Amikor feladatok kezelésére, projektek vezetésére keresünk valamilyen digitális megoldást, akkor több mint valószínű, hogy szembetaláljuk magunkat a Trello nevű szoftverrel, vagy éppen a Monday.com -mal, vagy az Asana-val. Nehéz mindent fejben tartani, vagy éppen nehéz a közös munka, ha nincs egy központi platform, rendszer. Így kerültél most te is erre a cikkre. Több éves tapasztalatom alapján látom, hogy van értelme az ilyen rendszerek használatának, és szinte minden területen lehet alkalmazni. Cégvezetőként elengedhetetlen, projektek vezetésénél kötelező, de a munkatársakkal való közös munkát is megkönnyítheti, és még mennyi mindent (majd látod)! Vágjunk is bele!

Persze néha elég lehet egy jól szervezett közös Google naptár is, ahogy láthattad korábbi digitális ninja cikkünkben, mint amilyen most ez a cikk is. Tudod a Digitális ninja tartalmakban egy adott területet mutatunk be, megmutatjuk az első lépéseket. Ez már eggyel feljebb lévő szint.

Összefogott a Minner és a Billingo, hogy a digitalizáció igazán kézzelfogható legyen egy magyar vállalkozás számára. Legyél Te is innovátor! Használd a digitális megoldásokat! Mutatjuk, hogyan kell. 

Miért jó ez egy cégnek?

Ha a cégvezetés szempontjából közelítem meg, akkor azt kell mondanom, hogy azért vezessétek be a cégetekbe, mert:

Látod, mi történik a cégedben. Ki mit csinál, ki mit nem csinál.

A munkavállalók szempontjából nézve azért jó, mert megkönnyíti a munkavégzést, sokkal hatékonyabban tudnak dolgozni úgy, hogy látnak mindent. Nincs elfelejtett feladat, gyorsabb a kommunkáció, sőt tisztában van mindenki a feladataival. Látszanak az üresjáratok, kapacitások. És ami még fontosabb,

minden dokumentálva van.

Egy jól működő szervezetben mindennek van nyoma, minden ami történik a vállalkozásban, és erre nagyon jó eszköz a projektmenedzsment, feladatkezelő megoldás.

Csapjunk bele! Mire is lehet használni a Trello -t?

A Minner.hu -nál most éppen egy új projekt vezetésére, sőt vállalkozás folyamatainak, feladatainak kezelésére használjuk. Ez a mi üzleti esettanulmányunkhoz, az ire.hu piactér-hez kapcsolódik. Erről a videókban is beszámolunk, említem is, hogy a Trello-t használjuk. Teszek is ide egy friss képernyőfotót a rendszerünkről, hogy izgalmassá tegyük ezt a cikket. (kattints rá, megnyílik nagyban, majd ESC-vel, vagy vissza gombbal be tudod csukni)

Amit láthatsz a fenti képen, hogy

• egy ún. Trello táblában kezeljük a vállalkozás összes, jelenleg felmerülő feladatát, részlegét.
• Az egyes részlegeket ún. listaként hoztuk létre a Trello board-on (táblán) belül.
• A listákon / részlegeken belül vannak a kártyák. Amelyekben most a példában vannak fix kártyák, ahol
  • rögzítünk információkat, hogy minden meg legyen egy helyen, vagy éppen fájlokat tárolunk.
  • vannak feladat (task) kártyák, amik ilyen apró, de éppen elvégzendő feladat.
  • A kártyákon belül további információkat, feladatokat, csekklistát, fájlokat tölthetünk fel, adhatunk meg.
  • A kártyákat / teendőket mozgatni is lehet, ahogy látod nekem van egy Kész feladatok listám, oda át tudom húzni, ami kész, amivel már nem kell foglalkozni.

A piactér működtetésénél vannak fix, állandó feladatok, azokat kezeljük a kártyákon, azok rögzítve mindig ott vannak, és inkább a kártyán belül történik feladat „kipipálás”.

Ahogy látod, különböző színekkel, címkékkel (label a Trello-ban), továbbá a kártyákon beül adhatunk dátumot, határidőt az adott feladathoz, teendőhöz.

Ami fontos, hogy mindent látunk egy helyen, minden információ rendelkezésünkre áll, tudjuk, hová kell nyúlni, milyen partnerrel hol állunk, mit kell tudni róla, hozzá milyen feladatok tartoznak.

Ez egy igazán gyors Trello gyorstalpaló volt!

Na, de folytassuk, most, hogy megízleltük, merüljünk még alá.

Milyen cégeknek lehet jó a Trello, vagy hasonló projektmenedzsment, feladatkezelő rendszer.

Mire is használjuk?

A legegyszerűbb, hogy hozok sok-sok példát, amiből te is gyorsan inspirálódni tudsz.

• Az ingyenes MinnerAkadémia üzleti tudásanyagban (3 perc Minner biznisz) van erről egy videó, érdemes megnézned.
• Új munkavállaló felvétele, onboarding: Sok cégnél javasoltuk már ezt, sőt valójában az egyik legjobb döntés, mert utána az új munkavállaló révén elkezdi a cég is használni. Tehát a feladatok kiosztását, az első 30-60 nap feladatait ebben is lehet vezetni.
  Javaslatom, hogy legyen egy fix új munkavállaló onboarding tábla a Trello-n belül. Ebben az első listában (első oszlop) kerüljenek bele a fontosabb céggel kapcsolatos információk, mit hol ér el, kit kell keresnie…. Második listában már jöhetnek a feladatok, és érdemes egy kész feladat listát is betenni.
  A legjobb az egészben, hogy egyszer kell megcsinálni, utána az új munkavállalónál sok információt fel tudsz használni, klónozni a táblát és hasonló nyalánkságok.
• Meeting, megbeszélések jegyzőkönyvének vezetése, vagyis a megbeszélés jegyzete. Fontos ezt egyébként is vezetni. Például
  • létrehozol egy adott Táblán belül egy Megbeszélések listát. Oda bekerül kártyaként a következő megbeszélés.
  • Mindenkit hozzáadsz akit kell,
  • és beleírod miről lesz szó. Mindenki fel tud készülni, akár még hozzá is írni.
  • A megbeszélésen ide jegyzeteltek, ha kell, feladatot csináltok belőle, vagy éppen áthelyezitek a kártyát ahhoz, akinek feladata, vagy akinek ellenőriznie kell az adott feladatot, vagy éppen mindkettőt.
• Feladatok vezetése: Ez a legkönnyebb, hiszen lényegében erre jöttek létre ezek a rendszerek. Több mélységben is tudod kezelni a feladatokat. Mélységnek hívjuk, hogy például rendszerezed területenként, vagy éppen részfeladatonként, vagy felelősönként, vagy státuszonként.
• Projektek vezetése: Múltkor voltam egy új vállalkozás, egy új projekt megbeszélésén. Készült valami kis jegyzet a megbeszélésről, de jeleztem is az ott lévőknek (én külsős tanácsadóként voltam ott), hogy jó lenne egyrészt a projektet például Trello-ban vezetni, de szintén a projekt egyes feladatainak megbeszélését is (ahogy feljebb írtam). Ez azért fontos, mert itt akár automatizmusoknak köszönhetően akár egyből létre jöhetnek feladatok / taskok, könnyebb nyomonkövetni a projekt haladását, látom, ki hol tart, hol kell sürgetni valakit. És nem e-mailben tartjuk a kapcsolatot csak, nem ott látjuk a státuszokat, hanem élőben egy ilyen megoldásban.

Néhány izgalmas üzleti életből vett példa:

#példa: Egy pizzázó séfjével beszélgettem, amikor azt mondta, hogy már 3 hete hozza a munkatársa a zsírpapírt, pedig jó lenne. Most is volt panasz a pizzára, hogy a bivaly mozarella sok vizet ereszt, eláztatja a dobozt. Megkérdeztem, hogy ilyenkor hol jelzi ezt a munkatársának, van-e listájuk ahová a beszerzéseket írják. Mondta, hogy hát telefonon, vagy személyesen. De ugye nincs felírva, nem létszükséglet egyébként, elvileg. Gyakorlatilag minden pizzával potenciális vásárlót veszítenek. Az a pizzázó lesz később sikeresebb, aki így ki tudja használni a digitalizációt, és gyorsabban fejleszti a vállalkozását, tökéletesíti a feladatokat, folyamatait. Javasoltam, hogy vezessenek be vagy egy Google naptáras, vagy egy Trello-hoz hasonló megoldást. Ahol ezeket vezetik, sőt a problémákat, beosztást… és minden egyéb dolgot ott vezetni tudják.

#példa: Egy webáruház, fuvarozó cég vezetője volt nálam. A fuvarozást azért írtam be, mert a webshopos rendeléseket vagy saját maguk szállítják ki, vagy futárcégen keresztül bonyolítják le. Nos lenyűgöző volt látni a Trello megoldását a webshopnak.

• Külön Trello táblán kezelte az irodai és logisztikai részen dolgozó munkatársak feladatait. Még mutatta is, hogy akinél már a feladatnál 3 színű címke (label) van, na ő már nagyon el van maradva azzal a feladattal.
• Külön Trello táblán vezette az egyes autóit, rendszám alapján. Ehhez hozzáférést adott a soförőknek. Akiknél a Trellon belül az egymás mellet lévő listák nevénél a következő napok dátumai voltak. Adott listán vagyis így napon belül ott voltak a kártyák, hogy hová kell menni… Tudták előre aznap merre is kell menniük, hová kell szállítaniuk, mindig ott kezelték ezeket. Minden információt megkaptak.

Ahogy ő fogalmazott:

Akkor működik jól a rendszer, ha nem hívnak a munkatársak.

„Miért is hívnának, ott a Trello, bepötyögik a Trello-ba, és ott is kell lennie az információnak, amiért csörögnének”. Azt mondta, hogy a a sofőröktől elkezdve az irodai munkatársakig mindenki azt mondja, nem is tudnának a Trello nélkül dolgozni. De itt inkább azt nézzük, hogy egy ilyen rendszer nélkül, hiszen nem csak a Trello létezik.

Nincs olyan, hogy kész!

Na ez érdekes lesz! Több hónap is eltelhet addig, amíg egy cég saját magára formálja az általa használt projektmendzsment rendszert. És ez jó! Innentől lesz hatékony. Sőt tudod, mit látok én? Igazán letisztulnak a folyamatok, miközben a cégben megbeszéljük, hogy mit-hogyan kellene itt kezelni, a Trello-n belül.

Mert ezt bizony közös munka lesz, sőt felér majd egy csapatépítővel, céghatékonyságnövelő projekttel. És még ki is derül, ki mivel foglalkozik valójában.

Nézd meg például, hogy a Minner működő piactér projektjénél, vállalkozásánál mennyit változott a struktúra! Felső kép a régi, alsó kép már a most használt verzió.

Mi a következő lépés?

Kezdd el használni a Trello-t! Kezdjétek el használni a csapattal. A javaslatom, hogy

• Először próbáld te ki, mint cégvezető / projektmendszer / HR-es
• Hozz létre egy első verziót, sőt mintaként tedd mellé ezt a cikket, példákat, képeket.
• Aztán a csapatnak mutasd meg.
• A csapattagokat kérd meg, hogy fedezzék fel a Trello-t, kattintgassanak, nézzék meg a funkciókat.
• Üljetek össze, tökéletesítsétek.
• Használjátok.
• Üljetek újra össze néhány hét múlva, szintén tökéletesítsétek.

A legnehezebb az lesz, hogy napi rutinszerű tevékenységként beépüljön a vállalkozás életébe. A fő tippem az, hogy tartsátok be a következő tippet: Ha szembetalálkoztok egy új feladattal, a következő lépés legyen az, hogy megnézitek, a Trello-ban ezt hol tudjátok kezelni, hová tartozik.

Ha nálunk például bármi történik a cégnél, akkor már alapból a projektmenedzsment szoftverünkhöz nyúlunk, mert alapból megvan az a dolog, hová tartozik, hová kell felvezetni, nyomonkövetni, annak státuszát változtatni…

A Billingo a digitális ninja rovat támogatásával is sokat segített hogy kiaknázd a digitalizációban rejlő lehetőségeket. Ha már rákanyarodtál erre az útra, ne állj meg! Nézz körül Billingo digitális megoldásai között és kezdd el őket használni! Digitalizációra, innovációra fel! Kattints ide

Ez még semmi! Még további új szintre emelheted a vállalkozásod hatékonyságát

Vagy könnyítheted meg a munkádat, csapatod, munkatársaid, vállalkozásod üzletmenetét.

• Céges e-mailek a Gmail rendszerében, de mégis professzionális saját brandes e-mail címekkel: Céges e-mail beállítása Google Workspace-en (G Suite)
• Google naptár használata a vállalkozásodban. Tippek, ötletek
• Szeretnéd egy külső szakértővel együtt átnézni a folyamataidat? Értsd meg a Trello, Clickup és egyéb feladatkezelők használata mögötti logikát, hogy az újítás valóban hatékonyabbá is tegye a mindennapjaidat! Gyere el egy Digitalizáció, folyamatoptimalizáció (Clickup, Trello) workshopra!

A Billingo a Digitális Ninja rovat támogatásával is sokat segített, hogy kiaknázd a digitalizációban rejlő lehetőségeket. Ha már rákanyarodtál erre az útra, ne állj meg – nézz körül Billingo digitális megoldásai között, és kezdd el őket használni! Digitalizációra, innovációra fel! Kattints ide!

Fotó: Kristina Bratko / Unsplash
 airfocus