Magánszemélyként a Messenger-t, Instagram Direct-et, Viber-t, Whatsappot használod üzenetek küldésére, valamint, ha jól sejtem, legalább egy email-fiókkal is rendelkezel. De mit használsz a cégen belüli egyeztetésekre, kommunikációra? Itt már le is szűkült a lehetőségek száma, a listavezető pedig továbbra is az email. Rengeteg minden fejlődött az elmúlt 10 évben, a digitalizáció milliónyi új lehetőséget és piacot teremtett, de cégen belüli, azonnali üzenetváltásokra még mindig sokszor az email-t használjuk, miközben ez a fajta kommunikáció sem gyorsaságban, sem átláthatóságban nem mondható a mai üzleti életben hatékonynak. Találtunk egy kifejezetten erre a célra fejlesztett appot: a Slack-et, amelyben különböző csatornák létrehozásával lehet elkülöníteni a különböző feladatokat és témákat, valamint lehetőségünk van azonnali üzenetváltásra, ha pedig előfizetünk, tudjuk hang és videóhívásra is használni.

Összefogott a Minner és a Billingo, hogy a digitalizáció igazán kézzelfogható legyen egy magyar vállalkozás számára. Legyél Te is innovátor! Használd a digitális megoldásokat! Mutatjuk, hogyan kell. 

De lássuk a Slack érveit a „hagyományos elektronikus levelezés”-sel szemben!

• A különböző projektjeidnek saját, dedikált csatornát tudsz létrehozni, míg az email-nél véget nem érő láncokon keresheted (vissza) a szükséges információt.
  Az megvan, amikor mobilon a sok választól már totál széttördeli a Gmail az üzenetet, és alig lehet elolvasni? Vagy amikor vissza kell keresned mondjuk egy nevet vagy telefonszámot, és milliónyi üzenetet kell ehhez átböngészned? Na, pontosan ezekre kínál megoldást ez az alkalmazás.
• Egy nagyobb cég sales vezetője a gyorsaság mellett érvel: napi megbeszélnivalókhoz nem elég gyors az email, viszont a Slack-kel rendkívül lendületes és rugalmas az egyeztetés
• Ahogyan azt már a többi közösségi oldalon megszokhattuk, úgy ennél is lehet @tag-elni. Ez azért is mondható előnyösnek, mert mindig vannak olyan személyek, akik passzívabbak, nem figyelnek a céges levelezésre, sokszor úgy kell kergetni őket. Ha be vannak tag-elve, nagyobb eséllyel fognak reagálni az üzenetekre, kérdésekre.
• Az email elszigetelheti az információt, azaz nem feltétlen kapsz meg minden olyan levelet első kézből, ami téged is érinthet. A Slack-en belül mindenki láthatja az eszmecserét, aki hozzá van rendelve az adott projekthez, így akár félreértéseket is el lehet kerülni.
• Ha előfizetsz, sok más platformmal tud kommunikálni: Google Drive, Dropbox, OneDrive, Trello, Zoom, csak hogy a legfontosabbakat említsem. Továbbá mint a Messenger-en, itt is tudsz képet vagy dokumentumot feltölteni sajátgépről, ha mondjuk egy díjbekérőt vagy számlát szeretnél megosztani a többiekkel.

Regisztrációkor létrehozhatsz saját workspace-t, de csatlakozhatsz már meglévőhöz is. Az alkalmazás freemium – azaz alapvetően ingyenesen lehet regisztrálni és egyes funkciókat használni, viszont vannak korlátozások, amelyek előfizetéssel oldhatóak fel. Nézzük a díjszabást:

Amit az ingyenes verzió nem tud: nagyobb tárhely, üzenetekben való korlátlan visszakereshetőség, hang- és videóhívások, korlátlan integrálható applikációhasználat, beszélgetések exportálása. Ha az éves Standard csomagot választod, havonta 6,67 $/fő összeget kell fizetned, ezért jár 10 GB tárhely/fő, és itt már elérhető a chaten belüli telefonálás, videóhívás és a képernyő megosztása is. A Plus nagyobb tárhelyet (20 GB), az üzenetek exportálásának lehetőségét, valamint jobb supportot kínál havi 12,5 $/fő díjért, amennyiben az éves számlázást választod. Ha nem szeretnél rögtön „elköteleződni”, kicsit magasabb összeget fog havonta felszámolni (8$-15$), de még ez is abszolút barátinak mondható, ha a hatékonyságot tartjuk szem előtt.

Első körben úgyis az ingyenes verziót fogod használni, később pedig kiderül, szükséged van-e nagyobb tárhelyre és az extra szolgáltatásokra. Nézzük a kezelőfelületet! Regisztráció után jön a megszokott érdeklődés:

Mindenekelőtt megkérdezi a jelenlegi projektet, amin dolgoztok, valamint azon személyek email címét, akikkel együttműködsz. Nem feltétlenül kell egyesével beírni mindenki címét, a másolható meghívó linkkel is tudnak csatlakozni a tagok.

Ha ezzel készen vagy, megjelenik a főoldal.

Bal oldalt vannak listázva a csatornák, hashtag-gel jelölve. Alatta pedig a tagok listája aktivitás jelzővel, így látni lehet, ki elérhető az adott pillanatban. Bármely csapattagnak tudsz küldeni DM-et, sőt, ha több embernek küldöd ugyanazt a szöveget, felajánlja a színtér létrehozását azokkal a tagokkal.

Nézzük a beállításokat!

A képernyő jobb felső sarkában találod a fiókkezelőt. Itt be lehet állítani profilképet, de van lehetőség a gyorsgombokkal leállítani az értesítéseket, valamint jelezni a távollétet, mondjuk szabadság esetén.

A „Preferences”-re kattintva pedig eléred az összes beállítási lehetőséget a platformon belül:

Beállíthatod az aktív időszakot, azaz mondjuk a munkaidőd kezdetét és végét, így az ezen kívül eső értesítéseket nem kapod meg, csak ha újra belépsz, vagy a következő munkanap kezdetekor. Ha ez megvan, személyre szabhatod a kezelőfelületet: az oldalsávos menüt, a felület színeit és dizájnját, a chat egyéb beállításait – emojik megjelenítését, „látta” funkciót, linkek előnézetét, billentyűzetet (pl. Enter-rel küldés).

Természetesen találsz letölthető alkalmazást Android-ra, iOS-re, de Windows-on és Mac-en is van asztali verzió, hogy ne kelljen mindig megnyitni a böngészőben.

A program tehát mindent tud, amit tudnia kell, és biztos vagyok benne, hogy effektívebbé tudja tenni a folyamatokat olyan munkahelyeken, ahol több embernek kell (egyszerre) együttműködni. Ahogy látod is, majdnem mindenben egyezik az olyan beszélgetős appokkal, mint a Messenger vagy Viber, azzal a különbséggel, hogy ez kifejezetten a projektmenedzsmentre, csoportbeszélgetésre fókuszál. Azért is lehet célszerű alkalmazni a piacvezető Facebook Messenger-rel szemben, mert segíthet a „work-life balance” megtartásában, nem keverednek a munkahelyi tennivalók a magánszféráddal, átlátható marad később is. Az angol nyelv ellenére könnyű használni és kiismerni, szerintem nem fog gondot okozni, de ha németes voltál, beállíthatod azt is alapértelmezett nyelvnek. És igen, érthető módon nem fogod a Slack miatt totál lenullázni az email kommunikációdat, ellenben hiszem, hogy remekül lehet használni együtt a kettőt. Gondolok itt mondjuk arra, hogy az emailt meghagyod az ügyfelekkel, partnerekkel való egyeztetésre, de az összes többi beszélgetést áthelyezed a Slack-re, így garantáltan új szintre fogod emelni a vállalati információáramlást miközben a csapatmunka is produktívabb lesz.

A Billingo a Digitális Ninja rovat támogatásával is sokat segített, hogy kiaknázd a digitalizációban rejlő lehetőségeket. Ha már rákanyarodtál erre az útra, ne állj meg – nézz körül Billingo digitális megoldásai között, és kezdd el őket használni! Digitalizációra, innovációra fel! Kattints ide!