Munkánk során sokszor találkozunk apróbb feladatokkal, vagy nem rutinszerű munkákkal, amit el kellene végezni, de valahogy nem tudjuk beszuszakolni a napunkba. Nehéz is lenne, hiszen nem olyan rutin feladat, mint mondjuk egy e-mail elolvasása, vagy gép beállítása. De mondjuk volt egy meeting, amiben megbeszéltük, hogy csinálunk valami újat, vagy kellene fejleszteni valamit… aztán egyszerűen nem érünk oda, hogy megvalósítsuk. Ismerős? A fejlesztő cégektől lestem el egy módszert, amivel egyébként én a Minnert is jobban tudom építeni.
Nálam alap rutin tevékenység, hogy egy cikket írok, ehhez kapcsolódó feladat például a témakutatás, szakértői, piaci véleménybekérés…, na de mikor iktassam be például a weboldal menüjének átalakítását? Gondolj bele a saját ilyen feladataidba: nem rendszeres, de időnként előfordul, tudod, hogy kell csinálni, na de mikor? Főleg annak tudatában, hogy általában mindenki
úszik a melóval.
Mielőtt rátérnénk a megoldásra, jöjjön a közszolgálati (szponzori) információ: Összefogott a Minner és a Billingo, hogy a digitalizáció igazán kézzelfogható legyen egy magyar vállalkozás számára. Legyél Te is innovátor! Használd a digitális megoldásokat! Mutatjuk, hogyan kell.
Nem rutinszerű feladatok beiktatása a napodba
Azt már korábbi cikkekben átvettük, hogy a feladatok vezetésére érdemes valamilyen digitális megoldást használni, főleg akkor, ha többen is együtt dolgozunk. Na és persze az új munkatárs felvételnél is fontos az, hogy minden legyen dokumentálva, később kereshető legyen. Szóval akár
- Google Naptárt használsz – Erre is adtunk gyakorlati tippeket, olyat is, amit lehet eddig nem használtál: Google naptár használata a vállalkozásodban. Tippek, ötletek
- Trello vagy hasonló projekt-, feladatkezelő megoldást használsz: Projekttervezés, vállalkozás vezetése Trello-ban. Projekt menedzsment használata
- De akár jegyzet applikációk is jók lehetnek, mint a Google Keep, Evernote
A lopott idő és a csipp-csupp feladatok találkozása:
Az első feladat mindig az, hogy valahol kezdjük el vezetni a nem rutinszerű, apróbb feladatokat, munkákat, miniprojekteket. Akár egy fecni is lehet az asztalodon, vagy egy post-it a falon, de jobban szeretjük a digitális megoldást. Szóval kezdjétek el vezetni a cégen belül akár a Google naptárban egy ismétlődő feladatként, ami mondjuk minden hétfőn reggel megjelenik, vagy Trello-ban, vagy Google Keep, iPhone jegyzet app-ban.
Valahogy így, ahogy látod az én feladataimat.
Na most mikor tudok időt szakítani például olyanra, mint egy
- szoftver megismerésére, mint a Quick Riport, de legyen az a feladat, hogy végig kattintani a Facebook hirdetési rendszerét, vagy a Google Workspace-t, vagy feldolgozni egy tréninganyagot, amire a cégnél beiratkoztunk, vagy éppen a MinnerAkadémián megvásárolt videókurzust?
- vagy olvastad a Minneren a Milliárdos forgalmuk van. Mit csinálnak online? cikket és rájöttél át kell alakítani a menüt.
- vagy írni egy e-mailt, brief-et a tárhelyszolgáltatónak, hogy …
Nehéz beleszuszakolni azokat a feladatokat a feladatkezelőkbe, digitális megoldásokba, amelyek nem rendszeresen fordulnak elő a napi munkamenetben vagy nem kapcsolódnak a bejáratott céges folyamatokhoz.
A megoldás:
- Ebéd előtt van még 20-40 perc, és ahelyett, hogy elszórakoznánk az időt, adunk egy esélyt a napi 1%-os fejlődésnek. (Persze kivételt képez ez alól, ha Minner cikket olvasol.)
- Nap végén, amikor még van 20-40 perc, de már nem kezdesz neki nagy feladatnak.
- Akár reggelente, vagy hétvégén
- Meeting, megbeszélés előtt, tárgyalás előtt / után,
- Valakire várva (legalább kezdj neki a feladatnak)
- Ha csak 5 perced van, akkor például bejelentkezéssel együtt is belefér egy 3 perces hasznos üzleti anyag a Minnerről. Tudod az Ingyenes üzleti tudásanyag – 3 perc Minner biznisz
Eddig is volt lopott időd, csak nem tudtad, hogy akkor mihez is fogj hozzá.
Ilyen egyszerű volt! Menni fog?!
Van itt még sok ilyen cikk, bár ez most rövidebb volt, de nézd csak milyen jó anyagok lapulnak még itt:
- Projekttervezés, vállalkozás vezetése Trello-ban. Projekt menedzsment használata
- Hőtérkép a weboldaladról. Tudd meg, mit csinálnak a látogatóid. Hotjar használata
- Ideje redizájnolni a weboldalad. Akár WordPress oldalad van, akár más
A Billingo a Digitális Ninja rovat támogatásával is sokat segített, hogy kiaknázd a digitalizációban rejlő lehetőségeket. Ha már rákanyarodtál erre az útra, ne állj meg – nézz körül Billingo digitális megoldásai között, és kezdd el őket használni! Digitalizációra, innovációra fel! Kattints ide!
Fotó: Luis Villasmil / Unsplash
