Hallottál már a Trello-ról? Vagy láttad, hogy valaki használja az ilyen feladatmenedzsment appokat? Akár legyél teljesen kezdő ezen a területen, akár már belecsíptél, de elakadtál, ez a cikk segíteni fog, hogy tudod kiaknázni a bennük rejlő lehetőséget. Az is lehet, hogy erre neked nincs szükséged, vagy valami másra lesz szükség. Egy biztos, hogy foglalkozni kell ezzel a témával! Miért van, hogy ugyanakkora csapatok sok esetben többszörös teljesítmény különbséggel működnek? Nos az, hogyha foglalkozunk az idő- és feladatmenedzsmenttel a cégben, az segíti a kiegyensúlyozott teljesítmény fenntartását. Emiatt inkább nem azt mondanám, hogy költséget csökkentesz, inkább a munkaerőbe fektetett pénzt többszörözni tudod. Nemcsak irodában hasznosak ezek! Akár egy duguláselhárító, szállítmányozó, autószerviz vállalkozás is ki tudja aknázni ebből a lehetőségeket. Vágjunk is bele!

#kutatás Kezdjük máris néhány érdekes adattal. A Project Management Institute 2020-as felmérése alapján azok a cégek, akik nem használnak feladat és projektmenedzsment szoftvereket, módszertanokat ott a projektek 2/3-a meghiúsul. Továbbá nem használják a projektmenedzsment eszköztárát sem. Volt olyan már a cégben, hogy próbáltatok valamit bevezetni? Nos érted akkor mire gondolnak itt. A Wellingtone tanácsadócég felmérése alapján a cégek 54%-a nem tudja teljesíteni a kitűzött célokat, KPI-okat, mert Excel vagy papír alapon, vagy fejben (!!!) vezeti napi teendőit, projektjeit. Ennek oka, hogy nincs valós időben elég információ a cégben, hogy mi is történik éppen, nem működik a munkamegosztás, csúsznak a projektek. Ennek eredménye az az érzés lehet, hogy úszunk a melóval. Túlórázások, veszekedések, csalódott ügyfelek.

Míg egy másik cégben már rég a teljesítés igazolást állítják ki, egy lemaradt cégen éppen senki nem tudja kinek is kellene foglalkoznia az adott feladattal és csak széttárják kezüket a munkatársak.

„Ez nem az én dolgom”

Donát kollégám szokta mondani: „Ez nem vidámpark„. Vegyük komolyan ezt a problémát, egy üzletet építünk!

Röviden mit fogsz tapasztalni a cégben, hogyha bevezetsz (és szépen lassan tudatosan használjátok) Trello (tud magyarul), Asana, Planner, JustDoo (magyar), Monday.com, Notion vagy más feladat menedzsment szoftvert:

• költségeken belül maradtok,
• időben teljesítitek a feladatokat,
• nincs csúszás azért, mert valakire több időt kell várni (pl. döntéshozás),
• ha projektről van szó, akkor duplájára nő a projekt sikerességi esélye,
• könnyebben átadhatóak a feladatok, gyorsabb lesz a betanítás,
• a munkavállalók tevékenysége kiegyensúlyozott lesz, kevesebb hiba, kisebb esély a kiégésre.

#kutatásA cégek hatékonysága, termelékenysége függ attól, hogy milyen hatékonyan tudják kihasználni erőforrásaikat. Lehetne akár ez egy bullshitgenerátorból is kimásolt szöveg, vagy már-már közhely, mert azt gondolnánk, hogy ezt mindenki tudja az üzleti életben és alkalmazza is. Eközben a Digitméter kutatás alapján (2022) a hazai cégek mindössze 6%-a használ projektmenedzsment, feladatkezelő megoldást, vállalatirányítási-rendszer használata mindössze 10%, és ügyfélkezelő-rendszert (CRM) is mindössze 6% használ.

Ez nehéz! Nem akarlak áltatni. Ez nehéz!

Ahogyan egy jó szervezet, csapat soha nincs kész és mindig fejlődik úgy sajnos ez a terület is ilyen, főleg az elején. Több éve használok ilyen szoftvereket a Minnernél, és mikor a csapatom elkezdett bővülni akkor derült ki igazán, hogy ehhez bizony jobban be kell vonni a munkatársakat is.

#példa: Képzeld el, tegnap Donát munkatársam írt üzenetet, hogy egyik szponzorunkkal (aki hozzá tartozik) most nem tud beszélni, és a meetinget nekem kell megtartani. Felnyitottam a feladatmenedzsment megoldásunkat (nem e-maileket kerestem, nem Excelben…) rákattintottam a szponzorok részre, majd az ügyfél / cég nevére. És minden ott volt. Láttam hol tartunk, milyen leendő cikkötletek vannak, mi van kész, jah és hol áll a számlázás, adminisztráció, az ügyféllel való kommunikáció. A felkészülés és a meeting is flottul ment úgy, hogy pusztán helyettesítettem Donátot. Másnap reggel beszélnem sem kellett munkatársammal már mondta, hogy látom akkor …ezek és …. ezek lesznek és már folytatta is a munkát. 2 mondatot kellett szólnom csak, és ahogy éppen már ezt a cikket írom Donát ki is tette a szponzor tartalmát.

Ha nézünk egy kisebb , néhány fős céget, ahol a cégvezető használ első körben ilyet akkor a Trello-ban így is kinézhet például a vállalkozói műszerfala. Emellett használhat naptárt, vagy más teendőket összegyűjtő appot. Továbbá munkatársak kerülhetnek külön „táblára” (board) például területek, vagy más alapján.

Egy nagyobb cégben, ahol a folyamatokat megosztjuk, ott így nézhet ki egy érdekes sturktúra (nálunk). Nálunk (lásd alsó kép) a munkatársaim azzal indítanak, hogy elindítják a ClickUP szoftvert és nézik az őket érintő területeknél mik a feladatok. Ez a mi memóriánk, jegyzetfüzetünk, tervezési eszközünk és kollaborációs szoftverünk is. Bal szélén vannak az ismétlődő feladatok (területek) vagy projektek. Imádom, hogy átlátunk mindent!

Forrás: ProjectManagement Institute / 2020
Fotó: Canva