A vállalati vezetők manapság két dolgot hallanak folyton: digitalizálni és automatizálni kell, különben a vállalatuk lemarad az egyre élesedő piaci versenyben. Folyamatosan megoldásokat keresnek a működési kihívásokra, az egyik leghatékonyabbal, a folyamatrobotizációval (RPA) ugyanakkor kevesen találkoztak még.
„Ja, majd egy robot fogja helyettünk feldolgozni a megrendeléseket, megválaszolni az ügyfelek emailjeit, lekönyvelni a számlákat…” Tulajdonképpen: igen! Ráadásul ha az RPA-t mesterséges intelligenciával (AI) turbózzuk fel, akkor szinte már sci-fibe illő önállósággal végzik feladataikat.

A cikket vendégszerzőnk, Krizsán Olivér a Herobot Kft alapítója készítette, az intelligens folyamat automatizáció szakértője.

Az RPA és AI: Szupercsapat a mindennapi munkában

A hagyományos RPA-t eddig főleg ismétlődő, manuális feladatok elvégzésére használták. Olyan dolgokra, mint adatok másolása egyik rendszerből a másikba, vagy heti riportok összeállítása. A robot nem panaszkodik, nem kér kávészünetet és bármennyi feladatra megtaníthatjuk. Amikor pedig mesterséges intelligenciával kombináljuk, „betanított” munkásból, szakértő kollégává avanzsál.

Mit tesz hozzá az AI a robotokhoz?
Az RPA és az AI házassága olyan, mintha a robotok nemcsak izmot, de agyat is kapnának. Íme néhány konkrét példa, mire képes ez az okos kombináció:

1. Intelligens dokumentumfeldolgozás: Képes PDF-ekből vagy beszkennelt papírokról kinyerni a releváns adatokat – búcsút inthetünk a kézi adatbevitelnek!
2. Chatbotok, amik tényleg értenek: Az AI-val felturbózott chatbotok már nem csak sablonválaszokat adnak, hanem összetett ügyfélkérdésekre is értelmesen reagálnak. Ha kell, elvégzik a szükséges adminisztrációt a rendszereinkben.
3. Okos e-mail osztályozás: Az AI segít automatikusan szortírozni az e-maileket, hogy gyorsan megválaszolják azokat, vagy szükség szerint a megfelelő ember elé kerüljenek.
4. Hang és szöveg konverzió: Lehetőség van hanganyagból szöveget, vagy szövegből hangot generálni – akár magyar nyelven is!
5. Képfelismerés és hitelesítés: Az AI alapú rendszerek arcfelismeréssel, vagy képi adatok elemzésével azonosítanak személyeket, tárgyakat.

A fenti példák egy kis szeletét mutatják be annak, mi mindenben nyújt segítséget a robotizációs technológia.

Kiknek ajánlott a robotizáció?

Az RPA és az AI kombinációja ideális azoknak a közepes és nagyvállalatoknak, ahol sok az unalmas, ismétlődő feladat. Gondoljunk például arra, hogy a pénzügyi, HR, logisztikai, vagy ügyfélszolgálati osztályokon évente több százszor, vagy ezerszer (!) is végre kell hajtani ugyanazokat a munkafolyamatokat. A digitális munkatársak átvállalják a monotóniát, míg az emberek a kreatívabb és bonyolultabb feladatokra koncentrálhatnak. Tökéletes deal, nem igaz?

Hogyan dönthetitek el, hogy érdemes-e robotot bevetnetek?

Íme néhány egyszerű kérdés, melyek segítenek megtalálnotok, hol lehet szükségetek a robotizációra:

1. Sokat bajlódunk ugyanazokkal a feladatokkal nap mint nap?
2. Excel-táblákon keresztül kell adatokat mozgatnunk különböző rendszerek között?
3. Szorítanak a határidők és emiatt gyakran csúszunk?
4. Gyakoriak a hibák, amiket újra és újra javítanunk kell?
5. Vannak visszatérő panaszok az ügyfelek, vagy együttműködő partnereink részéről?

Ha bármelyik kérdésre bólogattál, gratulálunk: megtaláltad azt a területet, ahol a robotnak is helye van a csapatban!

Hogyan kezdjetek neki az intelligens automatizációnak?

A legjobb, ha egy kisebb pilot projekttel indítotok, így kockázatmentesen ismerkedhettek meg a technológiával. Egy pilot főbb lépései:

1. Válasszatok ki egy egyszerű, de valamilyen szempontból problémás folyamatot! Írjátok le, mit szeretnétek elérni az automatizációval!
2. Vonjátok be vezetőtöket és az informatikus kollégát! Ők mindenképp kelleni fognak ahhoz, hogy elinduljon a projekt.
3. Tervezzétek meg a lényegi funkciót ellátó robotot! Ennek a megoldásnak nem kell mindent tudnia. Figyeljétek meg, hogyan működik élesben, és gyűjtsétek a tapasztalatokat! Ha kell, kérjétek szakértők segítségét!
4. Értékeljétek az eredményeket: Mennyi feladatot végzett el sikeresen a robot? Mennyi időt spórolt nektek összesen? Volt-e bármi probléma?

Szeretnénk elindulni – magunk is belevághatunk?

Az RPA alapjai könnyen elsajátíthatók, de ha valóban “ütésálló”, felokosított robotokat szeretnétek, érdemes egy tapasztalt partner segítségét kérni. Egy, a legfrissebb technológiai ismeretekkel felvértezett csapat olyan átgondolt megoldást tud tervezni nektek, ami az eredeti elvárásaitokon túlmutatóan is a segítségetekre lehet. Másrészt olyan robotot készíteni, ami nem „csak” működik, hanem hosszú távon is megbízhatóan végzi a dolgát, alapos gyakorlatot igényel. Nem utolsósorban sok fejfájástól megkímélhet benneteket, ha valaki segíti az elkészült robotok üzemeltetését (legalább a kezdeti időszakban).

Miért éri ez meg nekünk?

A robotok és az AI nem csak a hatékonyságot növelik, hanem versenyelőnyt biztosítanak: gyorsabban tudtok reagálni a piac változásaira, javítani tudjátok az ügyfélélményt és alacsonyabb költségek mellett működhettek. Ráadásul a bevezetésük költsége gyorsan megtérül a megtakarított időnek és további előnyöknek köszönhetően.

A HeroBot Kft. az intelligens folyamat automatizáció szakértője, az üzleti igény felmérésétől a fejlesztésen át egészen a robotüzem felügyeletével bezárólag támogatjuk partnereinket.

Ha szeretnétek hatékonyabban működni, kérjetek ajánlatot az első robototokra!

Elmélyülnél még a témában? Olivérrel közösen készítettünk még szakmai anyagokat!

• Hogyan válasszunk működéstámogató eszközt az AI-zajban – Irodai robotizálás
• Az irodai munka robotizálása – RPA rendszerek, folyamatok digitalizálása -VIDEÓ

Fotó: Canva