Nagy port kavart, amikor bejelentette a Telekom, hogy a pilot időszak után visszaáll az öt napos munkarendre. Nemzetközi trendek mind a négynapos munkahét felé mutatnak. Reménykedve kerestük meg a Libri-Booklinet, hogy náluk mik a tapasztalatok a másfél éve bevezetett 4 napos munkarendről.

Céges hatékonyságnövelés vagy dolgozói juttatás a négynapos munkahét a Librinél? Hogyan alakul a kísérlet, milyen adatok alapján döntenek majd a folytatásáról, és hogyan lehet elkerülni, hogy „kis péntek” legyen a csütörtökből? A könyvkereskedő 4 napos munkahét kísérletéről Ludvig Orsolya, a Libri-Bookline marketing és kommunikációs igazgatója osztotta meg velünk a tapasztalatait.

A podcast elérhetősége

A beszélgetés leiratát, jegyzeteit lejjebb olvashatod. A teljes podcast adást eléred YouTube-on, Spotify-on, Apple Podcasten, vagy az alábbi lejátszók egyikén:

A 4 napos munkahét bevezetése a Librinél

Röviden:

• Heti 4 napot
• Naponta 8 és fél órát, heti 34-et (ez fontos, mert sok cég 40 órát oszt el 4 napra) dolgoznak
• A korábbi fizetésük 100%-ért
• Szezonban (karácsony, nyár eleje) visszaállnak a heti 5 napra.

A covid minimálisan jó része, vagy „pozitívuma”, hogy talán kényszerből, de megnőtt a vállalatok bizalma a munkavállalók felé, például a kötelezően bevezetett home office miatt. A Librinél is otthonról kezdtek dolgozni azok a kollégák, akik nem helyhez és időhöz kötve dolgoztak. Ekkor merült fel a cég vezetőségében, hogy jó lenne valamilyen olyan módszer, ami a frissességet, szellemi és mentális egészséget támogatja. Erre sokféle metódus van, például a hibrid munkavégzés, a rugalmas munkavégzés – és a négynapos munkahét is ilyen, ami mellett végül döntött a cég. Fontos megjegyezni, hogy csak az irodai dolgozóknál tudták bevezetni ezt, a munkaerő körülbelül 20%-a tud 4 napos munkarendben dolgozni, a bolti eladók, raktárosok, ügyfélszolgálatosok nem.

2022 októberében kezdődött a Libri-Bookline 4 napos munkahét pilot programja 5 hónapos időszakra. Az időzítés olyan szempontból nem volt ideális, hogy a könyvpiac legnagyobb szezonjára, a karácsonyi időszakra esett, ezért teljes mértékben nem is tudták a kísérletet megvalósítani. Elegendő adat és tapasztalat híján tavaly júniusban a vállalat úgy döntött, hogy a pilotot egy teljes évre meghosszabbítja. A irodai dolgozók napi 8 és fél órát, összesen heti 34 órát dolgoznak a korábbi fizetésük 100%-ért. A meghosszabbított tesztidőszak idén nyáron fog lejárni, úgyhogy hamarosan elkezdik mérni az eredményeit, és dönteni fognak a folytatásról.

#tipp: Ludvig Orsi szerint az átállás megvalósítása könnyebb, ha az adott cég kisebb, vagy nem kiskereskedelmi tevékenységet folytat (nagyobb az irodisták aránya). A szellemi munkát végző partnereik is könnyen, gyorsan elfogadták, hogy pénteken korlátozottan elérhető a csapat. A siker továbbá az önfegyelmen is múlik: ha valaki úgy dönt, hogy bevezeti, akkor tényleg ne vegye fel a telefont pénteken.

A kisbetűs rész: raktárosoknak, vezetőknek, és szezonban nincs négy nap

A vállalat és az alkalmazottak tevékenységétől függ, jó munkaszervezési megoldás-e nekik a 4 napos munkahét. A boltra, raktárra, olyan támogató funkciókra mint az IT vagy az ügyfélszolgálat nem bevezethető, ami sajnos az emberi természetből adódóan okozhat feszültséget a csapaton belül. Továbbá, a cégvezetők sem fognak tudni csütörtök 5-kor kikapcsolni:

„Vezetőként nincs olyan, hogy négynapos munkahét. Mondjuk vezetőként ötnapos munkahét sincs.”

– Ludvig Orsolya

Nem lehet négy napba besűríteni a szezont

Szezonon belül ráadásul az is okozott nehézséget a Libri-Bookline csapatában, hogy olyan mennyiségű munkájuk volt, ami a csökkentett munkaidőben egyszerűen nem volt elvégezhető. Ezért az egy éves, második pilot szakaszban szezonban – karácsonykor és nyár elején – visszaállnak az 5 napos munkarendre.

Hatékonyságnövelés

Bár manapság szinte töltelékszó a hatékonyság, azért a négynapos munkahét bevezetéséhez figyelembe kell venni, hogy a munkaidő csökken, de a munkamennyiség nem. Ez feszesebb tempót, jobb munkaszervezést kíván. Orsi szerint az egyik legfontosabb dolog a meetingkultúra kialakítása, nagyvállalatoknál kimondottan, hogy ne megbeszéléseken menjen el a munkatársak ideje. Az a megbeszélés, ami lehetne csak egy e-mail, nyugodtan legyen az. Egy másik módszer, hogy nem tartanak 1-1,5 órás meetinget. Amit nem lehet 45-50 percben megbeszélni, azt egy óra alatt sem, viszont ha nincs negyed óra szünet két meeting között, akkor garantáltan csúszás lesz.

Szintén fontos a folyamatok kialakítása és tisztázása. Dokumentálni nem biztos, hogy mindent kell, mert a túlzott bürokrácia is lassíthatja a munkavégzést, de van, amit érdemes. Tisztázni, egyértelműsíteni viszont fontos, ez nemcsak a mindennapos munkát könnyíti, de az új munkatársak betanítását is. Orsinál ez például a társosztályokkal való együttműködésben jelent meg, mert mindenkinek limitált az ideje.

Ha információ kellő hatékonysággal eljut a kollégákhoz, azzal meg lehet spórolni egy rakás meetinget, ezért például az e-mail küldéskor sokat használják a CC-t (másolatot kap), mert lehet hogy így több az emberek olvasatlan üzenete, de ha információra van szükségük, akkor az elérhető nekik, nem kell visszakérdezni.

Végül szintén kiemelten fontos a fegyelem. Végső soron mindenkinek magának kell a munkáját beosztani és elvégezni elérhető időn belül. A mikromenedzsment nem hatékony, mondja Orsi.

„Nem állok senki mögött és nézem az órát, de a munkát el kell végezni. Ha valaki ezt fél órás kávészünet után oldja meg, magára vessen.”

Milyen hátránya lehet a négynapos munkahétnek?

Orsi a munkatársain azt látja, hogy amikor a munkamennyiség több, akkor a feszített tempó tud terhes lenni. Ilyenkor szerdán, csütörtökön akár túl is nyúlik a munkával töltött idő a nyolc és fél órán, ami nem biztos, hogy egészséges. Az érem másik oldala, hogy ha kevésbé fegyelmezett valaki, akkor könnyen péntekké válik a csütörtök, ami tud munkafeltorlódást okozni.

Elvben a péntek teljes mértékben szabadnap, három napos hétvégét jelent. A gyakorlatban azonban előfordul, hogy valami elhúzódik péntekre, vagy el kell érni valakit. Vezetőként Orsi feladata a munka elosztásának a menedzselése, és a középvezetők támogatása hogy ők a csoportjaikban jól tudják menedzselni a munkamennyiséget, határidőket, folyamatokat.

A négynapos munkahétnek, mint munkaszervezési módnak sok előnye van, de nem ez az egyetlen módszer. Hasonlóan sok érv szól a hibrid vagy a rugalmas munkarend mellett is. A vezetőség azért döntött emellett, mert ha már könyves cégről van szó, akkor ne csak beszéljenek a mentális jóllétről, hanem a kollégákat is támogassák és teremtsenek szabadidőt – például olvasásra.

Kiértékelés fontossága, munkavállalói elégedettség

Elég jól elfogadták és megszokták már a munkatársak a 4 napos munkarendet, noha azt mindenki látja, hogy nem csak pozitív hozadékai vannak, mondja Orsi. Hamarosan elkezdik előkészíteni az egy éves tesztidőszak kiértékelését. Ehhez kvantitatív adatokat is gyűjtenek, fontos lesz például a túlórák száma a négy napon belül. Továbbá munkatársi elégedettség felmérést is fognak végezni.

Employer branding és toborzás

Biztos, hogy van szerepe az employer brandingben és a tehetségek bevonzásában annak, ha egy cég rugalmas. Orsi szerint „a négynapos munkahét nem a négy napról szól”, maga a rugalmasság az, ami fontos, és amit egyre jobban elvárnak az emberek.

Nem gondolja, hogy csak emiatt jönne valaki hozzájuk dolgozni, hiszen a munkaidőnél sokkal fontosabb, hogy mivel foglalkozik valaki nap mint nap. Ha például utálja valaki a könyveket, akkor a négy nap is kínszenvedés lesz neki. Ha pedig valaki szereti, amit csinál, jól csinálja, és fejleszti magát akkor teljesen mindegy, hogy milyen munkarendben dolgozik, alkalmazott vagy akár vállalkozó, ebből tud hosszú távon elégedettséget érezni a munkájával kapcsolatban.

Hogyan tovább? KKV cégvezetőként kell ezzel foglalkoznod?

Akár kisvállalkozóként, akár nagy cégként ha tehetségeket akarunk bevonzani, akkor gondolkoznunk kell azon, hogy milyen munkahelyet teremtünk a cégünkben. Ahogy Orsi is fogalmazott, a 4 napos munkahét is csak egy eszköz, hasonlóan a hibrid munkavégzéshez, távmunkához, rugalmas munkaidőhöz, vagy akár projektalapú munkavégzéshez.

A 4 napos munkahét, vagy ehhez hasonló nagy változás bevezetése rákényszeríti a cégeket, hogy felülvizsgálják többek között az emailezési vagy meetingezési szokásaikat, tisztázzák a folyamataikat, és a többi. Neked nem kell ahhoz csökkentened a munkaidőt, hogy te is foglalkozz ezekkel a kérdésekkel, foglalkozz a szervezetfejlesztéssel, és csináld egyre jobban! Ilyen szempontból is érdemes hallgatnod ezt az interjút.

„Még több szervezetfejlesztős, HR-es anyagot keresek…”

• Megtalálja a munkát az alkalmazott?! Gyakorlatias megoldások vezetőknek
• Az 5 legnagyobb szervezetfejlesztési és HR hiba, amit a kisvállalkozóknak el kell kerülniük
• Így motiváld a kékgalléros munkatársakat – előléptetés nélkül
• Mi a cégkultúra? Eszik vagy isszák a vállalati kultúrát?
• Hírszemle: 30 napod van, vagy kirúgunk (Facebook). 4 napos munkahét eredmények, új irodai juttatások