Használd a Trellot céges ügyek dokumentálására, követésére – Trello használata, tippek – 3. rész

Dátum

Megosztás

Valaki az Excelt, valaki a Google Drive-ot vagy egyszerűen csak egy füzetet használ arra, hogy vezesse a cége gazdasági tevékenységeit. Azért is fontos a vezetése, mert így átlátható a cég működése is. És nekem van is erre egy jobb tippem: méghozzá a Trello, ami sok minden egyébre is jó (pl. én jegyzetelésre is már azt használom), legtöbben feladat és projektmenedzsmentre használják. Elkészítettem a Trello-cikkek harmadik részét, amiben azt mutatom be, hogy tudod a vállalkozásod dokumentumait kezelni az online programban és az applikációban.

Ahogy a példát végigviszem, meg is tanulod használni a szoftvert.

Ezekben gondolkodhatsz, ha a vállalkozásod munkafolyamatait át akarod tenni a Trelloba

  • Ügyfeleket külön-külön kezeled aszerint, hogy éppen hol tartasz velük. Ez összekapcsolható a projektek vezetésével is, vagyis most az a tippem, hogy közben tudod a hozzájuk tartozó dokumentumokat is kezelni.
    Például szerződés aláírása, terméket/szolgáltatást megkapta, számlát kiállítottad, elküldted, postára adtad a terméket, vagy infotermék esetén hozzáférést kapott… Így a munkatársak is látják, melyik ügyfél hol jár, milyen feladat következik éppen…
    Én azt alkalmazom a nagyobb ügyfeleknél. Még fájlokat is fel tudok tölteni. Miután például kiállítom a számlát , utána csak megjelölöm az adott ügyfélnél, hogy számla kiállítva, elküldve.
  • A napon belül beírod, hogy aznap mi történt, milyen gazdasági esemény volt (pl. beérkezett számla, aláírt…), így folyamatosan látszanak az olyan gazdasági tevékenységek is, amik később megkönnyítik az adminisztrációt.
    Ezt én akkor szoktam használni, mikor például a cégnek veszek valamit egy boltban, megkapom a bizonylatot, és már fel is viszem a Trelloba, hogy aznap történt: “Hahó, Milán ne feledd! Vettél egy tripod fotós állványt céges számlára.” Adminisztrációban sokat segít, és minden egy helyen van.
  • Az is jó, hogy mobilon is tudod használni a Trellot, így akár ott is fel tudod tölteni a fájlokat.

Példa:

Tábla neve (mikor használod a Trellot, megérted mit jelent): Te nevezed el, pl. Ügyfelek
Listák: Ide kerülnek a folyamataid. Pl. Új ügyfél, szerződés aláírva, számla, teljesítve/leszállítva… A listák között tudod húzogatni a kártyákat. Így könnyen végigkövethető, ki hol tart.
Kártya: Ide kerül az ügyfél/vevő. Ezen belül tudsz még jegyzetelni, vagy például bizonylatot, fájlokat feltölteni. Vagy éppen a munkatársaiddal információkat átadni egymásnak…
Címkék: Egy – egy színnel még jelölhetsz egyéb dolgokat, adott kártya esetében, és ez meg is jelenik előtted. Pl. zöld címke, pénz beérkezett
Határidő: Ezt is be tudod állítani, és akkor kijelzi a kártyán azt is, továbbá a naptárba is beleteszi.
További hasznos információk: 

  • az aktivitást is látod a programban a jobb oldali kezelőfelületen (vagyis látod, mi történt időrendben).
  • naptárat tudsz hozzá csatlakoztatni, így ha határidőt állítasz be, a naptárba is bekerül
  • a kereső is nagyon jól működik

Mindez képeken

Képernyőfelvétel (494) Képernyőfelvétel (496)

Remélem hasznos volt! Ha bármi kérdésed van ezzel kapcsolatban, bátran írj!

Trello használata cikkek: 

Kiemelt kép: Ann Arbor Give Camp/Flickr

Mándó Milán
Mándó Milán
Azt az üzleti blogot írom, amit én is szívesen olvasnék. A célom, hogy nap mint nap benntartsalak az üzleti flowban, fenntartsam a lelkesedésed! 7 éve foglalkozom azzal, hogy vállalkozások működését fejlesztem, újítom meg. Imádom az üzleti statisztikákat, stratégiákat, kutatásokat és ezeket mind összekapcsolni. És ebben segítek neked a cikkekben, oktatásokban, sőt akár chaten is!

Mivel tűnhet ki egy vállalkozás a tömegből? [+kutatás] [+Podcast]

Hogyan érik el a sikeres vállalkozások, hogy ostromolják őket a vevők? Mennyire jó lenne tudni egy általános, bármikor érvényes receptet igaz? Nehéz a teljes...

Az intrapreneurship segíthetné innovációban a KKV-kat, vállalkozásokat. Teret adunk az alkalmazottnak [kutatás]

Innováció, termékfejlesztés. Honnan is indulhatna ki, mint a cégből belülről! Egy érdekes ötletről, külföldön már működő megoldásról írok ebben a tartalomban. Amennyiben már elültetem...

Az 5 legnagyobb szervezetfejlesztési és HR hiba, amit a kisvállalkozóknak el kell kerülniük

Amikor belevágtam a munkaerő-felvételbe, felhívtam egy HR-es ismerősömet, és azt mondtam neki: "A marketing után a szervezetfejlesztés, HR olyan, mintha eddig csak egy kávét...

Pénzjutalom helyett így motiváld a munkavállalóidat. Motiváció, ösztönzés tippek

Mindenki szeretne lelkes, motivált, jól dolgozó munkavállalót alkalmazni, de vajon hogyan érhetjük ezt el? Ebben a cikkben leszámolunk azzal a feltételezéssel, hogy elég vaskos...

10-ből 7 cég nem éli túl a generációváltást. Te készülsz rá?

Bár az egy család által birtokolt vállalatok és vállalkozások adják globálisan az összes cég 80%-át, nagyon kevés éli túl az alapító kiöregedését. Mindössze 30%...

Többfelé is tudsz figyelni egyszerre? Multitaskolsz? A produktivitásod kockáztatod

A multitasking legendája Talán már hallottál róla, de most a Minner is kijelenti, hogy a multitasking egy mítosz. Amikor egyszerre próbálsz több feladatot végezni, többfelé...

A webshopok új bevételi forrása: Affiliate marketing, sikerdíjas vevőszerzés

Már tavaly év elején is írtam, hogy az újgenerációs termékkeresők miatt lendületet kaphatnak a partner program együttműködések. Sikerdíjas vevőszerzés? És működik! Sőt akár kiugrási...

Ne ezen a 2 napon múljon a 2023-as nyereséged. Évtervezés vállalkozóknak, cégvezetőknek

Biztosan mindenhonnan látod most, hogy így évtervezés, úgy évtervezés, érezheted picit a nyomást is, hogy csinálnod kell. Nos ezt a témát járjuk most körbe,...