Edzőterem, magánrendelő, kozmetika, fodrászat, szépségszalon. A koronavírus előtt a mindennapi életünk részei voltak ezek a helyszínek, amelyeket akár a héten többször is meglátogattunk. Most, hogy már látni a fényt az alagút végén, bizakodunk, hogy mihamarabb visszaállnak régi szokásaink, de nyitáskor mindenhol nagy tömeggel kell számolnunk. Ha szolgáltatást kínáló vállalkozó vagy, valószínűleg már készülsz a rohamra. Ehhez szeretnénk most egy kis segítséget nyújtani olyan weboldal bővítmény bemutatásával, amellyel a jövőbeli foglalásokat gördülékenyen intézheted, megkönnyítve ezzel a saját, illetve dolgozóid munkáját is.

Összefogott a Minner és a Billingo, hogy a digitalizáció igazán kézzelfogható legyen egy magyar vállalkozás számára. Legyél Te is innovátor! Használd a digitális megoldásokat! Mutatjuk, hogyan kell. 

A booked4.us egy 2014 óta működő, – a frappáns .us végződésű webcím ellenére – magyar tulajdonú foglalási rendszer, amely szolgáltató cégeknek és vállalkozásoknak nyújt egyszerű és kedvező árú, ellenben hatékony megoldást.

Fő lépésekben megmutatom, hogyan tudod létrehozni a te vállalkozásodra szabott foglalási rendszert! Kezdjük a regisztrációval:

Miután megadtad a cégnevedet, a rendszer automatikusan generál egy olyan URL-t, amely kiegészül a booked4.us címével. Ha nem szeretnéd, hogy a „cégneved.booked4.us” legyen az időpontfoglalód linkje, megadhatsz más szót is, bár márkaépítés szempontjából jobb az egységesség. A regisztráció során nem kell megadni bankkártyát, ingyen ki lehet próbálni a szoftvert.

Ezután rákérdez a szolgáltatásod tevékenységi körére:

Ha ezzel megvagy, kétféle naptártípus közül választhatsz:

Én most személyes konzultációhoz készítek naptárt, így az előjegyzési naptárt választom.

Ahhoz, hogy az időpontfoglaló rendszert alkalmazni tudd, a programnak meg kell adni, mely időpontokat mutathat elérhetőnek és nem elérhetőnek. Ennek alapja a nyitvatartásod. Beállíthatsz két műszakot, váltott műszakot, de a szabadnapjaidat is bepipálhatod, így azokon a napokon értelemszerűen nem enged foglalni. Ha minden hétköznap ugyanaz a nyitvatartási időd, elég a hétfőhöz beírni a nyitás-zárás időpontját, majd „Az első sor lemásolása” gombbal automatikusan kitölti a többi napot is. Ezután további alapbeállítások várnak rád:

A kész naptárt elrejtheted, vagy a foglalást le tudod tiltani átmenetileg, például, ha szabadságon vagy.

Az azonos időpontra eső foglalások száma azt jelzi, hányan tudnak ugyanarra az időpontra foglalni. Mondjuk egy orvos vagy ügyvéd esetében ez a szám aligha több, mint 1 fő / időpont, de egy klinikánál, ahol több fogorvos dolgozik egyszerre, több pácienst tudnak fogadni egy időben.
Az előjegyzési időszak alatt a legtávolabbi időpontot értsd, azaz mennyivel az esemény előtt lehet foglalni. Hogy ezt milyen időtávra állítja be valaki, függ a szektortól, ügyfelektől és az események számától. Én – laikusként – nem engedném, hogy egy hónapnál több idő álljon rendelkezésre, ugyanis minél távolabb foglal valaki a kívánt időponttól, annál nagyobb az esély arra, hogy elfelejti vagy lemondja. De persze ez mindenkinél más, mindenképp javaslom a tesztelést! A „Foglalás legkésőbbi leadásá”-nál 72 órát adtam meg, tehát 3 nappal a kívánt időpont előtt lehet még foglalni, ennél hamarabb már nem. A „Foglalás legkésőbbi módosítása vagy törlése” magáért beszél, szintén szolgáltatásfüggő, ki mennyi időt engedélyez. Például egy csoportos edzésen fontos, hogy maximalizálva legyen a létszám, így, ha valaki az edzés előtt 2-3 órával még le tudja mondani a foglalását, átadhatja a helyét annak, aki pont előbb végzett a munkában és el tudna menni edzeni. Ezután be tudod állítani, milyen kép és szöveg jelenjen meg a foglalási oldalon. Az admin felület „Szolgáltatások” menüpontra kattintva további szolgáltatásokat tudsz létrehozni, amelyekhez aztán a megfelelő naptárt is hozzátársíthatod.

Az admin beállításaiban nem árt az „Adatkezelés” részt is átfutni, hiszen azzal, hogy az ügyfél megadja a személyes adatait, automatikusan adatkezelővé válsz, amihez szükséges a foglaló személy hozzájárulása is. Itt rendelkezésedre áll egy kész sablon, amit csak ki kell tölteni a céges adataiddal, viszont ha az ügyfelek adatait egyéb célra is felhasználod, természetesen ezt jelezned kell feléjük. Tudod, 2018 óta GDPR!

Ugyanitt megtalálod még a szinkronizációs beállításokat, integrációkat, de az értesítők küldését is személyre szabhatod, például beállíthatod, hogy a rendszer ne csak email-t, hanem SMS-t is küldjön a foglaló személy számára (természetesen ez egy feláras szolgáltatás).

Nézzük az árakat! Ha megelégszel maximum 5 különböző naptárral, 2900+ÁFA összeget kell fizetned havonta, viszont, ha 5-nél többre van szükséged – pl. edzőtermek, klinikák esetében -, 4900+ÁFA havidíjjal kell számolnod. Amennyiben tetszik a rendszer, előfizethetsz negyedéves, féléves vagy éves csomagra, ebben az esetben kedvezőbb árakkal honorálják hűségedet.

Azért tetszenek igazán a magyarok által üzemeltetett IT-megoldások, mert nem csak a profitra hajtanak: fontos számukra az ügyfél elégedettsége, és ezért hajlandóak többet beleadni a support-ba, a regisztráció utáni másnap már érkezett is a telefonhívás. Ha előfizettél, a Booked4.us havi 1 óra telefonos támogatást nyújt, így át tudjátok beszélni, hogyan tudod jól beállítani és használni a rendszert. Teljesen magyar, így a nyelvi részével biztos nem lesz probléma, a kezelőfelület pedig átlátható és gyorsan konfigurálható. Ha nincs még kialakult foglalási rendszered, vagy eddig csak telefonon vagy valamelyik chates applikációval lehetett nálad időpontot foglalni, mindenképp ajánlom, hogy tégy vele egy próbát, hiszen nem csak rendszerezni tudod a foglalásokat, de profibbnak is tűnsz majd, minimális pénzbefektetéssel.

A Billingo a Digitális Ninja rovat támogatásával is sokat segített, hogy kiaknázd a digitalizációban rejlő lehetőségeket. Ha már rákanyarodtál erre az útra, ne állj meg – nézz körül Billingo digitális megoldásai között, és kezdd el őket használni! Digitalizációra, innovációra fel! Kattints ide!