Fogadjunk, hogy elfoglalt vagy, sőt ezt a cikket is úgy nyitod meg, hogy közben ezer másik dolog vetekszik a figyelmedért! Nehéz céget építeni és sikerre vinni egy vállalkozást, ha a mindennapos tűzoltás és az operatív munka kitölti a napi 8 (10, 12…) óra munkát. A cikk végére viszont tudni fogod, mik azok a lépések, amikkel legalább az adminisztratív, asszisztensi feladatokat leveheted a válladról! Egy virtuális asszisztens kiválóan tud tehermentesíteni, de ha még nem dolgoztál együtt egyel sem, felmerülhet benned pár kérdés. Ezeknek jártam utána László Fanni virtuális asszisztens segítségével. Nézzük, mi a folyamata, lépései annak, hogy felveszel egy virtuális asszisztenst!
Feladatok meghatározása
Ahhoz, hogy ki tudjuk választani a megfelelő virtuális asszisztenst, tudnunk kell, hogy milyen területről és nagyjából milyen jellegű feladatokat akarunk kiszervezni. Ha van már munkatársad, lebonyolítottál egy onboarding folyamatot, esetleg munkaköri leírásokat is készítettél, akkor szinte nyert ügyed van. Hasonló módon kell összeszedned azt is, milyen munkát akarsz a VA-ra bízni, az onboarding dokumentumok, amikből megismerheti a cég működését, stílusát, folyamatait pedig nagyon hasznos lesz.
Ha még nincs ilyened, vagy eddig egyszemélyes hadseregként működtél és most először adsz ki feladatot a kezedből, akkor Fanni azt tanácsolja, először egy hétig dokumentáld, mikor, mivel, mennyi időt töltesz. Vezesd minél részletesebben a teendőidet, feladataidat egy Excelben vagy akár valamilyen időmérő alkalmazásban, mint például a Toggl vagy a Clockify. Ha pontosan látod, mire megy el az időd, könnyebb lesz kiválasztani, mit tudsz és mit érdemes átengedni ebből egy asszisztensnek – és pontosan mennyi időt tudsz ezzel felszabadítani.
Ezek a feladatok lehetnek például
- adminisztratív dolgok
- utalások előkészítése
- számlák bekérése, rendszerezése
- időpont egyeztetések és meetingek szervezése
- eseményszervezésnél például árajánlatok bekérése és egyeztetés beszállítókkal
- vagy marketing területen kész posztok beszerkesztése, időzítése
- előkészített anyagból hírlevelek összeállítása és ütemezése
- … és a többi.
#tipp: Milán tanácsa a következő: ne csak meglévő feladatokat írj össze, hanem azt is, hogy eddig mire nem volt időd, mert nem volt még asszisztensed. Például mi az, amivel növelni tudod a szolgáltatásod, vagy a kiszolgálás minőségét, de a tűzoltás mellett nem volt erre kapacitásod?
A cikknek itt még nincs vége! Egy rutinos virtuális asszisztens osztja meg a tapasztalatait arról, hogyan érdemes VA-t választani, szerződést kötni, feladatokat kiadni és kiértékelni… Mindezeket pedig kiegészítettük Milán tippjeivel és cégvezetői nézőpontjával.
Csatlakozz az Előny tagsághoz, és 2 perc múlva már olvashatod ezt és az összes többi zárt cikket is!
Oldd fel a cikket és szerezz előnyt a piacodon!
A Minner Előny előfizetéssel még szakmaibb, gyakorlatiasabb, részletesebb üzleti tartalmak várnak rád. Csatlakozz a prémium tagsághoz, a Minner Előnyhöz azonnali, korlátlan hozzáférésért. A tagság díja: 6900 Ft/hó
Már tag vagy? Jelentkezz be az olvasáshoz! (Itt a FB, Google login is)
Vannak még hasonló tartalmak a Minneren?
- Napi 30 perces cégvezetői hack az innováció serkentéséhez. 7 napos probléma megoldó rutin
- Útmutató a következő one-on-one meetingedhez. Így hozd ki a legtöbbet az 1/1-es megbeszélésekből vezetőként!
- Mi a titka a gyorsan növekvő cégeknek? Hogyan kell áttörni a növekedést gátló plafont? 1. rész
Kiemelt kép: Canva