Cégvezetőként az év eleje nem csak a bejglikóma kipihenéséről szól, hanem nagy felelősséget és nyomást jelenthet. Bármilyen csábítónak tűnik visszaesni az ünnepek előtti rutinba, érdemes kicsit megállni és stratégiában gondolkozni az új évről. 2024 tervezése ugyanis már egy évvel ezelőtt megkezdődött, januárban pedig azzal az érzéssel állítunk célokat és stratégiát, hogy máris eltelt az évből 1-2 hét. Ebben a nyomásban pedig bizony sokszor elhalasztjuk vagy akár elszalasztjuk az évtervezéssel együtt járó lehetőségek kiaknázását. Mit tehetünk hát azért, hogy az újévbe történő átmenet ne kihagyott ziccerekről, hanem a vállalkozásunk építéséről szóljon?

A cikket vendégszerzőnk, Dr. Kalmár Péter, az [eureka] Consulting & Games társalapítója írta.

Egységben az erő!

Sokan nehezítő tényezőként tekintenek arra, hogy kisvállalkozások vezetőiként nemcsak a vezetői szerepükben kell helytállniuk. A kisebb létszám miatt jobban egymásra vannak utalva az emberek, az erőforrások pedig korlátozottak, ezért vezetőként még legalább két szerepet viszünk a hátunkon, annak minden felelősségével együtt. Van azonban ennek egy felszabadító oldala is – mégpedig ha a csapatunkra csapatként tekintünk a hajszában is.

Csapatot építeni ugyanis nemcsak munkaidőn kívül, vacsorával és italokkal körberakva lehet, hanem az akadályok közös leküzdésével. Ki mondta nekünk, hogy évet tervezni, stratégiát állítani csak egyedül, vezetői szinten lehet?

Vonjuk be a csapattagokat is a tervezésbe

és ezzel organikus módon fogunk lehetőséget biztosítani arra, hogy a közös célállítás, és az egy irányba evezés megtörténjen. 

A csapattagok ugyanis nem utálják a változásokat és a kihívásokat – csak azt utálják, ha döntéseket a fejük felett hozzák meg. Kérdezzük meg hát az embereinket, nekik mik a személyes céljaik 2024-re, hol szeretnék látni magukat és a céget jövő év végén – ezzel pedig két legyet is ütünk egy csapásra: egyrészt számtalan olyan lehetőség felsejlik majd, amire magunk nem is gondoltunk, másrészt a munkatársak valóban úgy érzik, hogy gondolataik és véleményül meghallgattatik, és ők maguk fontosak. Így teremthetünk bizalmat a szervezetben már az év legelső napjaiban is, miközben felelősségben is tarthatjuk egymást a célhoz vezető úton.

Elvárások kezelésekor tegyük kicsit félre azt a bizonyos vasmarkot

Sok vezető számára az végi zárás – év eleji tervezés ciklusa azért is stresszes, mert nehezen tudják feldolgozni a nem teljesült tervekkel való elszámolást. Ez sajnos egy valós probléma, de valójában nem azért, mert irreális célokat tűzünk ki. A titok nyitja az elvárásokban van.

Japán vs amerikai minta

Ha szeretnénk egy kicsit elmerülni a kulturális előítéletek tengerében, akkor ez egy remek alkalom. Gondoljuk végig, hogyan állnak bizonyos üzleti kultúrákban a tervezés folyamatához? Érdemes párhuzamba állítani a japán és az amerikai mentalitást. A japánokról az a kép él a fejünkben, hogy végletekig precíz és előretekintő emberek, akik a fegyelmet, a szabályokhoz való ragaszkodást az anyatejjel itták magukba. Velük szemben az amerikaiak a carpe diem megtestesülései, akik pár pofon után úgy állnak fel a földről, mintha csak motiváló paskolást kaptak volna.

Mindkét mentalitás magában hordozza a siker receptjét – a kérdés csak az, hogy hozzánk melyik áll közelebb, és vagyunk-e elég bátrak belekóstolni a másik módszerbe? 
A japán út a precíz tervezésről szól. Itt nem spórolhatjuk meg az időt a lehetőségek végiggondolásával, a mellékvágányok ritkításával. Mind a saját, mind a csapatunk ideje nagy része a háttérmunkával fog telni, cserében azért a tiszta célért fogunk dolgozni, hogy mi teremtsünk a piacunkon a legnagyobb értéket. Ez az érték szólhat az ügyfeleknek, a partnereknek vagy akár a saját szervezetünknek is, a lényeg, hogy akkor launch-olunk, amikor már minden fogaskerék a helyére került. Ebben a folyamatban nem az eredmények, hanem az odavezető út fog minket igazán összekovácsolni.

Az amerikai út az úgynevezett trial & error működés: egy olyan problémamegoldási módszertan, ahol a különböző megoldási lehetőségeket addig próbálgatják és tesztelik, amíg sikerrel járnak, vagy amíg felhagynak a további próbálkozással. Ez a módszertan különösen rugalmas működést tesz lehetővé, hiszen nem igényel olyan mértékű tervezést és előkészületet, mint a részletekig átgondolt folyamatok bevezetése. Hátránya, hogy alacsony bizalmi szintű vagy alacsony rezilienciaszintű szervezetben stresszt okozhat a folyamatos tesztelés és újratervezés, ezért ott ajánljuk, ahol a csapatok felkészültsége és egymás iránti bizalma már kellően erős.

Évzáró/évindító varázstippek vezetőknek

Ahhoz, hogy az évzárás és a tervezés kellően hatékony legyen a limitált erőforrások, idő és energia háromszögében, érdemes néhány praktikát bevetnünk.

1. Először is, ne féljünk az újrahasznosítástól. Sokan azt hiszik, hogy a tervezés mindig az alapoktól kell kezdődjön – azonban ez egy olyan tévhit, amellyel nemcsak több terhet rakunk magunkra, hanem még a korábbi terveinket is figyelmen kívül hagyjuk. Vegyük hát elő a tavalyi, tavalyelőtti terveket, és nézzük meg, maradtak-e még teendők, elérendő célok a bakancslistán. Mérjük fel, milyen hatékonysággal teljesítette ezeket a szervezetünk, és induljunk ebből a benchmarkból. Ha pedig minden teljesítettünk? Nos, akkor lehet nem céloztunk elég magasra, úgyhogy uccu neki 2024-ben.

2. Vizualizáljunk. A terveket leírhatjuk egy füzetbe, megoszthatjuk dokumentumokban a csapattal, de amíg csak betűk és írásjelek halmaza, nos addig nem lesz eléggé a szemünk előtt. Szó szerint. A tervek akkor igazán jók, ha nemcsak gondolatként manifesztálódnak, hanem látjuk magunk előtt. Nem véletlenül vannak tele a vizuálizációs eszközök roadmap-ekkel, folyamatábrákkal, stuktúrákkal és táblázatokkal. Bár elsőre úgy tűnhet, hogy csak a kreatív oldalunkat elégítjük ki, valójában a vizualizáció remek szolgálatot tesz ebben, hogy könnyen felidézzük vagy elővegyük év közben, hol is tartunk valójában. Elő hát a Miro-val, Canva-val vagy PowerPointtal!

3. Végezetül ne féljünk alul-, túl- vagy újravetervezni. Ugyanis reális tervek csak nagyon ritkán léteznek. És a reális terveket megvalósítani – nos sosem adják annak a sikernek az érzését, mint az irreális tervnek akár csak a közelébe kerülni. Nem baj, ha a terveink nem állnak mindkét lábbal a valóság talaján. A lényeg csak, hogy legyenek terveink, mindig legyen mihez nyúlni, mihez viszonyítani, mit kipipálni vagy módosítani. Lássuk magunk előtt, amit el szeretnénk érni, vigyük be a szervezetbe, állapodjunk meg róla, tűzzük ki közös célként. Ez fogja a céget szervezetté kovácsolni. A rossz tervnél tehát csak a nem létező a rosszabb

A kihívásokkal teli időszakokban is meg lehet teremteni tehát a megfelelő környezetet a vezetői feladatok ellátására. Ehhez az kell, hogy ne ijedjünk meg attól, hogy más szerepünkben is helyt kell állnunk, hanem igyekezzünk ezeket a szerepeket szinergiába hozni. A legfontosabb, hogy tudjuk, melyik kalap a legékesebb a fejünkön, minden más szerep csak kiegészítő, melyet a csapattagok bevonásával közösen is megoldhatunk, és még az az előnye is meglesz, hogy építjük a közösségünket, a bizalmat és a bajtársiasság érzését.

Ez jó volt, van még ilyen tartalom?

• Videós képzésünk igazi mentőöv vezetőknek: Felszabadult vezető: útmutató a delegáláshoz
• Ne ezen a 2 napon múljon a 2024-es nyereséged! Évtervezés vállalkozóknak, cégvezetőknek
• Valódi szervezetfejlesztés és HR az első alkalmazottól – KKV szinten is!
• Az 5 legnagyobb szervezetfejlesztési és HR hiba, amit a kisvállalkozóknak el kell kerülniük

Kiemelt kép: Unsplash