adjunk lehetőséget, hogy ezt a kollégák is megtegyék
4. A távozását követően hagyjunk időt a csapattal közösen, ahol megoszthatják a gondolataikat, ha szeretnénk, engedjük, hogy legyen egy pillanat a távozása utána, mielőtt a feladatok súlya elviszi a fókuszunkat. 
5. Ne felejtsük el, hogy amit ilyenkor mutatunk, az üzenet minden itt maradó kolléga számára. Ha nem kezeljük megfelelően a helyzetet, az lesz a konklúzió: „rám is ez vár majd, ha elmegyek?”

Kapcsolódó tartalmak

• Valódi szervezetfejlesztés és HR az első alkalmazottól – KKV szinten is!
• Az 5 legnagyobb szervezetfejlesztési és HR hiba, amit a kisvállalkozóknak el kell kerülniük
• Mi a cégkultúra? Eszik vagy isszák a vállalati kultúrát?
• Így dolgozz sikeresen a Z generációval!

Kiemelt kép: Canva