Zero inbox. A hatékony e-mail kezelés módszere

Dátum

Megosztás

Mennyi olvasatlan e-mailnél jársz? De talán nem is így kellene feltennem a kérdést, mert egyértelmű, hogy nincs időnk mindent is megnézni, sőt válaszolni rá. Szeretnéd hatékonyabbá tenni az e-mail kezelést? Időnként stresszelsz az e-mail fiókod miatt? Na de ha egy vállalkozás e-mailjeiről van szó, akkor jó, ha törekszünk a hatékonyságra és szinte mindegyik levelet megválaszoljuk. A cél az, hogy ne folyamatosan az e-mailjeidet nézd, hogy ne kavarodj bele a megválaszolásra váró e-mailjeidbe, vagy a visszakeresésbe. Az alábbi tippeket természetesen a magánlevelezésedben is tudod hasznosítani.

A cikk megírásában Tóth Árpád videótananyaga segített, ami a produktivitásról szól. Természetesen a MinnerAkadémián találod meg ezt a kurzust.

Összefogott a Minner és a Billingo, hogy a digitalizáció igazán kézzelfogható legyen egy magyar vállalkozás számára. Legyél Te is innovátor! Használd a digitális megoldásokat! Mutatjuk, hogyan kell. 

10 év folyamatos e-mail olvasás! Mennyi minden mást is csinálhatnál!

Egy átlagos irodai dolgozó (főleg 5 főnél nagyobb cégekről beszélünk) naponta átlagosan 2,5 órát tölt emailek olvasásával, megválaszolásával. Ebből 1,8 órán át olyan emailekkel foglalkozik, ami irreleváns a munkájával kapcsolatban (CC és BCC emailek). Ez 45 éves munkaviszonynál 10 évet jelent. (Forrás: Forbes.com)

A zero inbox módszer

Merlin Mann nevéhez fűződik a módszer kitalálása, aki egy Google Tech Talk rendezvényen mutatta be a saját módszerét, life hack-jét még anno 2007-ben. Igen, akkor is már probléma volt az sok e-mail kezelése. Sokaknál frusztrációt okoz, hát még a sok elpazarolt idő!

A módszer: Kezeld úgy az e-mail fiókodat, mintha az egy fizikai postaláda lenne. Azaz a cél, hogy

kiürítsd a postaládádat!

Megnyitod és a bent lévő levéllel azonnal csinálsz valamit.

Beérkezik egy levél, akkor azzal a következőt csináld:

  • Ha nem kell megválaszolni, se követni (pl. nem vársz válaszra valakitől, ami fontos…) akkor archiváld. Adott e-mail rendszer esetében tedd át az archiválás mappába (ha nincs, hozz létre egyet). Ha archiválod (nem törlöd), akkor azt később is megtalálod.
  • Ha meg kell válaszolni, akkor válaszold meg azonnal, vagy tedd be a megválaszolandó mappába.
  • Ha feladatod van vele kapcsolatban, akkor tedd át a Feladatok mappába, vagy a megválaszolandó mappába, vagy a To do / feladatok mappába. A levelezőkben könnyű létrehozni új mappákat, akár a Beérkező leveleken belül. De előnye, hogy kikerül a levél a beérkező mappába. A másik ötlet, hogy ha van produktivitás alkalmazásod, írd be a tárgymezőt feladatként, hogy biztosan emlékezz rá (pl. Asana, ClickUp, Trello, Evernote…) .
  • Ha spam, töröld egyből.
  • Ha egy feladattal végeztél, archiválod, ha egy megválaszolandó levélre válaszoltál, archiválod.
  • Használd a szundi módot arra, hogy később is eléd kerüljön egy levél, amivel foglalkoznod kell.
  • Tehát a végeredmény: a beérkező / elsődleges mappád üres egy adott pillanatban. A megválaszolandó levelek külön vannak (csak 1-2 van benne), ha adott e-maillel kapcsolatban feladatod van és azt válaszban el is kell küldened, külön mappába teszed. Ha egy levéllel már nincs dolgod, akkor archiválod.
  • További tippek ehhez a produktivitási képzésben.

Tudom, mire gondolsz! Szép és jó, de neked ott van egy halom levél a beérkezőben, és hát most azzal mit csinálj?! Na, a kép alatt erre is adok egy jó tippet!

Azt kell elérned, hogy a napi e-mail rendezésed után ezt a képet lásd:

Tóth Árpád produktivitás képzéséből egy képernyőfotó – MinnerAkadémia

Mit csinálj akkor, ha nem friss az e-mail fiókod? És ezt szeretnéd alkalmazni? – Másik módszer.

  • Egyik megoldás, hogy az összes levelet átpakolod egy olyan mappába, aminek ezt a neved adod: Mai dátum – Archivált levelek (pl. 2021. 02. 22 – Archivált levelek
  • Másik megoldás – jobb): Marad a sok levél, de amint újabb érkezik onnantól fogva a következőt csinálod:
    • Ha foglalkoznod kell a levéllel, átteszed a Foglalkoznom kell mappába
    • Ha nem, akkor békén hagyod.
    • Igazából itt fordított zero inbox-od van. A beérkező lehet tele van, de van egy mappa, amibe csak azt teszed, amivel épp van feladatod, ha azzal végeztél, akkor az onnan kikerül. Karbantartod azt a mappát, jobb esetben max 1-10 levél van benne.

További tippek a produktivitási képzésben.

Mennyiszer nézd meg a leveleidet?

Árpád az oktatásban a GTD módszerre is megtanít. A Getting Things Done rövidítése. A teendők rendszerezéséről szól. Ezt az elvet belevisszük az e-mailezésbe is. A tanácsunk az, hogy naponta maximum 2-szer tedd ezt, és lehetőleg pont akkor, amikor éppen a feladataidat rendszerezed. Ezt láttad az előző bekezdésben is tanácsként.

A GTD rendszer alapja, hogy bármivel is találkozol, akkor tedd fel magadnak a kérdést, hogy

kell-e valamit vele csinálni, és ha igen mit?

Ezt aztán pont rá lehet húzni az e-mailekre. Jó tanács még ennél, hogy fel kell tenned magadnak a kérdést: 2-3 perc alatt el tudod intézni? Ha igen, akkor intézd el, ha nem, akkor rendszerezd.

Ha a 4 órás munkahét című könyvet is olvastad, akkor ott is külön rész van az e-mailek kezeléséről.

Ez jó! Van még ilyen anyagotok? Most lett időm is!

A Billingo a Digitális Ninja rovat támogatásával is sokat segített, hogy kiaknázd a digitalizációban rejlő lehetőségeket. Ha már rákanyarodtál erre az útra, ne állj meg – nézz körül Billingo digitális megoldásai között, és kezdd el őket használni! Digitalizációra, innovációra fel! Kattints ide!

Forrás: Forbes.com, Minnerakadémia

Mándó Milán
Mándó Milán
Azt az üzleti blogot írom, amit én is szívesen olvasnék. A célom, hogy nap mint nap benntartsalak az üzleti flowban, fenntartsam a lelkesedésed! 9 éve foglalkozom azzal, hogy vállalkozások működését fejlesztem, újítom meg. Imádom az üzleti statisztikákat, stratégiákat, kutatásokat és ezeket mind összekapcsolni. És ebben segítek neked a cikkekben, oktatásokban, sőt akár chaten is!

A LifeTILT dráma vagy egy új kezdet? Exkluzív beszélgetés Balogh Tamással

A napokban belefutottam a LifeTILT legfrissebb posztjába, amiben az új márkatulajdonos leírja, hogy szeretnének visszatérni a LifeTILT korábbi szellemiségéhez, látványvilágához. Nos a kommentelők és úgy...

Tűnj ki a tömegből kézművesként! Kézműves vállalkozó marketing tippek

Kézművesként nem könnyű kitűnni sok száz másik alkotó közül. Főleg, hogy nem is csak velük, de még a tömeggyártott alternatívákkal is versenyzel a lehetséges...

Ajándékozz olyat, ami hasznot termel és az inflációt is kiröhögi

Az ünnepi időszakban is érdemes felnézned a MinnerAkadémiára, mert már ajándékba is vehetsz online üzleti képzést. Garantáljuk, hogy ez az ajándék nem végzi a...

Innovációs csapat létrehozása. Gyorsan növekvő cégek 6. rész

Ha gyorsabban akarunk növekedni, akkor ide bizony új eszközkészlet, új rutinok, új dolgok kellenek. Ehhez elengedhetetlen, sőt már-már magával értetődő, hogy bevonjuk a csapatunkat....

Ezért nem működik a homeoffice? Tesla Cybertruck – beperelnek, ha eladod? Üzleti könyvajánló

A LIDL és a Rossmann bejelentette, hogy a dolgozóknak a december 24-i napot megadja szabadnapnak. Ez az új dolgozói juttatás? Milyen a hazai homeoffice...

Így dolgozz sikeresen a Z generációval!

Tudtad, hogy 4-ből 3 vezető szerint a Z generáció képviselőivel kifejezetten nehéz együttdolgozni? Hogy a Z generáció tagjait sűrűbben szokták elbocsátani, mint a...

„Ebből meg lehet élni?” „Miért nem keresel egy rendes munkát?” – Miért van ez a jelenség?

Az emberek 99%-a ma is hülyének nézne, ha azzal állnék elő, hogy el fogok indítani egy médiaoldalt, méghozzá üzleti témában. Nem bíztatnának, sőt mondhatni...

Big Ben pufferdzsekiben? – A nagy CGI gerillamarketing

Ha használod a TikTokot, és te is azok közé tartozol, akik még “csak ezt az egy videót megnézik”, akkor biztos szembejött a Big Ben...

Értékesíts ajándékkártyát! 20-30%-kal növelheti a forgalmad! + üzleti ötlet

Igazi magas labda, amit le kell tudnod csapni! Az ajándékkártya bevezetése egy vállalkozásba igencsak gyorsan megtörténhet, és ünnepi időszak (de ezen kívüli is) alatt...