A modern üzleti világban a különféle adminisztratív folyamatok hatékony kezelése kulcsfontosságú tényezővé vált. A vállalkozó életében az online platformok térnyerésével az olyan eszközök, mint a tárhelyes üzenetek és az ÜPO (Navos Ügyfél POrtál) egyre fontosabb szerepet játszanak, ezáltal komoly kihívások elé állítják a vállalkozások könyvelőit. A napi szinten elvégzendő, fontos, de monoton ismétlődő feladatok automatizációjával nem csak az élőmunka váltható ki, de csökken a hibalehetőség, javul a hatékonyság is. Erre kínál kényelmes megoldást a Kapusegéd a modern könyvelőirodák számára.

A Kapusegéd egy felhő alapú webes alkalmazás, amely akkor is dolgozik, ha a könyvelő alszik, vagy ügyfeleivel van elfoglalva. Megcsinálja a könyvelő vagy az asszisztens helyett a napi rutin feladatokat. Nézzük meg, hogy konkrétan miket:

1. Üzenetek kezelése: Egyedileg paraméterezhető szabályrendszer alapján kategorizálja és kezeli az üzeneteket, email figyelmeztetést küld a tennivalókról. Igény esetén le is tölti vagy tartós tárba helyezi ezeket, vagy akár továbbküldi az ügyfélnek. Például automatikusan letölti az elfogadó nyugtákat, email figyelmeztetést küld a hiánypótlásról, de gépjárműadós és gyorshajtásos határozatokat elküldi az ügyfél email címére.
   
2. Letöltés és tartós tárhely, összegzés: A feladatot nem igénylő de releváns üzenetek automatikusan letölthetők vagy tartós tárba helyezhetők. Ezen kívül napi összefoglaló emaileket is küld a rendszer a beérkezett üzenetekről.
3. Adatfelismerés és összefűzés: Az elfogadó nyugták adatait automatikusan feldolgozza, és nyomon követi a bevallások státuszát. Összefűzi a dokumentumokat a bennük lévő hivatkozások alapján, így az előzmények is egy kattintással láthatóak, egyszerűbben visszakereshetőek.
4. Bevallások és státusz követése: A Kapusegéd monitorozza a beküldött bevallások státuszát, naponta frissíti a feldolgozottsági állapotokat, és listákat generál belőle.
5. PDF és XKR formátumok kezelése: A bevallásokat le lehet menteni PDF vagy XKR formátumban, így könnyen olvasható, exportálható, illetve visszatölthető formátumokat biztosít a rendszer.
6. NAV törzsadatok változásainak figyelése és táblázatos formátum: A Kapusegéd naponta ellenőrzi, hogy történt-e változás valamelyik adózónak a törzsadatában, például az áfa fizetés gyakorisága. Nem kell manuálisan ellenőrizni, figyelmeztető emailt küld a rendszer a változásról. Emellett csoportosan is letölthetőek az adózók törzsadatai Excel formátumban.
7. Biztosítottak és EFO-sok listája: Az bejelentett alkalmazottakról és az alkalmi foglalkoztatottakról listát készít a rendszer. Utóbbi olyan formátumban is lekérhető, amelyet sok könyvelő és bérszámfejtő program képes importálni.
   
8. Adófolyószámla és tartozáskezelés: A rendszer naponta ellenőrzi az adófolyószámlákat, tartozások esetén pedig automatikus értesítést küld a könyvelőnek vagy akár az ügyfélnek is. Megfelelő beállítás esetén a helyi adókat is kezeli a kapusegéd. Ha több telephelye van a vállalkozásnak, akkor azokat elszeparálva látja.
9. Hiányzó és hibás bevallások figyelése: Automatikusan érzékeli a hibás vagy be nem nyújtott bevallásokat, így nem kell a könyvelőnek ellenőriznie.
   
10. Végrehajtható köztartozások: A Kapusegéd legfrissebb funkciója abban segít, hogy a könyvelő képben legyen az ügyfelekre leselkedő veszélyekről. Ha valamilyen köztartozás áll fent a céggel kapcsolatban, azonnal emailt küld a rendszer. Nincs annál rosszabb, mint amikor egy pár ezer forintos elmaradás veszélyezteti a normál üzletmenetet.

Milyen előnnyel jár a vállalkozó számára, ha a könyvelője Kapusegédet használ?

Először is biztos lehetsz benne hogy modern könyvelőd van, aki szeret együttműködni a partnereivel. Használja a digitalizáció adta előnyöket, egyszerűbb lesz az anyagküldés és a kapcsolattartás is.

A kevesebb a monoton feladat mellett több ideje marad arra, hogy érdemi munkát végezzen, és konzultáljon a vállalkozóval.

Az automatizációk segítik a bevallások elkészítését, így valószínűleg hamarabb készen tudnak lenni a bevallásaid.

Figyelmeztetéseket kapsz a rendszertől, ha nálad, mint ügyfélnél valami probléma merült fel, ezáltal könnyen meg lehet oldani a helyzetet.

Vállalkozóként Te is értesítést kaphatsz a rendszertől, ha rendben bement egy bevallásod vagy, ha adóhátralékod van. A tárhelyre érkező dokumentumokról is automatikusan értesülhetsz: gépjárműadós határozatok, ha fuvarozó vagy, akkor az  útvonal és behajtási engedélyekről, ha ügyvéd vagy, akár a tárgyalási értesítőkről is.

Milyen hátránya lehet annak, ha a vállalkozó a könyvelője Kapusegédet használ?

Az egyetlen eddig ismert hátrány: mivel a közlekedésrendészet a gyorshajtásos ügyeket is ügyfélkapura küldi, így a könyvelőd egyből tudni fogja, hogy gyorsan hajtottál.

Szóval ne hajts gyorsan, inkább kérdezd meg a könyvelődet használ-e már Kapusegédet.

További információkért kattints a www.kapuseged.hu-ra!