A teendők, napi feladatok vezetésére, csapatmunkára a Google naptár egy nagyon jó megoldás. Sokan alkalmazzák is. Anno egy tanácsadóval beszéltem, aki a cégeknek digitalizációban segít, főleg CRM bevezetésben és folyamatmenedzselésben. Mesélte, hogy volt egy ügyvédi iroda, ahol egyszerűen annyira jól kezelték a Google Calendar-t hogy felesleges volt őket átnevelni másik platformra. Szinte bármilyen méretű, tevékenységű cégnek hasznos lehet a Google Naptár használata a napi / heti tevékenységek, teendők vezetésére, új munkaerő betanítására, delegálás segítésére.

Ez a cikk segíthet más rendszerek használatában is, hiszen a logika hasonló.

Összefogott a Minner és a Billingo, hogy a digitalizáció igazán kézzelfogható legyen egy magyar vállalkozás számára. Legyél Te is innovátor! Használd a digitális megoldásokat! Mutatjuk, hogyan kell. 

Az erőltetés nem jó dolog!
Találunk-e hatékonyabb rendszert annál, mint amit használunk? Szinte mindig. Kérdés, hogy van-e értelme váltani, megbontja-e a napi rutint. A Minneren rengeteg digitális eszközt mutatunk be (itt), és nem kell azonnal nekirohanni és mondjuk rögtön bevezetni a cégünkbe pl. egy projektmenedzsment megoldást. Mérlegeljük az előnyöket / hátrányokat.

A Google Naptár jó kiindulási pont, 1-10 fő közötti cégek, vállalkozások nagyon jól tudják használni.

Feladatmenedzselő rutin kialakítása

Először én is utáltam, hogy arra időt szánjak, hogy vezessem, vagy rendszerezzem a feladatokat. Amolyan felesleges dolognak tartottam, hiszen egyébként is megcsinálom. Kész lesz, minek még egyszer leírni! Aztán később kiderült, nagyon is sok haszna van, sőt, érdemes kialakítani azt, hogy reggel nem azonnal nekiállsz dolgozni, hanem átnézed, mi is vár rád aznap, vagy a következő napokban, hetekben. Sokkal jobban tervezhető minden, főleg akkor, ha többen is dolgoztok együtt.

• Egyéni rutin: Az a reggeli 5-10 perc aranyat ér, sőt addig is mondhatni alibizhetsz, és még hozzá is tartozik a munkádhoz. Tényleg minőségi alibizés (ha lehet mondani ilyet), hiszen segít előre átgondolni mit, hogyan, mikor csinálsz és mi kell hozzá.
• Csapat rutin: A másik a közös feladat megbeszélés, és annak a rutinnak a kialakítása. Közös naptárak használatával. Rengeteg feladat van, amit közösen csinálnak a munkatársak, ezek átbeszélésében, nyomon követésében segít már a naptár is.

Vezetőként még fontosabb, hogy tudd, merre is halad a cég, hogy álltok adott pillanatban. Vezessetek mindent! Később, ha bármi gond van, könnyebb előkeresni, hol ment félre valami.

Google naptár használata

Először azt hinnénk, hogy azért nehéz használni a Google naptárt, mert így nagyon bekorlátoz minket az időpont. Ezt a gondolatot azonnal söpörd félre, sőt egészen biztosan ebben segít majd ez a cikk. Valójában a legtöbb rendszert amikor használjuk, egy idő után azért fogunk hozzárendelni időpontot, mert sokkal könnyebb használni, tervezni. A dátumot pedig így is, úgy is tudjuk tologatni, tudod erre való a reggeli rutintevékenység (5 perc), vagy a csapatmegbeszélésen is megteheted.

A Google naptár azért jó, mert szinte minden rendszerrel integrálva van, ha később például CRM rendszert, ERP (vállalatirányítási) rendszert használsz, akkor is könnyebb lesz az átállás.

Hó / hét eleji adminisztrációs feladatok, ismétlődő feladatok

Hoztam nektek egy példát, amit valószínűleg kevesen használtok, de ebből kiindulva sokkal könnyebb lesz hasonlót kitalálni.

Tudom, mire gondolsz! Miért is írnád le azt, amit minden hó elején meg kell csinálnod. Amire érdemes használni, hogy így gyorsabban megoldod a feladatot, ott van egyből előtted. Továbbá a csapattagok is hozzá tudnak szerkeszteni, hozzátenni például egy új számlát, információt… A delegálás szempontjából is később fontos szerepe lesz, szabadságolásnál még inkább.

Csinálj egy ismétlődő naptár bejegyzést, a hó eleji adminisztrációval kapcsolatban. Például adott számlákat honnan kell beszerezni, én be szoktam linkelni, csak megnyitom és bámm! Gondolkodnom sem kell (sőt ha új partner van, azonnal oda kerül). Az alábbi képen látod, hogy beállítottam, hogy mindig a hó eleji első hétfőn tegye be ezt a naptár bejegyzést.

Az a legjobb az egészben, hogyha módosítasz, vagy leírást írsz a naptárba, akkor tudod változtatni, hogy az most csak arra vonatkozzon, vagy az összes következőre is érvényes legyen.

Külön naptárak létrehozása, kezelése

Ha tovább visszük a fenti gondolatmenetet, akkor: külön naptárt tudsz létrehozni akár az adminisztrációnak is, amihez hozzáférnek a munkatársak is. Na most, ha valami új gazdasági esemény történik, bejövő számla, vagy egyéb dolog, akkor azt ők is fel tudják tölteni, csatolni. Például létrehozol egy ismétlődő eseményt mindent héten péntekre, és elnevezed: Adminisztrációs anyagok IDE néven (Én ezt úgy csinálnám, hogy külön naptárat hozok létre, és ahhoz a többieket is hozzáadom).

Már egyre több minden digitális, így erre is szükségünk lesz, nem elég a polcon / asztalon lévő irattartó.

Kattints az új naptár létrehozására (számítógépen) a bal oldali sávban.

Nevezd el, az oda fog majd kerülni a neved alá, ahol a képen most fent látod a Milán Mándó részt (értelemszerűen a te neved van ott).

Miután kész, ezt ki tudod majd választani, hogy ehhez a naptárhoz adsz hozzá valamit. Ez azért jó, mert külön tudod választani saját magadtól, akár más feladatoktól és sokkal könnyebb kezelni így nagyobb területeket a cégben (amihez többen csatlakoztok), vagy nagyobb projekteket.

Az alábbi képen azt látod, hogy rákattintva az adott naptárra, a Beállítás és megosztás résznél tudsz hozzáadni munkatársat. Így neki is megjelenik ez a naptárjában.

Aztán már csak létre kell hozni egy eseményt. Be tudod jelölni tehát, hogy melyik naptárhoz tegye.

+pro tipp, miért kell külön naptár a munkatársaknak, és miért te hozd létre:
Érdemes külön csapattagoknak létrehozni naptárakat, nem a saját magán naptárját, hanem céges. Pl. Kiss Péter Minner lenne az én fiktív munkatársamnak.
Ez azért jó, mert így te magad hozod létre, őt hozzáadod, és feladatokat te magad tudsz neki így kiadni. Csak fent nem a Könyvelést, jelölöd meg, hanem Kiss Péter Minner naptárát. Továbbá ha elmegy a cégtől, akkor ez megmarad, ott marad nálad. Majd meg fogod ezt köszönni nekem!

Színezd a feladatokat, naptárbejegyzéseket, tologasd az időpontokat

Ne felejtsd el rendezgetni a naptár bejegyzéseket. Ez a te jegyzetfüzeted, ez a te munkádnak, feladataidnak, taskjaidnak a menedzselése.

Ajánlom például az Naptár színektől eltérő színek alkalmazását is, például a fontosabb taskoknál, feladatoknál.

Eszméletlen sok mindent bele tudsz tenni egy naptárbejegyzésbe, feladathoz. Például fájlokat, leírást, linkeket, fényképeket. Az alábbi képen látod ezt, de most egy eltérő példát mondok. Kép alatt folytatom!

Például létrehozol ügyfél kártyákat, naptárbejegyzéseket. Adott ügyfélhez fel tudsz tölteni számlát, szerződést….

Javaslom a hashtagek, vagy kódok, szövegek használatát, a naptár bejegyzések neveinél. Például ügyfél esetében ezt írod: Ügyfél – Kiss Péter
Akkor könnyebb lesz keresni később, hogy adott ügyféllel mi történt.

A Billingo a Digitális Ninja rovat támogatásával is sokat segített, hogy kiaknázd a digitalizációban rejlő lehetőségeket. Ha már rákanyarodtál erre az útra, ne állj meg – nézz körül Billingo digitális megoldásai között, és kezdd el őket használni! Digitalizációra, innovációra fel! Kattints ide!

Fotó: Nadeena Granville / Unsplash