Még a tavasszal volt egy olyan akció a Minnernél, amely esetén ha megvett valaki adott üzleti kurzusokat, akkor a vásárlás után egy hónappal egy hangulatos beszélgetés közben átbeszéltük, hogy mennyire volt hasznos számára a kurzus, miket tanult belőle, és miben tudta felhasználni az adott tudásanyagot. Az én képzésemnél is élt ez az ajánlat és ennek apropóján ebben a cikkben a Google Workspace kurzus egyik hallgatójával, Vastag Dorkával készített mini interjúm lenyomatát olvashatjátok. 

Dorka a Tumblebee webshopot üzemelteti, hőtartó termoszpoharakat és utazóbögréket forgalmaz, az ő benyomásait olvashatjátok majd arról, hogyan sikerült neki bevezetni a Google Workspace rendszerét a vállalkozásba, és miben segítette őt a Google Workspace kurzusom.

Igény a céges e-mailre: profi hatás, a magánélettől elválasztva

Dorka mindig is e-mailes volt, jobban szereti ezt használni, mint telefonálni, amit szerintem nagyban meghatároz az is, hogy a vállalkozás előtt egy multicégnél dolgozott. Ezeknél a cégeknél pedig alap dolognak számít az, hogy minden munkavállalónak saját céges email címe van, azt használják mind a belső, mind pedig a külső kommunikációra. 

Amikor átvette a Tumblebee vállalkozást, akkor ez az elgondolás jött vele együtt a multis világból és ő is szeretett volna egy normális domaines címet a vállalkozásának, ami által elkülönítheti a személyes, privát címét a céges dolgoktól.

Azt fontos leszögezni, hogy a vállalkozásnak már voltak saját domaines email címei, csak egyrészről rengeteg felesleges email cím volt létrehozva, és ezek pedig a magyar piacon eléggé közkedvelt “webmailes címet átirányítjuk Gmailbe” megoldást alkalmazták, ami nem feltétlenül szerencsés a különböző spam problémák miatt.

A Google Workspace lett a befutó

Dorka szerette volna ezt egy kicsit racionalizálni, a rengeteg különböző email címet egy csatornába rendezni és egy professzionális környezetből kezelni azt. Elmondása szerint egy cikkben jött szembe vele a Google Workspace rendszere, ami azonnal megfogta. Elkezdett utánaolvasni, kicsit megismerni jobban a témát, majd pedig úgy döntött, hogy ez a rendszer neki tökéletes lesz, hiszen magát a felületet már ismeri (a privát kommunikációjára is Gmailt használ), illetve ár-érték arányban is jónak találta a saját vállalkozása számára.

Egy érdekes dolog feltűnt nekem, mégpedig az, hogy az előző munkahelyén Microsoft Office 365 előfizetést használtak és meg is kérdeztem tőle, hogy miért nem ezt a rendszert választotta. Azt a választ kaptam, hogy a cég nem feltétlenül használta ki minden funkcionalitását a rendszernek (a kollégák sem értettek teljesen hozzá), hatékonytalan volt, és így egy rossz benyomás alakult ki benne.

A másik érv pedig az volt, hogy mivel webshopként elég sok fotóval dolgozik, így szüksége volt egy megfelelő méretű felhő alapú tárhelyre és ár-érték arányban sokkal jobbnak ítélte beruházni a Google Workspace 2 TB Drive tárhelyet tartalmazó csomagjára, azzal szemben, hogy a személyes Drive-ot pumpálja fel ekkorára a különböző kiegészítő tárhely szolgáltatásokkal.

Támogatás a bevezetésben

A rendszerbevezetés megtámogatására a MinnerAkadémián megtalálható Google Workspace kurzusomat választotta. Elmondása szerint nagyon hasznos volt számára, főleg a kurzus első felében lépésről-lépésre elmagyarázott összekötési folyamat. 

Úgy sikerült mindent beállítania, hogy elmondása szerint nem tartja magát nagy IT szakinak, mégis a videók követésével problémamentesen sikerült a folyamat, a rendszer azóta is működik, kvázi “sima liba volt”. Kifejezetten tetszett neki, hogy “magyarul”, tehát nem szakszavakkal van elmagyarázva az anyag, így olyanok is hamar megugorják ezt a feladatot, akiknek nincs affinitása az IT-hoz. Mivel minden lépés részletesen be van mutatva, így nem tud félremenni a dolog. 

Az egész bevezetés élményét szerintem a következő mondat elég jól összefoglalja:

“A legjobb az egészben, hogy én itthon ültem és kattintgattam, majd amikor hazajött a férjem és megkérdezte, hogy mit vigyorgok ennyire mondtam neki hogy megcsináltam [a Workspace beállítását] magamtól. Ez egy tök jó érzés volt”

A rendszert azóta is használja, főleg a Gmail és a Google Drive alkalmazásokat, ami az alvállalkozókkal való közös munkának a középpontjában van, oda töltenek fel mindent és az egyszerű linkes megosztás segítségével gördülékenyen tudják egymás között passzolgatni a különböző doksikat és anyagokat.

Az már csak hab a tortán, hogy ha bővül a Tumblebee csapat, akkor könnyen és gyorsan tud majd az új kollégáknak is professzionális céges e-mail címet és tárhelyet biztosítani.

Ezzel együtt mindenkit buzdít arra, hogy ha eddig ódzkodott a Google Workspace rendszer bevezetésétől azért, mert nem ért hozzá, akkor nyugodtan vágjon bele: a kurzus segítségével nem lehet elrontani a folyamatot, és a Workspace-el sokkal professzionálisabb környezetben kezelhető a céges e-mailezés, mint az egyéb megoldásokkal.

Én ezt pedig csak azzal egészíteném ki, hogyha bármilyen kérdésed van ezzel a témával kapcsolatban, akkor keress meg és nagyon szívesen válaszolok bármilyen felmerülő kérdésre.

Kapcsolódó tartalmak a Minneren:

• Átfogó, lépésről-lépésre tudásanyag a MinnerAkadémián: Google Workspace képzés – profi céges levelezés
• 5 ok, amiért sokkal jobban megéri vállalkozóként Google Workspace-t használni az ingyenes Google-termékek helyett
• Hírlevél kézbesítési csekklista: 8 dolog, amivel javíthatod a hírleveleid megnyitási arányát

Fotó: Justin Morgan / Unsplash