Leváltanád a vállalkozásodnál az Excelt vagy a pénzügyeid vezetésére használt egyéb programot? Itt a megoldás! Egy kis vállalkozásnál a legnehezebb feladat, hogy digitalizálja a pénzügyeit. Sőt naprakészen lássa, hol is áll a vállalkozása. Egy vállalatirányítási rendszer bevezetése költséges, és nem is biztos, hogy szüksége van rá egy néhány fős cégnek. Közben pedig ott a pénzügy, amit jó lenne digitalizálni, és naprakész számokat látni a vállalkozásunkról. Kiderül, hol folyik el a pénz, vagy éppen hol a profit, hol a lehetőség, kiderül mi kell a skálázáshoz, megfelelő riportjaink lesznek. Itt egy nagyon izgalmas hazai megoldás, amit igazi digitális beállítottságú könyvelési, pénzügyi szakértők készítettek: Quick Riport App.

Néha belekeveredek a domainjeikbe, de egy biztos, a https://www.quick.riport.app/ oldalt használjuk, ezen keresztül tudsz regisztrálni, és itt találod a fontosabb információkat.

Összefogott a Minner és a Billingo, hogy a digitalizáció igazán kézzelfogható legyen egy magyar vállalkozás számára. Legyél Te is innovátor! Használd a digitális megoldásokat! Mutatjuk, hogyan kell. 

A vállalkozásod pénzügyei a felhőben. Miért, mit, hogyan?

A feladatunk az, hogy ától zéig egy helyen kezeld a pénzügyeidhez kapcsolódó összes dolgot. Ha az ezekkel kapcsolatos rutinfeladatokat, iktatást, ezentúl a Quick Riport App-ban kezeled és így minden egy helyen szerepel, akkor szinte 99,99%-ban képes leszel teljeskörű képet kapni a pénzügyeid alakulásáról, likviditásodról, költségeidről. Továbbá radikálisan csökken az adminisztráció, adatrögzítés ideje.

A Quick Riport App -ot erre használjuk:

• Szállítói (bejövő) számlákat tudjuk iktatni, rögzíteni, költségeket nyilvántartani.
• Bevételi (kimenő) számlákat tudjuk rögzíteni, iktatni.
• Béreket, járulékokat, adókat tudjuk nyilvántartani.
• A tőkeműveleteken kívül minden pénzügyi tranzakciót fel tudunk rögzíteni (Tehát pl. eredménytartalék, a tőkeemelést nem tudod berögzíteni),
• Utalási csomagokat elkészíteni a rendszerből,
• Banki műveletek kezelése,
• Vezetői elemzések, riportok, likviditási mutatók,
• Könyvelők tudnak belőle dolgozni, doksik, könyvelés átadása is történhet itt.
• A jogosultságok miatt a pénzügyi adatokat, eredmények megtekintését korlátozni tudod a felhasználók esetében. Tudod, ha nem szeretnéd, hogy mindent lássanak a munkatársak, na így aztán sokkal több, mint egy Excel!

Ami izgalmas a rendszerben, hogy a számlák adatait felismeri a rendszer, ezzel csökkentheted az adminisztráció idejét is. Akár e-mailből érkező számlákat, akár magad töltöd fel a számla fájlt, vagy rögzíted az adatokat. A számlaképeket is így egy helyen kezeled, továbbá a számlák életútját is, iktatását is itt tudod kezelni, továbbá így látványos és hasznos riportokat is le tudunk lekérni.

Van olyan nézőpont, amiből egészen izgalmasak a fenti funkciók és lázba hoznak.

Az ilyen rendszer használata egy idő után elengedhetetlen egy vállalkozás életében. Nem csak amiatt, mert a könyvelő is hatékonyabban tud dolgozni, hanem azért is, mert sokkal nagyobb rálátásod lesz a vállalkozásod pénzügyeire, mint korábban. Naprakész információval fogsz rendelkezni, jobban tudsz tervezni. Sőt a különböző szűrési feltételek segítenek abban, hogy belemássz a vállalkozásod legapróbb szegletébe is, teljesítményébe is.

Quick Riport App használata – Pénzügy, iktatás, likviditás

Javaslatom a rendszer használatához (kb. 2 hónapos terv):

1. Próbáld ki, fedezd fel az egyes funkciókat
2. Kezdd el elsőként felvinni a bejövő, szállítói számlákat, azok iktatási rendszerét alakítsd ki. Sőt ez legyen a fő fókusz az indulásodban.
3. Következő szint a bérek, járulékok kezelése, javaslom, pont a következő hónap elején kezdd el, amikor amúgy foglalkoznál vele.
4. Kezdd el használni a banki csomagok létrehozása részt.
5. Ezután jönnek a bevételi, kimenő számlák.
6. Szűrj, számolj, nézd meg az ábrákat!
7. Adj jogosultságot munkatársaknak, címkézéssel alakíts ki folyamatokat a számlázásban.

Ez egy olyan rendszer, amivel a vállalkozásod pénzügyi részét tudod digitalizálni. A tanácsom az, hogy miután kipróbáltad, megszoktad a rendszert, építsd bele úgy a vállalkozásod napi rutinjába, hogyha bármilyen számla, pénzügyi művelet történik, akkor annak legyen nyoma itt, sőt az információ, fájl beérkezése követően a következő lépés mindig a Quick Riport App legyen. Nem használsz mást, csak ezt. A rendszerhez több felhasználót is hozzá tudsz adni, így az adminisztrációt is el tudjátok látni.

Ára

30 ún. autoscan-ig ingyenes, minden funkciót elérsz. Vagyis 30 számla feltöltésig (fájl töltesz fel). De ezután sem lesz drága, a PRO verzió mindössze 2325 Ft/hó.

Regisztráció

Ahogy említettem, ingyen kipróbálhatod, így a regisztrációhoz kattints ide, vagy a főoldalon az ingyenes fiókra, vagy a szeretném kipróbálni gombra.

A rendszer folyamatosan frissül, így a regisztrációnál érdemes mindent kipipálni. Nem marketing leveleket küldenek, hanem a funkciókról e-maileket, frissítésekről információkat, újdonságokról is.

Cég hozzáadása

A regisztrációt követően hozzá kell adni a cégünket. Amit vagy a főképernyőn tudunk megtenni, vagy később a Profilbeállításokban is. Kattintsunk rá a cég hozzáadására!

Itt könnyű dolgunk van, mert a magyar cégeket, EV-ket is megtalálja a rendszer (Cégjelző adatbázisából dolgozik), de manuálisan is be tudjuk rögzíteni.

Miután ez kész, és sikeresen hozzáadtuk, akkor feldob egy belső bot üzenetet, ami szintén hasznos, és például ott a videókat ki ne hagyd. A cégnél a fogaskerékre kattintva érdemes a cégadatokat még pontosítani. De ezt később is tudod módosítani. Én azt láttam, hogy ott a fontos beállítás a tagok hozzáadása az adott céges fiókhoz, továbbá a számlázz.hu vagy billingo összekötés (de ezzel ráérsz még).

Számla feltöltése, iktatása

A kiadási, bejövő, szállítói számlák kezelése, iktatása a legnehezebb a cégünkben. Hiszen a kimenő számlákat legtöbbször amúgy is egy helyről állítjuk ki, ezek a kiadási számlák viszont több helyről érkeznek.

Kattints a Kiadások menüpontra, majd két lehetséges módja van a számla feltöltésnek.
1. Megad a rendszer egy e-mailt, amire ha elküldöd / elküldik a számlákat, beolvassa a fájlokat (autoscan).
2. Új számla rögzítése gomb, ahol vagy te adod meg gépelve az adatokat, vagy feltöltöd a számlát. Lássuk az utóbbit!

Miután az új számla rögzítése gombra kattintottál bejön az a képernyő, amit többször fogsz ezentúl látni, ha rámész egy adott számlára. Bal oldalt a Quick autoscan részen töltjük fel az adott számlát, de igazából ha ezt nem tesszük meg, manuálisan tudjuk gépelve is jobb oldalt az adatokat beírni.

Én a Mailchimp hírlevél küldő rendszer számláját töltöttem fel. Jobb oldalt kitöltötte a mezőket, amiket felismert a rendszer, azért kellett másolgatni is. Nemzetközi számláknál kevesebbet fog elsőre felismerni, magyar számlákkal értelemszerűen könnyen boldogul. Ami tetszik, hogy beolvasva már bal oldalról a számlaképről könnyen tudunk másolni adatokat.

Ne ijedj meg! Az elején lesz nehéz, kicsit körülményesebb a használata, míg megszokod, és rutinná válik.

A fenti képen a jobb oldalon töltsd ki a Költségtípus részt, hogy a rendszer be tudja valahová sorolni, ez egy fontos lépés. A címke résznél tudsz varázsolni, ide például meg tudod adni, hogy a cégen belül milyen részleghez tartozik adott költség (ha például külön vennéd), de itt tudod kezelni, hogy adott címke alapján ki láthatja azt a számlát, vagy akár megjelölni, hogy azt még jóvá kell hagyni utalás előtt. Érdemes erről megnézni a Quick Riport videóit, amit a cikk végén be is linkelek).

Miután mindent kitöltöttünk az alábbi kép tárul elénk:

A fenti ábrán látsz egy hiányos számlát, az feltöltöttem, kiléptem és ha rákattintok, folytatom a számla rendszerezését, itt látod minden feltöltött, vagy e-mailben érkezett számlát is (tudod, kapsz a rendszernél egy külön e-mail címet, ahová küldheted a számlákat). Ott azon a részen tudsz generálni utalási csomagot, sok bankkal van integrációjuk, ami eszméletlen sokat jelent így.

Továbbiak, amit látsz is a képen a bérköltségek vezetése, adók és járulékok is.

Hogyan folytasd? Mit csinálj?

Csinálhatod azt is, hogy visszamenőlegesen feltöltöd az adatokat, de az eléggé hosszú lenne. Javaslatom, hogy vagy a mai naptól kezdve, vagy következő hónaptól vezesd be a cégednél, néhány hónap és már így is kellő adattal fogsz rendelkezni.

Én május 1-től kezdem el aktívan használni, már korábban be akartam bevezetni a Minner életében, de most egyszerűen rákaptam. Tudom, hogy kell idő a rutin kialakulásához, de egy átlagos KKV adminisztrációs ideje azért nem a világvége, heti 2 órát szánok rá, de itt aztán egy komplett rendszerben meglesz minden. És a könyvelői kapcsolat is extra funkció benne, amit egészen biztosan ki kell használni.

Quick Riport App videó útmutató

A Quick-esek készítettek egy átfogó bemutatót a rendszerről, amit a cikk után érdemes megnézned, ha igazán bele akarsz ebbe vágni! Az első részt betettem ide, erre a linkre kattintva pedig eléred a 8 részből álló videósorozatot.

A Billingo a Digitális Ninja rovat támogatásával is sokat segített, hogy kiaknázd a digitalizációban rejlő lehetőségeket. Ha már rákanyarodtál erre az útra, ne állj meg – nézz körül Billingo digitális megoldásai között, és kezdd el őket használni! Digitalizációra, innovációra fel! Kattints ide!

Fotó: Envato License