A vállalkozói lét számomra második legjobb dolga az, amikor az elvégzett munka sikeres teljesítése után, végre kiállíthatom a számlámat. Ebből nem nehéz kikövetkeztetni, hogy a legjobb pedig az, amikor ki is fizetik.

A MINNER olvasók közül valaki feldobta a kérdést, „hogyan kell számlázni?”, és érkeztek is sorban a válaszok, javaslatok. A hozzászólások között egyaránt voltak jó megoldások és egészen hajmeresztő ötletek is a kivitelezésre vonatkozóan, így bizton állíthatjuk: semmi sem biztos, és a számlázásra is bőven igaz, az „ahány ház, annyi szokás” elv. Ezzel nem is volna gond, azonban a NAV-felé történő valós idejű (online) számlaadat-szolgáltatás kapcsán is ideje frissíteni az ismereteinket, hogy amikor a Nagy Testvér vigyázó tekintetét ránk veti, mindent rendben találjon.

Örömmel fogadtam el Milán felkérését, hogy írjak egy cikket a témában, remélem, hasznosnak találjátok majd ti is.

A tartalmat vendégszerző, Csongár Gábor készítette az Első Magyar Könyvelő és Pályázatíró Kft-től, hogy még hitelesebb információkat kapjatok a témában.

Röviden a válasz a webshopos kérdésre: Helyesen úgy jársz el egy bankkártyás vásárlásnál, hogy előlegszámlát állítasz ki, majd amikor a csomagot megkapja a fogyasztó, akkor kapja a végszámlát (mínuszolva az előlegszámlán lévő tételeket, összegeket).

Mivel számlázol? Számlatömb vs online számlázó

Egész buta kérdésnek tűnik, de bizony fel kell tennem a kérdést, mert a mai napig rengetegen használnak kézi számlatömböt. Ha webshopot üzemeltetsz, elektronikus kereskedelmet folytatsz, nyilván elektronikusan is számlázol. De mindenfajta más tevékenységnél még lehetőséged van használni a régi, jó, papír alapú számlatömböket.

SOHA NE TEDD! Azonnal válts, ha még nem tetted meg. Mivel gyakorlatilag azonnal jelenteni kell a NAV felé a kibocsátott számlákat, öngyilkosság így számlázni. Sem Te, sem a könyvelőd (akinek nem is dolga) nem fogja tudni mindig időben beküldeni a jelentéseket az egyes számlákról, ezért óriási bírság lehetőséget kockáztatsz. Én már rég betiltottam volna a kézi számlatömböket, vagy legalábbis irtóra megemeltem volna az árát, hogy mindenki kedvét elvegyem a használatuktól.

Légy modern, haladj a korral! Használj elektronikus számlázóprogramot (rengeteg ingyenes is van, de a legtöbbjük nem kerül többe évente, mint egy kétszemélyes vacsora ára), a megfelelő beállítások után helyetted, automatikusan és azonnal jelenti a NAV-nak a kiállított számlákat. Készült egy kimutatás az Unióban, miszerint egy papír alapú számla teljes költsége (figyelembe véve az összes előforduló költségtípust: papír, nyomtatás, kiküldés, postázás, munkaerő, befogadás vagy akár a könyvelés költsége) 2020-ban 6-8 EUR volt. És most gondolj bele, hogy hányszor bocsátasz ki vagy kapsz kézhez ennél kisebb összegű papír alapú számlát.

A számlázás evolúciója

Először nem volt semmi extra. Kiállítottad a számlákat, foglalkozni számviteli-adózási szempontból elsősorban a könyvelőnek kellett vele. Neked csak annyi volt a dolgod, hogy helyesen állítsd ki a bizonylatot, nehogy egy ellenőrzésnél, vagy a partnerednek ÁFA-visszaigénylésnél/levonásnál problémája legyen.

Aztán bejött a képbe a belföldi számlaösszesítő jelentés, később az adóhatósági adatexport-funkció, jelenleg pedig a valós idejű adatszolgáltatásnál tartunk, hogy aztán 2021. július elsejét követően az Adóhatóság kiajánlhassa a Te ÁFA-bevallás tervezeted! Mit gondolsz, miért vitték le az ÁFÁ-t tartalmazó számlák kiállíthatóságának határidejét 15 napról 8 napra? Pontosan ezért! Hogy a NAV-nak legyen ideje feldolgozni és elkészíteni az ÁFA-bevallási tervezeteket. Halkan súgom csak, hogy július 1-től a 8 nap betartására kiemelten fog figyelni a Nemzeti Adó- és Vámhivatal! Szédületes tempóban fejlődik minden, főleg a NAV, fel kell kötni a gatyát. És a tervezett, várható fejlesztéseknek még messze nincs vége.

Mikor kell számláznunk?

Az ÁFA törvény X. fejezete foglalkozik a számlázással. A 159. § szerint kötelesek vagyunk számlázni a termékértékesítést vagy szolgáltatásnyújtást, ha

• előleget fizetnek nekünk (másik adóalany vagy nem adóalany jogi személy),
• ha pl. egy magánszemély vagy szervezet (aki nem tartozik az előző pontban említett körhöz) esetében az előleg összege, a részére történő termékértékesítés vagy szolgáltatásnyújtás eléri vagy meghaladja a bruttó 900.000 forintnak megfelelő összeget,
• az előző két pontban a termék értékesítésért vagy szolgáltatás nyújtásért az ellenértékbe az előleg beszámítható, azonban nem kell számlát kibocsátani, amennyiben az előleget a 89. § szerinti adómentes termékértékesítéshez kapcsolódóan fizetik,
• számlát kell kibocsátani, ha kifejezetten kérik, vagy
• belföldön kívül, ha Közösségen belül vagy harmadik államban teljesítünk termékértékesítést vagy szolgáltatásnyújtást, feltéve, hogy a gazdasági célú letelepedési helyünk (székhelyünk) belföldön van (és az adófizetésre kötelezett személy a termék beszerzője vagy a szolgáltatás igénybe vevője).

A 89. § szerinti adómentes termékértékesítés vagy olyan szolgáltatásnyújtás esetén, ahol az adót a szolgáltatás igénybevevője fizeti, a teljesítést követő hónap 15. napjáig kell a számlát kiállítani.

A fenti pontba nem tartozó, vagy a kezelőszemélyzet nélküli automata berendezés útján teljesített termékértékesítéstől, szolgáltatásnyújtástól eltérő olyan esetekben, ahol az ellenértéket (előleget is), készpénzzel vagy készpénz-helyettesítő fizetési eszközzel térítik meg, haladéktalanuk kell számlázni.

Egyéb, fenti pontba nem tartozó esetekben, és amikor a számla áthárított adót tartalmaz, vagy legalábbis kellene tartalmaznia, a számlát 8 napon belül kell kibocsátani.

Vannak esetek, amikor az adóalany mentesül a számla-kibocsátási kötelezettség alól, ezt az ÁFA törvény 165. paragrafusa taglalja. Amennyiben az adóalany mentesül a számlaadási kötelezettség alól és a termék beszerzője vagy a szolgáltatás igénybe vevője az adott termék/szolgáltatás ellenértékének adót is tartalmazó összegét teljesítésig vagy a teljesítés napján maradéktalanul megtéríti, és nem kéri számla kibocsátását, akkor a termékértékesítő vagy a szolgáltatást nyújtó adóalany köteles nyugta kibocsátásáról gondoskodni.

De akkor mégis hogyan számlázzunk? Példával

Főszabályként azon állam szabályai szerint kell kiállítanunk a számlát, ahol az ügyletet teljesítik.

Ha adóalanytól vagy nem adóalanytól előlegfizetés történik és az kisebb, mint bruttó 900 e HUF, akkor számviteli bizonylat kiállítása is elegendő.

Ha a beszerző (kivéve, ha másik adóalany, vagy nem adóalany jogi személy) az ellenértéket legkésőbb a teljesítésig megfizeti, a bruttó összeg pedig kisebb, mint 900 e HUF és számla kiállítását nem kéri, akkor elegendő a nyugta kibocsátása.

Amennyiben webshopot üzemeltetsz vagy elektronikus kereskedelemmel foglalkozol (eredetileg is ezzel a tevékenységgel kapcsolatban tették fel a számlázási kérdést), én a következőképpen számláznék:

A fent leírtakból logikusan következik, hogy amennyiben gazdasági esemény történik (megrendelés, pénzmozgás pl.), bizonylatot kell kiállítanod.

Példa:

Április 28-án megrendelsz 500.000 Ft értékben laptopokat. A webshop üzemeltetője ebben az esetben a következőképpen állíthat ki bizonylatot:

1. amennyiben kéri, hogy utald el előre az összeget, egyszerűen kiállíthat egy átutalásos számlát, amiben a teljesítés időpontja a megrendelésed napja, a számla kelte a megrendelés napjától számított 8. nap legkésőbb, a fizetési határidő megegyezés (ÁSZF) alapján szerepel a számlán.
2. kiállít egy díjbekérőt, ami alapján – hivatkozással a díjbekérő sorszámára – a vevő átutalja/bankkártyával kifizeti a megrendelés összegét. Az eladó az összeg beérkezésekor majd (előleg)számlát fog kiállítani. Ne feledjétek, hogy amennyiben bizonylat nélkül vagy díjbekérő alapján (előre) fizetsz összeget, az előlegnek minősül és pénzmozgás esetén a vevőnek minden esetben valamilyen bizonylatot kell kapnia a tranzakcióról / ergo az eladónak pedig kötelessége a pénzmozgás bizonylatolása.
3. lehetősége van az eladónak a megrendelést követően, vagy közvetlenül a bankkártyás fizetés után, a díjbekérő helyett egy előleg-számlát kiállítania (a fizetés módja itt és az előző pontban is lehet „előre fizetés” vagy „bankkártya” is). Ezen előleg-számla összegének beérkezését követően fogja eladó teljesíteni a megrendelést, így amikor ő postára adja/átadja egy futárnak az árut és azt a címzett megkapja/átveszi, akkor minősül teljesítettnek az ügylet. Ekkor kell kiállítania az eladónak egy végszámlát ugyanarról az összegről, mint amekkoráról az előleg-számla szólt, csak éppen azzal a lendülettel ezt az összeget le is kell mínuszolnia az előleg-számlára történő hivatkozással (hiszen azt a pénzt az eladó már magkapta), így tulajdonképpen a végszámla fizetendő összege nulla forint lesz.
   Sok esetben online bankkártyás fizetéssel fejezik be adott weboldalon a megrendelést, és utána csak egy számlát állítanak ki a megfizetett összegről (nincs előleg-számla). Álláspontom szerint ez helytelen, mert a bankkártyás fizetéshez képest napokban, néha hetekben mérhető az idő addig, amíg a vevő a megrendelt árut kézhez kapja. Mivel az ügylet zárása az áru átvétele, ezért akkor kell(ene) egy nullás végszámlát kiállítani, a kártyás fizetéskor pedig egy előleg-számlát. 
4. gyakori lehetőség az is, hogy a megrendelt árut az eladó közvetlenül egy saját boltjába szállítja ki, ahol azt a vevő át tudja venni. Ilyen esetben a vásárló bankkártyával is tud fizetni, ezért ott a helyszínen kell, hogy számlát kapjon, ahol a fizetés módja „bankkártya”, a számlán szereplő dátumok minden esetben a bolti átvétel napja.

Számos más lehetőség van egy megrendelés lebonyolítására, itt csak néhány példát mutattam, amiket ha betartasz, senki sem emelhet kifogást ellene. Fontos a helyes bizonylatolás, mert ha belegondolsz, egy ilyen internetes vásárlás során minimum 3-4 dátumról beszélünk: egyszer megrendeled az árut, ezzel egyidejűleg vagy ezt követően átutalod az árát, belföldi átutalás esetén az összeg gyakorlatilag 5 másodpercen belül jóváíródik, de egy bankkártyás fizetés esetén vagy külföldre történő utalás esetén akár napokkal később is teljesülhet a jóváírás. És ehhez képest nyilvánvalóan újabb plusz napok, amíg az eladó elküldi neked a megvásárolt dolgot, és te még azt át is kell, hogy vedd. Szóval, bőven van mire figyelned, és mivel tényleg azonnal mindenről adatot kap a NAV, nagyon megbízható és a törvényeknek megfelelő számlázási gyakorlatot kell kialakítanod. Ha szükséges, kérj tanácsot, többszörösen megtérül a befektetett pénz, hidd el.

És egy bónusz tanács: elektronikusan értékesítesz, papír nélkül. Ugye nem gondolod, hogy komolyan szükségem van arra, hogy a csomagban egy papír alapú számlát is találjak?! Ne pazaroljuk el azt a 6-8 EUR-ot. ha már mindent elektronikusan csinálunk, akkor hidd el, hogy a vevőd is fel van készülve arra, hogy elektronikusan kapjon bizonylatot tőled!

Mi az a számla és hogyan küldöm ki/fogadom be?

Erről az ÁFA törvény 168. §-a ír. Számla minden olyan okirat, amely megfelel az ott leírtaknak. Van egy ún. hármas feltételrendszer, aminek maradéktalanul meg kell felelni, ill. biztosítani kell azt a számla kibocsátásától egészen a megőrzési idő végéig, ezek pedig a következők:

1. a számla eredetének hitelessége,
2. adattartalmának sértetlensége és
3. olvashatóság.

Ezek minden számlára vonatkoznak, nemcsak az elektronikus számlákra.

Hogyan tudunk ennek megfelelni?

Valóban a kibocsátó vagy annak meghatalmazottja állította ki a kibocsátott számlát (szerepel a kibocsátó könyveiben)? Befogadó oldalon pedig azt kell nézni, hogy az számlázott-e valóban, aki az adott ügyletet ténylegesen teljesítette.

Az adattartalom sértetlensége az, hogy a számla törvényben előírt adattartalmát nem változtatták meg.  A számla kötelező adattartalmáról az ÁFA törvény 169. paragrafusa rendelkezik. Feltételezem, ezt mindannyian tudjátok. Ha nem, javaslom, hogy alaposan nézzétek át! A lényeg, hogy a számla formátuma lehet más, de az adattartalom nem változhat. Nem egyszer láttam már olyan számlát, amikor a gépi úton előállított számlát lejavították kézzel!!! Ennyire sose durvuljunk, nyilvánvalóan hibás lépés.

Az olvashatóság biztosítása nem igényel bővebb magyarázatot. Talán csak azt a praktikus tanácsot adnám, hogy a hőpapíros számlákat minden esetben fénymásoljátok is le, mert pár év múlva egyszerűen láthatatlanná válik. És a pacalpörköltnek is akad jobb alátét, mint a könyvelési anyag, mert ilyet is láttam már.

Sose legyünk restek kidolgozni egy metodikát és számla kiküldéskor és befogadáskor lefuttatni egy saját, üzleti ellenőrzési rendszert. Ezzel folyamatosan biztosítani tudjuk, hogy a számlák megfelelően lettek kibocsátva, a hármas feltételrendszer nem sérült, biztosítva van és tartalmilag is helyes a bizonylat, a számla megfelel a teljesített ügyletnek. A számlák soha nem önálló dokumentumok, rengeteg melléklete lehet: szerződés, megrendelés, annak visszaigazolása, szállítólevél, átadás-átvételi jegyzőkönyv, stb. Ezek mindig legyenek meg.

Az e-számla

A számla lehet papír-alapú vagy elektronikus. Az elektronikus számla az, amit elektronikusan bocsátottak ki és elektronikusan fogadtak be.

A kibocsátáshoz vagy befogadáshoz nincs szükség semmilyen elektronikus aláírásra vagy egyéb e-hitelesítésre. Bőven elegendő az is, ha pl. e-mailben küldjük ki (az e-mailnek a pdf melléklete maga számla) és a számla befogadója ezt nem utasítja vissza, hanem befogadja. Ez ráutaló magatartás, amivel tulajdonképpen jóváhagyja a számlaküldés ilyen formáját.

Elektronikus számla a szerveren elhelyezett számla is. Ilyenkor szoktak értesítést küldeni, hogy számlát állítottak ki a részünkre és le tudjuk tölteni azokat. Azokat a számlákat (távszámlák), amiket nem lehet letölteni, lementeni, hanem csak megnyitni tudjuk őket és kinyomtatni, nem minősülnek e-számlának.

Ennek a kérdésnek elsősorban a bizonylatok megőrzése szempontjából van jelentősége, mivel az e-számlát elektronikusan is tárolni kell. Az ÁFA levonás egyik tárgyi feltétele maga számla, ezért pl. egy elektronikus számlát, ha e-mailben kapok csak meg, hiába nyomtatom ki, az nem elegendő. Itt felhívásra az elektronikus bizonylatot is be kell tudni mutatni, hiszen az e-számlát kötelezően és elsősorban elektronikusan kell tárolnom. Nagyon figyeljetek erre oda! Ha számlát elektronikusan kapom, az e-mailt nem törlöm ki, a számlát lementem a gépemre. Ha az e-számlát papíron is megkapjuk/kiküldjük, tisztázni kell, melyik forma a hiteles. Ha a papír alapú számlát elektronikusan is kiküldjük, mindig oda kell írni, hogy ez csak számla másolat, vagy „tájékoztató adat”, hiszen az eredeti, hiteles példány az elektronikus számla volt. És ugye azt is tudjátok, hogy az adóhatóságnak be kell jelenteni az iratőrzés helyét. ha pedig be van jelentve, de változik, erről a NAV-ot is értesítenünk kell.

Bármilyen számlát is használunk, nem az a fontos, hogy bizonyítani tudjuk, azt a partnerünk megkapta, vagy éppen megnyitotta a számítógépén/kivette a borítékból, stb. Nekünk csak azt az egyet kell bebizonyítanunk, hogy a számlát elküldtük a partnernek.

Nagyon fontos, hogy megfelelően döntsünk, mert az online számla-adatszolgáltatás során is meg kell jelölni a számla fajtáját.

Mint azt látjátok, a számlázás egy bonyolult, széles körű ismereteket igénylő feladat, aminek helytelen gyakorlása nem csak súlyos adóügyi következményekkel járhat, de a nem megfelelő formai követelmények esetén akár számlánként súlyos bírság-alapot is képezhet. Ha szükségesnek érzed, mindig kérj tanácsot, segítséget!

Kívánom, hogy minél több helyesen kiállított számlával büszkélkedhess, amit ki is fizetnek Neked! (Ha mégsem, az majd egy következő cikk témája lesz, hogy milyen lépéseket tudsz tenni a behajtás érdekében).

Kicsit könnyedebb témák:

• Hogyan lehet? Filmes ajándéktárgyak, Disney termékek értékesítése, labdarúgóklubok logói termékeken
• Hol tudod lekérni a cégadatokat a nemzetközi cégekről?
• Így működik az online szerződés, aláírás. E-szerződéskötés útmutató

fotó: Envato License