Hamarosan a számlázás újabb evolúciójához érkezünk Magyarországon. Egy számla kiállítása a legjobb történés egy cég életében. Mivel pozitív érzések társulnak hozzá, így bele sem gondolunk annak adminisztrációs költségeibe. Már az online számlázás is egy ugrás, hogy csökkentsük az ilyen irányú kiadásainkat, de még mindig ott vannak az adminisztrációs, ügyfélszolgálati feladatok. Ez változik most! Izgalmas statisztikákat is hoztam számodra, érdemes végigolvasni! Először is elmondom, hogy akár több tízezer forintot is megspórolhatsz olyan dologból, amiről most még nem is tudod, hogy nagy költség, vagy azt, hogy ilyen nagy összeg.

Figyelem! A 2020-as koronavírus okozta reálgazdasági károk miatt még fontosabb, hogy a céged minden szegletét digitalizáld, automatizáld és megfogd a költségeidet!

Kezdjük a legfontosabbal! A következő lépés, amit majd érdemes megtenned, felkészülnöd rá:

2019-ben elindult a nyílt bankolás az Európai Unióban. Ez a PSD2, vagyis az EU második pénzforgalmi irányelve. Lényegében a bankok lehetőséget adnak, hogy külső szolgáltatók kapcsolódjanak megfelelő jogosultság mellett egy adott ügyfél számlainformációihoz. Tehát például a számlázó programodat össze tudod kötni a bankoddal. És máris olyan varázslatra leszel képes, hogy nyomon tudod követni a számláid befizetési státuszát, különböző automatizmusokat kezelni. Utóbbi például, ha beérkezett a díjbekérő összege, akkor automatizálni tudod a számla kiállítását, kiküldését. Ezzel máris időt és pénzt fogsz spórolni, főleg adminisztrációban (majd meglátod lent a számokat). És jobban nyomon tudod követni a kintlévőségeidet, jobban működik az automatizált fizetési emlékeztető.

És kinél tudod ezt megtenni? A Billingo az Európai Unió legnagyobb számlainformációs szolgáltatójával kötött együttműködési megállapodást. Ennek eredményeképpen a Billingo lesz az első online számlázó Magyarországon, amelyik pár héten belül a legtöbb hazai bank számlainformációjához (számlatörténetéhez) hozzáférést biztosít.

A bankok a következők:

• Erste Bank
• OTP Bank
• CIB Bank
• Raiffeisen Bank
• K&H Bank
• UniCredit Bank
• Budapest Bank
• MKB Bank
• ING Bank

Ez a második negyedévben indul, addig is regisztrálj be a Billingo-ra, hogy megszokd a felületet és rátalálj a különböző automatizációs megoldásokra. Tapasztalat, hogy a vállalkozók többsége nem használja ki az ilyen dolgokat, pedig óriási lehetőségek vannak például már a befizetést megköszönő e-mailekben is. De így könnyebb kezelni az előbb is már említett fizetési emlékeztetőket, nem kell manuálisan böngészni. A vállalkozásunkban alábecsüljük ezek jelentőségét, pedig az ilyen apró adminisztrációs munkák egy-egy munkatársat akadályozhatnak is más releváns feladatok elvégzésben, de úgy is megközelíthetjük, hogy ezekkel már nem kell foglalkozniuk. Ha összeadnánk, akkor több órányi munka is elmehet ezzel egy hónapban, de a legtöbb cégnél napokba is telhet, ha csak egy emberre vetítjük az ezzel járó munka mennyiségét. Dolgozhatnának máson is!

Online vs offline számlázási érdekességek, statisztikák

Már korábban volt róla szó itt a Minneren, hogy érdemes áttérni teljesen az online számlázásra, mert a NAV felé július 1-től esedékes kötelező számlabeküldést (adatszolgáltatás) könnyebb lesz megvalósítani. A számlázó automatikusan beküldi a NAV-hoz. Ezt majd olvasd el itt!

Tudod, hogy mennyibe kerül egy számla a cégedben?

Talán akkor tudnád meg igazán, ha egész nap csak számlázással foglalkoznál és folyamatosan stopperrel mérnél minden ügyintézést. Tudod, az idő pénz. A számla nem csak akkor kerül neked pénzbe, mikor kiállítod (akár papír alapon, akár online), hanem akkor is, mikor iktatni kell, küldeni, adminisztrálni, ellenőrizni a fizetési státuszokat….

Kathrin Frank 2016-os kutatása alapján 11,50 euró egy papír számla teljes költsége a vállalkozásunkban (közepes méretű vállalkozás – kb. 30-100 főt foglalkoztató vállalatnál. Ebbe beleszámoljuk a ráfordított adminisztrációs és ügyfélszolgálati költséget is (fizetési státuszok nyomon követése…), nem csak a számla díját (és akár nyomtatás díját).  Ez forintra átszámolva több mint 3000 forint.

A PricewaterhouseCoopers 2018-as tanulmánya pedig azt derítette ki, hogy akár 70%-át meg lehet spórolni a fenti összegnek online számlázára való áttéréssel.

Digitalizáld a számlázásodat! Kezdd el használni most a Billingo-t, ismerkedj a felületével!
+tipp: Én minden ilyenhez úgy fogok hozzá, beregisztrálok, majd minden fület végigkattintok, hogy tudjam, mire számíthatok, közben pedig megnyitom a help (súgó) részüket.

És ne feledd! Július 1-től kötelező számla adatszolgáltatás a NAV felé! >>> Erről cikk itt!

Forrás: Katherin Frank 2016
PWC 2018 /fhnw.ch
Fotó: Envato License