Egyik tanácsadási munkánk során egy viszonylag nagy filmprodukciós cég számviteli folyamatait és rendszereit kellett optimalizálnunk. Olyan problémára figyeltünk fel, ami nemcsak a filmiparban, hanem más területen is előfordul.

A cikket vendégszerző írta. A QUiCK BÉTA – minden számla egy helyen azaz valós idejű költségkövetés könnyedén kis- és középvállalkozásoknak. 

A csinos doboz esete a producerekkel

A filmes szakma elsőre és másodikra sem könnyű, de ha “filmes” számvitelről van szó, akkor nyugodtan használhatjuk a kihívás szót. Temérdek bizonylat keletkezik egy produkció során, nagyon sok ember kezében és jellemzően olyan emberek kezében, akik kicsit sem akarnak ezekhez a dolgokhoz hozzáérni, mert sokkal fontosabb dolgaik vannak és kicsit sem érzik a számvitelt a kreativitás fellegvárának.

A tanácsadás során számos kihívással találkoztunk, de az egyik legszembeötlőbb az volt, hogy össze-vissza, “késve”, szerteszét, szinte mindenhol találhatóak voltak olyan számviteli bizonylatok, melyek erőteljesen befolyásolták egy adott hónap eredményességét, mely eredményességre viszont a tulajdonosok borzalmasan kíváncsiak lettek volna.

Szembeötlő volt az produkciós iroda nagy “loftos” kiterjedése és “szabad légkörűsége”, illetve, hogy a recepció központi helyet foglal el az iroda életében nagyon kedves munkatársakkal. A pénzügy viszont az iroda egyik eldugott zugában (hátul) helyezkedett el.

Nem a saját érdemeinket szeretném lehúzni, de őszintén megvallva a tanácsadás során az egyik legnagyobb hatású innovációnk az volt, amikor egy csinos dobozt tettünk a recepcióra.

Megkértünk mindenkit, hogy mostantól, mikor megkapják a produkciós beszállítói számlákat, akkor ne az objektum hátsó részében lévő könyvelési osztályra vigyék (akikre eleve mindenki fura szemmel nézett), hanem csak dobják a recepción a dobozba. A könyvelést pedig megkértük, mindennap ürítsék a dobozt. A számlák azóta időben könyvelődnek.

QUiCK

Nemcsak a bétával kapcsolatban mondom (v.ö: béta az, amikor még tele vagyunk hibával, és ki akarjuk deríteni merre menjünk tovább, vagy egyáltalán menjünk-e tovább :), de ha kívánhatnánk mi “riportosok” valamit, akkor a QUiCK sem akarna több lenni egy kedves recepciósnál egy dobozzal az asztalán, uncsi, de hard core könyveléssel a háta mögött.

Azaz:

• beküldheted e-mailen, vagy megkérheted partnereidet, hogy küldjék “kvikkes” email címedre a számlákat, de akár feltöltheted azokat pdf, jpeg hasonló formátumokban, hogy minden egy helyen legyen (DOBOZ)
• mi kiürítjük a dobozod és mindenféle OCR meg machine learning (gépi tanulás) cuccal megpróbáljuk felismerni mit küldtél be. (UNCSI KÖNYVELÉSI OSZTÁLY, emberek nélkül)
• A feldolgozott adatok alapján valós időben adunk neked egy képet arról, hogy mi történik a költségeiddel, mekkora pl. azok ÁFA tartalma egy adott időszakban, stb. (TULAJDONOSI infó)
• és megpróbálunk “csinosak és gyorsak” lenni mindenkinek, nemtől és kortól függetlenül! (QUiCK)
• Beállíthatod, hogy melyik számla fizetett és melyik nem, utalási csomagokat készíthetsz össze ezzel pontosan jelezve melyik számla mikor lett fizetve. Egyedi címkéket, tag-eket rendelhetsz a számlákhoz.
• az előkönyvelt számlaadataidat akár le is töltheted excelben vagy Pdf-ben, és egyben küldheted a könyvelődnek

Amit még biztos tudni fogunk

• megpróbáljuk a számláidat előkönyvelni (ehhez majd kellesz).
• Az előkönyvelt adatot majd letöltheted és a számlákkal együtt elküldheted a könyvelődnek. De még az is lehet, hogy mi csomagoljuk össze és küldjük el neki, feltéve hogy használja a R!PORT-ot
• A kiadások közé automatikusan előírjuk majd adóidat is, ennek persze ismét feltétele, hogy a könyvelőd is használja R!PORT-ot
• mivel rengetegen kérték, ezért lehet január/február során megmutatjuk a bevételeidet is
• és mindent megteszünk, hogy arra figyelj, amire a filmes cégnél a producerek és a kreatívok….. azaz “vállalkozz szabadon” a kereteket meg megrajzoljuk majd mi.. (SZLOGEN)

Nem tudjuk még, ez elég lesz-e vagy sem, de ha megjött a kedved kipróbálni regisztrálj be a QUiCK-be és kvikkelj velünk még ma! Jelenleg 184 lelkes felhasználónk van, de még sok-sok javaslatot és ötletet szeretnénk Tőletek, hogy minél inkább a ti igényeitekhez igazodjon. 🙂

Bónusz: December 31-ig bétában vagyunk, addig is ingyen használhattok minden funkciót!