Számlák összegyűjtése, letöltése, feltöltése időigényes feladat, sőt macerás is, amikor letöltöd, aztán újra fel. A Quick csapata mintha a jövőbe látna, vagy a felhasználóik fejébe és létrehoztak egy böngésző bővítményt. Az új frissítéssel pedig még több szituációban kapjuk meg, hogy egy gombnyomással a számla, bizonylat a rendszerbe lesz. De ne menjünk ennyire előre? Miért is van erre szüksége egy vállalkozásnak? Mi ez a Quick?
A Quick olyan, mint egy vállalatirányítási rendszerből csak a pénzügy / kontrolling modult kivennénk és az meglepően kedvező áron kapnánk. Egy fejlődő cég életben eljön az a pillanat, amikor jobban át szeretné látni a pénzügyeit. A sikeres cégek rovatban feldolgozott (már) 20 cégnél is kirajzolódott, hogy a növekedés egyik motorja az volt, amikor legalább havi szinten rálátást kapott a vezetőség a cég aktuális pénzügyi helyzetére (Abonett, BiotechUSA, Euronics).
A riportáláson kívül még előny még az is, hogy a könyvelő is tud ebből dolgozni, ami szintén gördülékennyé teszi a pénzügyek, könyvelés, adózás adminisztrációját.
Túljutottunk a félig száraz információkon, és még lehet nem érzed azt, hogy ez most mindenképpen kell nekem. De mégis mi olyan nagy ebben?
Én azt mondom a fenti alap, bár itthon ilyen rendszerrel még nem találkoztam, de Quick ereje, előnye nem is ebben van, hanem a dokumentumok feldolgozásában.
Feltöltesz egy dokumentumot és a fejlett OCR technológia révén intelligens dokumentum feldolgozást kapunk a rendszerben. A feltöltött számlából a Quick az OCR és egy csipetnyi mesterséges intelligencia segítségével kinyeri a megfelelő adatokat. Sőt ezután még történik varázslat, mert automatikus címkézés segítségével a számlákat, bizonylatokat további dimenziókba helyezhetjük (költséghely, telephely, termék….) ami jól jön a pénzügyek elemzésénél (kontrollingnál).
NAV számlák párosítása, külföldi számlaadatok felismerése, Okosbox funkció és még sorolhatnám mennyi hasznos funkció. De most a bővítmény miatt készült a cikk.
Quick Chrome bővítmény
A QUiCK Chrome‑bővítménnyel a böngészőben megnyitott PDF-eket vagy dokumentumokat egy kattintással felviheted a QUiCK rendszerébe. A dokumentumok körül megjelenő „Q” gombbal közvetlenül kiválaszthatod a céget és dokumentumtípust, majd azonnali visszajelzést kapsz a sikeres feltöltésről.
Fő előnyök:
- Automatikusan felismeri a feltölthető dokumentumokat.
- Egy kattintással történő, gyors és hibamentes bevitel.
- Intuitív felület a dokumentumtípus és kontextus megadásához.
- OCR és NAV-adat-összepárosítás: a QUiCK rendszere automatikusan feldolgozza a számlaadatokat.
Itt például e-mailben látható számlát küldtem egyből be a rendszerbe a Chrome böngészőben nyitottam meg az e-mailem.
Miért érdemes telepítened?
- Jelentős időmegtakarítás.
- Személyre szabott és célzott dokumentumfeltöltés.
- Teljes integráció a QUiCK pénzügyi környezetével.
De nem elég, ha az e-mail kerül továbbításra a rendszerbe?
Igen ezt is meglehet csinálni, de hozok néhány szituációt, amikor ez jól jön:
1. Több csatolmány egy levélben: Gyakori, hogy egy e-mail két PDF-et tartalmaz – pl. számlát és nyugtát. A QUiCK mindkettőt feltölti, még ha csak a számlára lenne szükség. Ilyenkor a felhasználónak kell különválasztani, letölteni, újraküldeni – hibalehetőséggel, időigénnyel.
2. Csatolt logó, mint hibás dokumentum: Ha a levélhez csatolt logó (pl. PNG) is érkezik, a rendszer ezt is számlaként értelmezheti. Ez felesleges vagy akár veszélyes törlésekhez vezethet.
3. Nincs csatolmány, csak letöltési link: Sok szolgáltató már nem küldi a számlát mellékletként, csak egy linket ad. Ebben az esetben kézzel kell belépni, letölteni, majd e-mailben csatolni – a folyamat megszakad, automatizáció nehézkes.
4. Portfolió kezelés: Ha pl. egy cégcsoportot kezelő pénzügyesként egy fiókba több cég számláit gyűjtöm, akkor az egy email címre továbbítás lehetetlen. Lehet alias címeket használni (pl. ceg1@, ceg2@), de ez könnyen hibázható, nem skálázható megoldás.
5. Külön technikai e-mail cím dokumentumtípusonként: Ha számlán kívül más típusú iratokkal is operálsz már a QUiCKben, azt külön technikai e-mail címen tudod megtenni. Ez gyakran félreértést, hibás küldést eredményez – még profi felhasználóknál is.
Merre tovább?
Próbáld ki 30 napig ingyen a Quick-et. Természetesen ilyenkor még csak megismered a felületet, Ne görcsölj rá arra, hogy régi adatokat nem töltöd fel. kezdd el egyik hónaptól használni és rövid időn belül egyre több adatod lesz. Heti 3 óra Quickezés igazán jó befektetés.
