Folytatjuk partnerünk cikksorozatát, amiben mi Minneresként merülünk alá a Billingo digitális eszközeinek. Egy újabb funkciót mutatunk be a Billingo háza tájáról, amit mindenképp érdemes megismerned, és amely talán számodra is érthetővé teszi, hogy miért gondolom azt, hogy a Billingo a hazai vállalkozói online eszköztárak közül az egyik leghasznosabb, és legjobb irányba fejlődő rendszer. Nos, akkor lássuk…!
Te is külön lefűzöd a szerződéseket, számlákat, teljesítésigazolásokat? A mappákba szervezés most segíteni fog, csak fordítsuk át digitálisba. Ebben segít nekünk a Billingo Ügyek funkciója.
Nekem is az ügymeneteimbe még néha zavar keletkezik. Például legutóbb jött egy új oktató és a megérkezése előtt nem sikerült kiderítenem, hogy akkor most szerződtünk-e már vele vagy nem. Megkérdezni nem akartam. Egyrészt a projektmenedzsment appunkban ez nem volt jól felvezetve, a másik hogy emlékeztem rá, hogy igen, de hiába néztem rá a friss papírhalmomra, nem találtam. Aztán persze kiderült nem is szerződtünk, az emlékezetem… (hagyjuk is).
Kerestem megoldást, hogy miként tudom ezt úgy kezelni, hogy ne egy újabb túlbonyolított rutint csináljak, vagy egy újabb mappát (fizikai + gépen) használjak erre. És persze digitális is legyen. A Billingo erre egy jó megoldás, mert egyébként is ott kezelem a könyvelési, adminisztrációs, pénzügyi teendőket, hát akkor ez is legyen ott.
Erre megoldás a Billingo Ügykezelő.
Biztosan te is nézegetted, hogy a Billingo bizonylat menüpont alatt, a számlák mellett, ott van az árajánlat kiállító, teljesítésigazolás, megrendelőlap, valamint egy bizonyos Ügy funkció. Nem vagy vele tisztában, miért is óriási újítás ez a Billingo részéről, és miért is érdemes megértened a lényegét, és elkezdened használni? Nos, minden ezzel kapcsolatos kérdésedet megválaszoljuk, és hozzásegítünk, hogy hatékonyságban előre lépj egy hatalmasat. Mondom ezt úgy, hogy én ezt tapasztaltam, miután megismertem ezt a funkciót a Billingónál.
Ügyek. Ügykezelő használata, mire jó?
Kezdjük először is azzal, hogy mire jó. Lényegében egy-egy digitális mappát tudsz nyitni az egyes projekteknek, ügyfeleknek.
- amikor bizonylatot állítasz ki adott projekthez / ügyfélnek hozzá tudod kapcsolni őket adott ügyhöz (“ügymappádhoz”)
- bele tudod tenni a fájlokat az adott ügyhöz, legyen az szerződés, kép, egyéb dokumentáció, vagyis fel tudod tölteni a fájlokat
- tudod rendezni, hogy éppen folyamatban van, vagy már lezárt projektről van szó
- az adott ügynek lesz egy linkje, amit meg tudsz osztani a partnereddel, ahol egyben látja a bizonylatokat, szerződéseket, teljesítésigazolásokat, árajánlatokat.
- Ha egy ügy hosszú ideig tart, akkor sem felejted el a részleteket és zavarodsz össze a sok dokumentumban, hiszen minden egy helyen kerül rendezetten rögzítésre
Vezess be új digitális rutint a céges ügyeid intézéséhez
A digitalizáció akkor megy igazán végben a cégedben, hogyha azt sikerül a cégedben rutinszerűvé tenni.
Tehát jön egy új ügyfél,
- elfogadta az árajánlatot, akkor én azt vezettem be rutinná,
- hogy akkor létrehozásra kerül egy új Ügy a Billingo-mban.
- Az elfogadott árajánlatkérőt már hozzákapcsolom (ha nem Billingo-ban készítettem, akkor feltöltöm),
- majd a szerződést is csatolom.
- Aztán következik a díjbekérő, számla, majd a teljesítés igazolás.
- Utóbbiakat kiállításakor már hozzá is kapcsolom. Mikor a projektnek vége, és minden pénzügyi tranzakció végbement, lezárom az ügyet (amit később is elő tudok hozni).
Először is nézzük, hogy hol találod. Bár az első lépés majd nem ez lesz, figyelj csak!
A bal oldali Menüben a ”Bizonylatokon és számlák” részen belül találod az Ügyek menüpontot.
Lényegében a rendszerben ez áll az összes bizonylat felett hierarchiában, vagyis amikor kitalálod az ügymenetedet (már a nevében is benne van), akkor úgy tervezd, hogy ez lesz számodra az origo, a kiindulás pont, amihez minden kapcsolódhat.
1. Ügytömb létrehozása
Az első lépés, ahogy már a bizonylatoknál megszokhattad, létre kell hozni egy új tömböt. Ezt a Bizonylatokon belül a Bizonylat beállításokra kattintva a Bizonylat tömbök alatt tudod létrehozni. Kattints az új bizonylattömb létrehozására.
Válaszd ki az ügyeket. Látod a kis mappa piktogramot? Az lesz a te digitális mappagyűjteményed. Javaslok egy szolgáltatásra egy tömböt létrehozni. Bár lehet egy nagy ügytömböd is.
2. Új Ügy létrehozása
Miután ez megvan a következő lépés, hogy létrehozol egy Ügyet, vagyis itt mintha egy digitális mappát létrehoznál egy ügyfélnek, projektnek.
Bizonylatokon belül az Ügyekre kattints és az új ügy létrehozására.
Nevezd el az ügymenetet, ahogy te meg fogod találni, beazonosítani a későbbiekben. Érdemes a partner nevét írni, vagy a projektet.
Ezt a lépést fenti példám alapján tehát akkor tenném meg, amikor már biztos az ügylet. Hiszen ezután jön több dokumentum, szerződés, díjbekérők, számlák…
3. lépés – Bizonylatok, fájlok csatolása az ügyhöz
Hol tudok hozzákapcsolni fájlokat, bizonylatokat? Vagyis a digitális ügykezelődbe, ügymappádba, hogy tudod beletenni a fájlokat. Ezt két helyen tudod megtenni.
Egyik a Bizonylatokon belül az Ügyek menüpontra kattintva a három pöttyre kattintasz. A +-jelre kattintva feljönnek a már csatolt fájlok.
A csatolmányoknál (fenti kép) tudod a szerződéseket hozzákapcsolni.
Bármilyen bizonylatot is állítasz ki a rendszeren belül, akkor a rendszer már ott felkínálja az Ügyhöz csatolást. Ezzel is csökkentve a plusz adminisztrációs időt.
Ha pedig az adott Ügynél a Bizonylat letöltőoldal linkre kattintasz, akkor kapsz egy olyan oldalt, amit a rendszerben ki is tudsz küldeni az ügyfélnek / partnernek, vagy te magad is jobban tudod kezelni a dokumentumokat.
Képet is fel tudtam tölteni, de lehet doc fájlt, vagy pdf-et. Persze megnyitni itt nem fogja, hiszen ez csak tárolásra alkalmas, de kattintásra letölti. Tehát a Billingo-n kiállított bizonylatnak van előnézete, letölthető. Azért is van külön blokkban. Az egyéb csatolmányoknak, mint szerződés, azt csak letölteni tudja az, aki megkapja a linket.
Illetve ha te magad a Billingo-n belül a csatolmányokba kattintasz, akkor ott látod a feltöltött (bizonylatokon kívüli fájlokat).
A következő lépés, hogy próbáld ki! Hozz létre egy teszt Ügyet és nézd meg mi történik! Ezután már csak napi rutinná kell tenned és néhány hét után már érezni fogod a változást. Majd beszéljétek meg, hogy a cégben miként tudjátok ezt beiktatni a napi üzleti rutinba, céges folyamataitokba!
