Rövid vagy hosszú? Pár szereplős vagy több résztvevős? Random vagy előre megtervezett? Rendszeres vagy ad hoc? Egy vagy több téma? Kérdések sora keletkezik, amikor egy megbeszélés szervezése napirendre kerül. Megoszlanak a vélemények a jó meeting jellemzőiről, de egy közülük biztosan megkérdőjelezhetetlen és nem lehet mellette szó nélkül elmenni: irányított.

A cikket vendégszerzőnk, Szalai Anita projektmenedzser, a Szalai projekt alapítója írta.

Teljesen mindegy milyen típusú vállalkozásról van szó, a különféle egyeztetések a napi rutin részét képezik. Fontos leszögezni kezdésként, hogy a következőkben olyan tippek lesznek bemutatva, amelyek alapvetően a munkafolyamatok támogatására irányuló meetingek szervezéséhez és megtartásához hasznosak, de vannak köztük egy tárgyalás, vagy egy tájékoztató jellegű összejövetel tervezéséhez is támpontot adó gyakorlatok.

A jó meeting jellemzői

Nem elég átgondolni öt percben, hogy mit akarunk a másik féllel, vagy egy egész munkacsoporttal egyeztetni, ehhez előkészítés szükséges. Érdemes első lépésben három alapvető jellemzőre, igényre fókuszálni, mielőtt kiküldésre kerül a meghívó az érintettek számára. A megbeszélésekkel kapcsolatosan elvárás, hogy legyenek:

• hatékonyak, azaz a rászánt idő teljes mértékben kerüljön kihasználásra;
• hatásosak, azaz a jelenlévők a szó szoros értelmében legyenek résztvevői a találkozónak;
• és természetesen eredményesek, azaz a végén legyen látható a következő lépés mindenki számára.

Ahhoz, hogy ezek a feltételek gond nélkül teljesíthetőek legyenek, több tudatosság kell.

A módszeresség bevezetésére általában elég két-három megbeszélés új szemléletű bonyolítása. Ahogy rutinná válik az egész folyamat, egyre kevesebb időt igényel majd.

Csak az legyen ott, aki szót is kap

A megbeszélések hatástalanító tényezője a túl sok résztvevő. Az előzőekben említett elvárások betartásának egyik alapköve az ideális létszám meghatározása, ami legtöbbször 5-7 fő. Ennél több személy szerepeltetése már nem a meeting hatásköre.

A pontos létszámhoz egyetlen szempontot kell figyelembe venni: minden közreműködőnek biztosítani kell a megszólalás lehetőségét. Ez nem zárja ki azt, hogy hallgatóság is jelen legyen, de érdemes gondolni a figyelemzavaró megnyilvánulásokra (például amikor az illető telefont néz, arcmimikával reagál akarva vagy akaratlanul), amely az aktív személyek összpontosítását pillanatok alatt befolyásolhatja.

Egy cél, egy téma

A hatékonyság-hatásosság-eredményesség hármasa ritkán teszi lehetővé, hogy egynél több cél legyen tervezhető egy megbeszélésre. Ennek egyszerű az oka: a sok téma a figyelem megosztottságát indukálja, miközben a véleménynyilvánítás esélyét redukálja és így nagyobb valószínűséggel távoznak a résztvevők kérdésekkel a fejükben, mintsem a következő lépések tudatával. 

Idő és menetrend a minőség kulcsa

Előadóként a figyelem fenntartása többnyire 40 percig lehetséges, de egy interakcióban célszerű 20-30 percre tervezni. Tapasztalatok szerint, ha egy kérdést nem lehet ennyi idő alatt tisztázni, beleértve a továbblépés meghatározását, akkor a szócséplés csapdájába kerül a meeting.

Emiatt nem elég a résztvevőknek a meghíváskor csak a témát előre jelezni. A tipikus „ennek még utána kell néznem” vagy „erre a kérdésre nem számítottam” visszajelzések előfordulását úgy lehet csökkenteni, ha a megbeszélésről szóló értesítőben helyet kap egy lényegre törő kérdéssor vagy pár vázlatosan megfogalmazott felvetés, elmélkedésre késztető megállapítás. Ezzel támogatni tudjuk a többieket a felkészülésben, esélyt adunk arra, hogy mindenki a témát átgondolva érkezzen.

Ez a szervezési lépés egy menetrend kialakítását eredményezi, amivel a 20-30 perc beosztható, az egyeztetés vezetője számára a folyamat irányíthatóvá válik. Mindezeken felül rendelkezésre áll egy eszköz, amivel az elkalandozás vagy a kérdéskörben megakadás következetesen elhárítható, hiszen mindenki számára ismert, hogy terv szerint mi mindenről kell beszélni a rendelkezésre álló idő alatt.

Lezárás és fixálás

A megbeszéléseknél végül, de nem utolsó sorban egy kulcsfunkcióra is gondolni kell. Legyen valaki, aki jegyzetel, hiszen emlékeztető hiányában a meeting nem teljesíti a vele szemben felállított alapelvárásokat. Minden résztvevő számára zárásként szükséges elkészíteni és megküldeni egy rövid összefoglalót, amelyben a fontos megállapítások kiemelése, a feladatok meghatározása és ezek felelőseinek kijelölése történik. Nem mellesleg, célszerű ezt jóváhagyatni a félreértések elkerülése érdekében.

Első olvasatra ezek a gyakorlatok kézenfekvőnek tűnnek, de a gyakorlatot tekintve még is azt tapasztalhatjuk, hogy kevés rajtuk a figyelem, elnagyoltak vagy csak önmagunk számára végezzük el és elmarad a többiek bevonása. Ha ez a módszeresség egyszer kialakul, garantáltan idő szabadul fel és az így keletkező értékes percek, sőt órák más feladatok teljesítésére fordíthatóak.

Kapcsolódó tartalmak:

• Többek között a meetingelésről is szól videó a Felszabadult vezető: útmutató a delegáláshoz című tudásanyagunkban. Kézzelfogható, gyakorlatias eszközöket kapsz, hogy a munkatársak kezelése ne tűzoltás legyen.
• Kreativitás parancsra?! Így ötletelj, brainstormingolj vállalkozóként egyedül és a csapatoddal
• Fejlesztés vs elbocsátás – útmutató kisvállalati vezetőknek
• Valódi szervezetfejlesztés és HR az első alkalmazottól – KKV szinten is!

Kiemelt kép: Canva