szombat, február 27, 2021

Zero inbox. A hatékony e-mail kezelés módszere

Mennyi olvasatlan e-mailnél jársz? De talán nem is így kellene feltennem a kérdést, mert egyértelmű nincs ídőnk mindent is megnézni, sőt válaszolni rá. Szeretnéd hatékonyabbá tenni az e-mail kezelést? Időnként stresszelsz az e-mail fiókod miatt? Na, de ha egy vállalkozás e-mailjeiről van szó, akkor jó ha törekszünk a hatékonyságra, és szinte mindegyik levelet megválaszolunk. A cél az, hogy ne folyamatosan az e-mailjeidet nézd, hogy ne kavarodj bele a megválaszolásra váró e-mailjeidbe, vagy a visszakeresésbe. Az alábbi tippeket természetesen a magánlevelezésedben is tudod hasznosítani.

A cikk megírásában Tóth Árpád videótananyaga segített, ami produktivitásról szól. Természetesen a MinnerAkadémián találod meg ezt a kurzust.

10 év folyamatosa e-mail olvasás! Mennyi minden mást is csinálhatnál!

Egy átlagos irodai dolgozó (főleg 5 főnél nagyobb cégekről beszélünk) naponta átlagosan 2,5 órát tölt emailek olvasásával, megválaszolásával. Ebből 1,8 órán át olyan emailekkel foglalkozik, ami irreleváns a munkájával kapcsolatban (CC és BCC emailek). Ez 45 éves munkaviszonynál 10 évet jelent. (Forrás: Forbes.com)

A zero inbox módszer

Merlin Mann nevűhez fűződik a módszer kitalálása, aki egy Google Tech Talk rendezvényen mutatta be a saját módszerét, life hack-jét még anno 2007-ben. Igen, akkor is már probléma volt az sok e-mail kezelése. Sokaknál frusztrációt okoz, hát még a sok elpazarolt idő!

A módszer: Kezeld úgy az e-mail fiókodat, mintha az egy fizikai postaláda lenne. Azaz a cél, hogy

kiűrítsd a postaládádat!

Megnyitod, és a bent lévő levéllel azonnal csinálsz valamit.

Beérkezik egy levél, akkor azzal a következőt csináld:

  • Ha nem kell megválaszolni, se követni (pl. nem vársz válaszra valakitől, ami fontos…) akkor archiváld. Adott e-mail rendszer esetében tedd át az archiválás mappába (ha nincs hozz létre egyet). Ha archiválod (nem törlöd), akkor azt később is megtalálod.
  • Ha meg kell válaszolni, akkor válaszold meg azonnal, vagy tedd be a megválaszolandó mappába.
  • Ha feladatod van vele kapcsolatban, akkor tedd át a Feladatok mappába, vagy a megválaszolandó mappába, vagy a To do / feladatok mappába. A levelezőkbe könnyű létrehozni új mappákat, akár a Beérkező leveleken belül. De előnye, hogy kikerül a levél a beérkező mappába. A másik ötlet, hogyha van produktivitás alkalmazásod, írd be a tárgymezőt feladatként, hogy biztosan emlékezz rá (pl. Asana, ClickUp, Trello, Evernote…) .
  • Ha spam, töröld egyből.
  • Ha egy feladattal végeztél archiválod, ha egy megválaszolandó levélre válaszoltál, archiválod.
  • Használd a szundi módot arra, hogy később is eléd kerüljön egy levél, amivel foglalkoznod kell.
  • Tehát a végeredmény: a beérkező / elsődleges mappád üres egy adott pillanatban. A megválaszolandó levelek külön vannak (csak 1-2 van benne), ha adott e-maillel kapcsolatban feladatot van és azt válaszban el is kell küldened külön mappába teszed. Ha egy levéllel már nincs dolgot, akkor archiválod.
  • További tippek ehhez a produktivitási képzésben.

Tudom mire gondolsz! Szép és jó, de neked ott van egy halom levél a beérkezőben, és hát most azzal mit csinálj! Na a kép alatt erre is adok egy jó tippet!

Azt kell elérned, hogy a napi e-mail rendezésed után ezt a képet lásd:

Tóth Árpád produktivitás képzéséből egy képernyőfotó – MinnerAkadémia

Mit csinálj akkor, ha nem friss az e-mail fiókod? És ezt szeretnéd alkalmazni? – Másik módszer.

  • Egyik megoldás, hogy az összes levelet átpakolod egy olyan mappába, aminek ezt a neved adod: Mai dátum – Archivált levelek (pl. 2021. 02. 22 – Archivált levelek
  • Másik megoldás – jobb): Marad a sok levél, de amint újabb érkezik onnantól fogva a következőt csinálod:
    • Ha foglalkoznod kell a levéllel átteszed a Foglalkoznom kell mappába
    • Ha nem, akkor békén hagyod.
    • Igazából itt fordított zero inbox-od van. A beérkező lehet tele van, de van egy mappa, amibe csak azt teszed, amivel épp van feladatot, ha azzal végeztél, akkor az onnan kikerül. Karbantartod azt a mappát, jobb esetben max 1-10 levél van benne.

További tippek a produktivitási képzésben.

Mennyiszer nézd meg a leveleidet?

Árpád az oktatásban a GTD módszerre is megtanít. A Getting Things Done rövidítése. A teendők rendszerezéséről szól. Ezt az elvet belevisszük az e-mailezésbe is. A tanácsunk az, hogy naponta maximum 2-szer tedd ezt, és lehetőleg pont akkor, amikor éppen a feladataidat rendszerezed. Ezt láttad az előző bekezdésben is tanácsként.

A GTD rendszer alapja, hogy bármivel is találkozol, akkor tedd fel magadnak a kérdést, hogy

kell-e valamit vele csinálni, és ha igen mit?

Ezt aztán pont rá lehet húzni az e-mailekre. Itt jó tanács még ennél, hogy fel kell tenned magadnak, hogy 2-3 perc alatt el tudod intézni? Ha igen, akkor intézd el, ha nem akkor rendszerezd.

Hogyha a 4 órás munkahét című könyvet is olvastad, akkor ott is külön rész van az e-mailek kezeléséről.

Ez jó! Van még ilyen anyagotok? Most lett időm is!

Forrás: Forbes.com, Minnerakadémia

Mándó Milán
Azt az üzleti blogot írom, amit én is szívesen olvasnék. A célom, hogy nap mint nap benntartsalak az üzleti flowban, fenntartom a lelkesedésed!. 6 éve foglalkozom azzal, hogy vállalkozások üzleti modelljét alakítom át, újítom meg. Imádom az üzleti statisztikákat, stratégiákat, kutatásokat és ezeket mind összekapcsolni. És ebben segítek neked is a cikkekben, oktatásokban, sőt akár chaten is!

Instant posztok

MinnerInstant

Néhány napja írtunk egy cikket, amiben teljeskörűen bemutatjuk a hazai vonalkód igénylés menetét. Ide bemásolom az árral kapcsolatos részt:

A GS1 rendszerébe való bekerülés egyszeri díja 35.000 Ft.
A rendszer éves (365 napos) licencdíja bevételfüggő:

Forrás: https://gs1hu.org/data/documents/Dijjegyzek_2021.pdf

Együtt kiszámoltuk (lásd a cikkben), pontosan hány jegyű cégprefixre van szükséged, ennek regisztrációs díját értelemszerűen az határozza meg, melyik számtartományba kerülsz: 10 jegyű kódigénylés esetén 19.500 Ft, 9 jegyűnél 30.000 Ft, 6 jegyűnél már 225.000 Ft – bár valószínűleg nincs és nem is lesz ennyi terméked. A regisztrációban benne van az első év licencdíja, de ennek is lesz évente költsége: prefixenként 16.000 Ft / év.
Ezután jöhet a GTIN-8 azonosító szám: 4000 Ft a regisztráció, valamint az éves licencdíj is ugyanennyibe kerül kódonként.

Vonalkód igénylés részletesebben. Kattints ide!

MinnerInstant

Több áramot fogyaszt a bitcoin, mint egész Argentina.

Ennél szemléletesebb ábra a következő. Bitcoin vs Visa tranzakciók energiaigénye. A Visa alatt azért ott van a 100 000 tranzakció is…. Huhh!

Érdekes! Na, de most tombol a kriptoláz! A kripto alapozó cikksorozatunk segíthet benne, hogy átlásd miről szól a kirptovaluta piac, mit kell tudni a bitcoinról… Kattints ide!

MinnerInstant

Martincsek Zsolt seo szakértőnk posztolta ezt a Minner Extra zárt csoportba:

A következő email címek meg fognak szűnni május 31. után! De már március 31.-től technikai korlátozások lesznek a fiókokban.Ha van például email listád, akkor nézd át, én fogok küldeni egy tájékoztató hírlevelet is nekik.@upcmail.hu, @chello.hu, @monornet.hu, @upctelekom.huItt a hivatalos tájékoztató: https://www.vodafone.hu/termekkivezetes/#webmail

U.i.: A legjobb, hogy ezt az infót nekem is egy feliratkozóm írta meg, akit érint ez és már magától fel is iratkozott egy másik email címével! – írta Zsolt.

MinnerInstant

Egy egész országot lekapcsolt a hírekről a Facebook.A Facebook egy önálló cég, nem az internet, ezért sem szabad 1000%-ban rá támaszkodni. Az ausztrálok tapasztalták ezt meg a héten, amikor is a Facebookon lekapcsolták a médiaoldalakat, sőt nem is lehet megosztani a portálok híreit a közösségi médiaoldalon. A drasztikus és barátságtalan lépésre azért szánta el magát a cég, mert az ausztrálok rá akarták kényszeríteni, fizessen ezentúl a híreket előállító oldalaknak az oldalain megjelenő tartalmakért.

Ezzel szemben a Google fizetni fog azért, hogy lényegében profitál a hírekből. A Google korábban már megegyezett az országgal. Legutóbb Robert Murdoch médiacége, a News Corp. jelentette be, hogy megegyezésre jutott a Google-el, aki hajlandó lesz nekik a jövőben fizetni a felhasznált tartalmakért cserébe.

Sok hazai vállalkozó szenved most a Facebook által egyre szaporodó tiltásokkal, amelyek 99,99%-ban tévesnek bizonyulnak. Letiltott hirdetési fiókok, elvett Facebook oldalak, sőt lekapcsolt ártatlan csoportok. Beszéltünk ennek kivédésről és megoldásokról ebben a podcastban: Facebook hirdetési fiók visszaszerzése tiltás után [podcast]

Forrás: Napi

MinnerInstant

Ha úgy nézzük a Koronás kristálycukornál is értelmesen kezelték a helyzetet az emberek. Így nem meglepő, hogy a sör sem szenvedett hátrányt, sőt néha az emberek a sörön poénkodva vezették le egy kicsit a vírushelyzet okozta feszültséget.

Forrás: Cbs, inews

MinnerInstant

Adótraffipax, 2021. Idén is elárulták merre vizsgálódnak főleg: Tételesen a 2021-es év kiemelt vizsgálati területei:

  • e-kereskedelem,
  • építőipar,
  • az élelmiszeriparral és a mezőgazdasággal összefüggő áruk, termények forgalmazása, beszerzése (cukor, étolaj, sajt, kávé, csokoládé, liszt, ásványvíz, üdítőital, mák, dióbél, rizs, szója, műtrágya),
  • használtgépjármű- és gépjárműalkatrész-kereskedelem, valamint gépjárműjavítás,
  • ingatlanközvetítés,
  • számítástechnikai termékek kereskedelme,
  • turizmus, vendéglátás, szálláshely-szolgáltatás,
  • zöldség- és gyümölcs-nagykereskedelem

Forrás: Index, Nav


Megnézem a többi Instant üzleti posztot! 

További friss cikkek