Mennyi olvasatlan e-mailnél jársz? De talán nem is így kellene feltennem a kérdést, mert egyértelmű, hogy nincs időnk mindent is megnézni, sőt válaszolni rá. Szeretnéd hatékonyabbá tenni az e-mail kezelést? Időnként stresszelsz az e-mail fiókod miatt? Na de ha egy vállalkozás e-mailjeiről van szó, akkor jó, ha törekszünk a hatékonyságra és szinte mindegyik levelet megválaszoljuk. A cél az, hogy ne folyamatosan az e-mailjeidet nézd, hogy ne kavarodj bele a megválaszolásra váró e-mailjeidbe, vagy a visszakeresésbe. Az alábbi tippeket természetesen a magánlevelezésedben is tudod hasznosítani.

A cikk megírásában Tóth Árpád videótananyaga segített, ami a produktivitásról szól. Természetesen a MinnerAkadémián találod meg ezt a kurzust.

Összefogott a Minner és a Billingo, hogy a digitalizáció igazán kézzelfogható legyen egy magyar vállalkozás számára. Legyél Te is innovátor! Használd a digitális megoldásokat! Mutatjuk, hogyan kell. 

10 év folyamatos e-mail olvasás! Mennyi minden mást is csinálhatnál!

Egy átlagos irodai dolgozó (főleg 5 főnél nagyobb cégekről beszélünk) naponta átlagosan 2,5 órát tölt emailek olvasásával, megválaszolásával. Ebből 1,8 órán át olyan emailekkel foglalkozik, ami irreleváns a munkájával kapcsolatban (CC és BCC emailek). Ez 45 éves munkaviszonynál 10 évet jelent. (Forrás: Forbes.com)

A zero inbox módszer

Merlin Mann nevéhez fűződik a módszer kitalálása, aki egy Google Tech Talk rendezvényen mutatta be a saját módszerét, life hack-jét még anno 2007-ben. Igen, akkor is már probléma volt az sok e-mail kezelése. Sokaknál frusztrációt okoz, hát még a sok elpazarolt idő!

A módszer: Kezeld úgy az e-mail fiókodat, mintha az egy fizikai postaláda lenne. Azaz a cél, hogy

kiürítsd a postaládádat!

Megnyitod és a bent lévő levéllel azonnal csinálsz valamit.

Beérkezik egy levél, akkor azzal a következőt csináld:

• Ha nem kell megválaszolni, se követni (pl. nem vársz válaszra valakitől, ami fontos…) akkor archiváld. Adott e-mail rendszer esetében tedd át az archiválás mappába (ha nincs, hozz létre egyet). Ha archiválod (nem törlöd), akkor azt később is megtalálod.
• Ha meg kell válaszolni, akkor válaszold meg azonnal, vagy tedd be a megválaszolandó mappába.
• Ha feladatod van vele kapcsolatban, akkor tedd át a Feladatok mappába, vagy a megválaszolandó mappába, vagy a To do / feladatok mappába. A levelezőkben könnyű létrehozni új mappákat, akár a Beérkező leveleken belül. De előnye, hogy kikerül a levél a beérkező mappába. A másik ötlet, hogy ha van produktivitás alkalmazásod, írd be a tárgymezőt feladatként, hogy biztosan emlékezz rá (pl. Asana, ClickUp, Trello, Evernote…) .
• Ha spam, töröld egyből.
• Ha egy feladattal végeztél, archiválod, ha egy megválaszolandó levélre válaszoltál, archiválod.
• Használd a szundi módot arra, hogy később is eléd kerüljön egy levél, amivel foglalkoznod kell.
• Tehát a végeredmény: a beérkező / elsődleges mappád üres egy adott pillanatban. A megválaszolandó levelek külön vannak (csak 1-2 van benne), ha adott e-maillel kapcsolatban feladatod van és azt válaszban el is kell küldened, külön mappába teszed. Ha egy levéllel már nincs dolgod, akkor archiválod.
• További tippek ehhez a produktivitási képzésben.

Tudom, mire gondolsz! Szép és jó, de neked ott van egy halom levél a beérkezőben, és hát most azzal mit csinálj?! Na, a kép alatt erre is adok egy jó tippet!

Azt kell elérned, hogy a napi e-mail rendezésed után ezt a képet lásd:

Mit csinálj akkor, ha nem friss az e-mail fiókod? És ezt szeretnéd alkalmazni? – Másik módszer.

• Egyik megoldás, hogy az összes levelet átpakolod egy olyan mappába, aminek ezt a neved adod: Mai dátum – Archivált levelek (pl. 2021. 02. 22 – Archivált levelek
• Másik megoldás – jobb): Marad a sok levél, de amint újabb érkezik onnantól fogva a következőt csinálod:
  • Ha foglalkoznod kell a levéllel, átteszed a Foglalkoznom kell mappába
  • Ha nem, akkor békén hagyod.
  • Igazából itt fordított zero inbox-od van. A beérkező lehet tele van, de van egy mappa, amibe csak azt teszed, amivel épp van feladatod, ha azzal végeztél, akkor az onnan kikerül. Karbantartod azt a mappát, jobb esetben max 1-10 levél van benne.

További tippek a produktivitási képzésben.

Mennyiszer nézd meg a leveleidet?

Árpád az oktatásban a GTD módszerre is megtanít. A Getting Things Done rövidítése. A teendők rendszerezéséről szól. Ezt az elvet belevisszük az e-mailezésbe is. A tanácsunk az, hogy naponta maximum 2-szer tedd ezt, és lehetőleg pont akkor, amikor éppen a feladataidat rendszerezed. Ezt láttad az előző bekezdésben is tanácsként.

A GTD rendszer alapja, hogy bármivel is találkozol, akkor tedd fel magadnak a kérdést, hogy

kell-e valamit vele csinálni, és ha igen mit?

Ezt aztán pont rá lehet húzni az e-mailekre. Jó tanács még ennél, hogy fel kell tenned magadnak a kérdést: 2-3 perc alatt el tudod intézni? Ha igen, akkor intézd el, ha nem, akkor rendszerezd.

Ha a 4 órás munkahét című könyvet is olvastad, akkor ott is külön rész van az e-mailek kezeléséről.

Ez jó! Van még ilyen anyagotok? Most lett időm is!

• Irány a Minnerakadémia produktivitás kurzusa, ahol további azonnal használható tanácsokat kapsz: Vége a halogatásnak, produktivitás tudásanyag
• Vigyázz! Ez már üzleti produktivitás 2.0: Céges műszerfal 2.0 – Minden egy helyen
• 10 zeneszám, ami növeli a produktivitásodat [kutatás]
• Mi a flow? Hogyan lehetünk produktívabbak, hogyan tudunk folyamatosan teljesíteni. Megállíthatatlannak érzem magam!

A Billingo a Digitális Ninja rovat támogatásával is sokat segített, hogy kiaknázd a digitalizációban rejlő lehetőségeket. Ha már rákanyarodtál erre az útra, ne állj meg – nézz körül Billingo digitális megoldásai között, és kezdd el őket használni! Digitalizációra, innovációra fel! Kattints ide!

Forrás: Forbes.com, Minnerakadémia