A multitasking legendája

Talán már hallottál róla, de most a Minner is kijelenti, hogy a multitasking egy mítosz. Amikor egyszerre próbálsz több feladatot végezni, többfelé figyelni, valójában a saját produktivitásod teszed tönkre. Az emberi agy nem képes több feladatot egyszerre végezni, valójában csak nagyon gyorsan ide-oda vált azok között. Ez még önmagában nem is lenne akkora probléma, hiszen egy egymagos processzorral felszerelt számítógép is képes volt több program futtatására ugyanezen az elven és észre se vettük, viszont nálunk súlyos ára van a többfelé figyelésnek.

Lehet, hogy te már rég tudsz erről és nem alkalmazod, de érdemes erre felhívni a munkavállalóid figyelmét is. Az Asana egy felmérére szerint

az alkalmazottak 72%-a érzi úgy, hogy egyszerre több feladattal KELL foglalkoznia, mert túl sok a teendője.

Szóval ha még próbálkozol a multitaskinggal, reméljük ez a cikk meggyőz, hogy felesleges produktivitásvesztés, ha pedig már leszoktál róla, add tovább a munkatársaknak is.

Többféleképp csináljuk, de mindehogy megosztjuk a figyelmünket

A legtöbbször a különböző kommunikációs alkalmazásokkal csináljuk ezt. Például épp a weboldaladon dolgozol, próbálsz rá új szöveget kitalálni, de közben előtted az asztalon a telefon, meg vannak nyitva az emailjeid és a munkatársak is bármikor írhatnak Teamsen vagy Slack-en vagy bármilyen szoftveren. Azzal is multitaskolsz, ha folyton megszakítod a szövegírásodat és emailekre, üzenetekre válaszolsz. Nem várja el tőled senki, hogy vállalkozóként elérhetetlen legyél, de fontos néha dedikált időt szánni a feladatnak. Egy kutatás szerint a szellemi munkát végzők a munkaidejük 40.1%-át töltik csak az ilyen kommunikációs szoftverek miatt többfelé szakadt figyelemmel.

A folyamatos hírfogyasztás, tartalomfogyasztás is egy multitasking helyzet. Épp próbálod kitölteni az Excel táblád, de közben megy egy podcast, youtube videó, újranézed az előző heti Cápák Között adást. Ez mind megosztja a figyelmed. Amikor épp hallgatod az adott tartalmat, 1-1 másodpercre lefagysz a munkával, még ha észre sem veszed.

Ide tartozik az is, amikor a coworkingben egy másik szabadúszó odalép hozzád beszélgetni, vagy amikor körbemész az irodádban és beszélsz pár szót az embereiddel. Kiszakítod őket abból, amit épp csinálnak.

A figyelmed megosztása 20-40%-os produktivitáscsökkenéssel is járhat.

Ezt hívják úgy, hogy switch cost, a váltás ára.

Amikor azt hisszük ezzel produktívak vagyunk, valójában épp időt pazarolunk. Ha a két feladatot 100%-os odafigyeléssel egymás után végeznénk el, mindkettővel gyorsabban készen lennénk. Minden egyes váltás kiszakít minket az adott feladatból és idő kell hozzá, hogy a másikban felvegyük a fonalat, előhívjuk az ott kellő információkat. Ráadásul a kutatások szerint nem csak a teljesítési idő nő meg, hanem a hibák száma is. Ennek egyik oka az attention residue (magyarul talán figyelem megmaradás), azaz, bár váltasz a feladatok között, fejben még ott ragadsz az előző problémán, az agyad még azon kattog. Ilyenkor a régivel már nem, az újjal pedig még nem haladsz.

Nézzük meg a leggyakoribb kifogásokat és tévhiteket.

Nekem már megy a multitasking. Nem érzem, hogy időt vinne el a feladatok közti váltás.

Attól, hogy nem érzed még így van. Sokan, akik régóta végeznek egyszerre több ilyen tevékenységet állítják magukról, hogy ők már nem pazarolnak időt váltáskor, hozzászoktak. A kutatások szerint viszont nincs ilyen, csak elhisszük, hogy gyorsan tudunk váltani, valójában nincs kapcsolat a vélt és a valódi multitasking képességünk között. Az emberek mindössze 0.2%-a képes valódi multitaskingra.

Többféle multitasking létezik és nem mindegyik káros.

Sok cikk és leírás különböztet meg 3 féle multitaskingot. Van a „sima”, amikor két feladatot egyszerre végzel, van a context switching, amikor váltogatsz 2 feladat között és az attention residue, amikor fejben másik feladaton ragadsz, mint amit épp végzel. Ezek valójában nem típusok, hanem ugyanaz a jelenség. Az attention residue, mint már említettük egy ok, a context switching pedig igazából maga a multitasking működés közben.

A mutlitasking nem probléma, amíg két produktív feladattal csinálom/csak munkahelyi feladatokkal csinálom

Mint arra rájöhettél mostanra, de igen, mindenhogy káros. Azon túl, hogy a hatékonyságod jelentősen csökken és több hibát is vétesz, de ennél sokkal többet is ront a képességeiden:

• Romlik a rövid távú memóriád
• Többet stresszels és szorongsz
• Csökken a kreatívitásod
• Megakadályozza, hogy flowba kerülj

Mit csinálj helyette?

Ha a social appokról szeretnél kicsit leszokni

Néha te is úgy érzed, hogy kevés az a 24 óra minden munka elvégzésére, vagy éppen minden információ feldolgozására? Ott a halom email, vagy éppen a közösségi oldalakon a sok értesítő, chat üzenet… Mi a jó egyensúly? Hogyan tudsz produktívabb lenni?

Sokan a napi hírek és események miatt pörgetik túl a közösségi médiát. Félünk, hogy lemaradunk valami fontos információról. Hogy ezt a fajta FOMO (Fear Of Missing Out) érzést csökkentsük, jöjjön pár tipp:

Inkább a minőségre, mint a mennyiségre helyezd a hangsúlyt. Azért érdemes a havi magazinokat (nyomtatott sajtó) olvasni, mert ott már előszűrt, hosszabb és minőségibb tartalmat olvashatsz, továbbá ők nem a klikkvadászatra mennek (annyira).

Érdekesen hangzik, de jó tipp, hogy bátran dőlj hátra. A fontos és lényeges dolgokról úgyis értesülsz, a többi egyébként is kuka. Gyakorlat, amit végezz el: Ha úgy érzed, te is értesítésfüggő vagy, és azonnal a mobilhoz nyúlsz, az értesítő hang vagy jelzés után várj 5 percet. Ezt később folyamatosan növeld. 5-10-15 percre, vagy még továbbra. A végén rájössz, hogy nem maradsz le semmiről.

Olvasd el az összefoglalókat, vasárnapi újságot, hír-összefoglalókat, hallgass / olvass hírszemléket. Szerencsére itthon is elérhető ilyen újság, vagy éppen online híroldalakon is olvasni ilyen összesítőket. De jók erre a hírlevelek, lásd üzleti témában a Haszon, Forbes Magyarország, vagy a Minner hírlevele. Sőt, még jobban elmentünk mi is ebbe az irányba a Hírszemle podcast elindításával.

Ne zavarjanak mód. Triviliás tudom, de nem véletlenül van már a telefonban és a laptopokban is. A ne zavarjanak mód bekapcsolása a tökéletes megoldás arra, hogy ne zavarjanak az értesítések, fókuszáltam a feladatodon dolgozz. Időközönként persze ránézhetsz, hogy ne kerüljön el fontos üzenet (lehet SOS kivétel kontaktot is megadni), de nem kell mindennek villognia. Apponként is lehet szűrni, pl a messengert, TikTokot lenémítja, de a telefonhívást átengedi.

Ha pedig a produktív multitaskingról akarsz váltani

Itt kicsit egyszerűbb a helyzet, ennek nem vagyunk függői, mint a social mediának. Bár nem könnyű csak úgy leszokni róla, próbálj meg egyszerre egy dologgal foglalkozni. Ehhez viszont nyugodtan használhatsz egyéb produktivitásnövelő technikákat.

Két remek példa a timeboxing és time blocking. Bár ezeket sokan szinonimaként kezelik, kis különbség van a kettő között. Time blocking során előre eldöntjük, mikor min dolgozunk, a timeboxinggal pedig limitáljuk, mennyi időt töltünk adott feladaton. Ezekről és a sokakat érintő produktivitási csapádról bővebben olvashatsz ebben a Minner cikkben.

A Pomodoro technika lényege, hogy 25 perces sprinteket csinálsz. Ilyenkor mehet a ne zavarjanak, minden elcsendesdik és fókuszálsz, majd kapsz 5 perc szünetet. Megnézed jött-e fontos email, üzenet stb. és visszaülsz a következő 25 perces etapra. 4×25 perc munkárt jár neked 20-30 perc szünet, amikor viszont bűntudat nélkül foglalkozhatsz bármi mással.

Talán a legegyszerűbb mégis hatékony technika a prioritáslista állítása. Ha tudod mi fontos igazán, azzal kezded a napod/heted és nem állsz neki másnak amíg az nincs kész. Sokszor egy ilyen apró plusz tudatosság is elég ahhoz, hogy hatékonyan dolgozz és ne állj neki több feladatnak párhuzamosan.

Összegzés

Sokan esünk a multitasking csapdájába. Ez lehet akaratlanul, amikor simán csak belevágunk több kis feladatba egyszerre vagy félbehagyunk valamit hogy közben mással is foglalkozzunk, de lehet teljesen tudatos, amikor azt hisszük épp ezzel pörgünk fel és leszünk gyorsabbak. A multitasking sajnos nem működik, és bár ez egyre közismertebb, nem egyszerű leszokni róla. Próbálj meg egyszerre egy feladatra fókuszálni, amihez reméljük segítséget nyújtanak a cikkben említett technikák.

Részletesebben is olvasnál produktivitásnövelő módszerekről? Itt nézz szét:

• A milliárdosok produktivitási módszere: timeboxing, time blocking
• Félsz, hogy lemaradsz egy hírről? Mennyi hírt olvass naponta? Tartalomfogyasztási tippek
• Irodai munkát végzel? Így leszel még produktívabb
• 10 zeneszám, ami növeli a produktivitásodat [kutatás]

Forrás: Fastcompany
Quartz
Asana
Sanbonmatsu et al. (2013)
Rescuetime
Harvard Business Review