Akár egy vállalkozónak vagy egy munkatársnak a legkevesebb miből van? Időből. Ma a legsikeresebb cégek amit csak tudnak automatizálnak. Ilyen feladat lehet például a fizetési felszólítások, emlékeztetők küldése is. De miért nem utalnak a cégek? Gondolj bele, mennyi helyen elcsúszhat a dolog. Tapasztalatom, hogy még a megbízható cégeknél is megesik az ilyen, mármint az, hogy elfelejtetnek utalni, csúsznak a fizetéssel… Ezért is érdemes emlékeztető emailt küldeni a még esedékes fizetésről.
Eddig így csináltad
Valószínűleg sokszor gondoltad már úgy, hogy hiábavaló egyenként megírni az emlékeztető e-mail-eket. Bár elsőre nem tűnhet soknak a kiküldésre fordított idő, de sok számlánál már tényleg felesleges munkának látszik. Főleg most már, hogy minden eszköz adott ahhoz, hogy ne kelljen ezzel szöszmötölni.
Automatizáld
A számlázóprogramokban van olyan funkció, hogy az olyan számlák esetében, amiknél nem érkezett még be az ellenérték, egy emlékeztető emailt küld ki a rendszer. Ezt lehet automatizálni is. A Számlázz.hu-nál a fiókbeállításokban találod meg ennek a funkciónak a beállítását (én is ezt használom): az Értesítő fülre kell kattintani. Itt megadhatod azt is, hogy milyen szövegezéssel küldje ki a rendszer az emailt.
Még díjbekérő esetén is tudsz küldeni emlékeztetőt. Tudod, a díjbekérőt azért érdemes használni, mert: ez egy pro forma számla, ami megelőzi a számlakiállítást. Volt már olyan eset, hogy valamiért nem érkezett be az ellenértéke egy számlának, de közben áfa fizetési kötelezettséged lett az adóhatóság felé? Az ilyen esetek kivédésére is jó a díjbekérő. A Számlázz.hu-nál a díjbekérő alapján könnyen ki tudom állítani a számlát is, csak egy kattintás.
További előnye az ilyen automatizálásnak az, hogy így biztosan megfelelően adminisztrálod a számlákat is, a Számlázz.hu fiókodat. Bejelölöd a már rendezett, kifizetett számlákat.
Miért foglalkozz az értesítő emailekkel?
Ez egy újabb marketing csatorna is egyben a kezedben. Te meg szoktad köszönni, hogy beérkezett a bizonylat ellenértéke? Érdemes jelezni akkor is, ha késett az utalással az ügyfél. Azért is, mert így folytatjátok az email-kommunikációt, továbbá egy jó gesztus is, mert mutatod, hogy figyelsz rá, és kiemelten kezeled az ügyfeled, vevődet.
A cikk megjelenését a Számlázz.hu támogatja. Kattints ide, és állítsd ki a következő számlád te is a Számlázz.hu-val!
Ehhez kapcsolódó tartalmak:
