Bejövő számlák kezelése, adatrögzítés Billingoval

Dátum

Megosztás

Egy hete történt, hogy éppen no-code lendületben voltunk és azt ecseteltem a kollégáknak, hogy milyen gyorsan létre tudnék hozni egy bejövő számla kezelő rendszert. Erre Donát kérdezi, hogy de ilyen funkció nincs a Billingoban? Mondtam neki, hogy megnézem. És erre mit találok? Természetesen, amit elpitcheltem nekik, az már létezik a számlázó rendszeren belül. Mondanom sem kell, nem álltam neki elkészíteni a sajátot. Aztán ezt a rövid hírt, felismerést elújságoltam a Minner Extra csoportban, ahol máris jött visszajelzés ki-ki hogyan használja ezt a Billingoban. Lássuk is, mert innentől ez már Minnernél is így fog menni!

Bejövő számlák kezelése, adatrögzítés

Az első fontos kérdés, hogy de miért is használnánk ezt? Vagy talán úgy tehetnénk fel a kérdést, hogy mire is használjuk? 

A legfontosabb azt gondolom, hogy megteremtsünk egy olyan hátteret a cégünk pénzügyi és könyvelési területén, hogy 

  • a könyvelő jobban hozzáférjen az adatokhoz, bejövő számlákhoz, hogyha már egyébként is a Billingo-ból tölti le az adatokat. 
  • minden adatunk meglegyen egy helyen és kereshető legyen. 
  • hogy még jobban kihasználjuk a riport funkcióját a Billingo-nak. 
  • hogy még biztonságosabb helyen tároljuk ezeket a bizonylatokat

Hol találod a Bejövő számlákat (kiadások) a Billingón? 

A bizonylatokon belül a Bejövő számlákra kell kattintanod. De mit is látsz itt? Kép alatt folytatom! 

  • A Bejövő számlák menüpontban a NAV adatok alapján látod a neked kiállított számlákat, de még számlakép nélkül. Talán a közeljövőben majd számlakép is lesz hozzá. Most ezt neked manuálisan kell feltöltened. Ezek az adatok már beleszámítanak a vezérlőpulton is látható adatokba, vagy a kimenő számlák menüpont alatt látható bevétel / kiadás grafikonba is.
  • Továbbá például egy Facebook, vagy más nemzetközi partneredtől származó számlákat, kiadási összegeket is fel tudod ide tölteni. 

Milyen funkciókat érsz el a Billingo bejövő számlákban? 

  • Új kiadás feltöltése – ilyenkor adatokat kell megadnod, mint a partner adatok, összeg, határidő…
  • Fel tudod tölteni a számla / bizonylat képét csatolt fájlként. Akár több fájlt is fel tudsz tölteni, például teljesítés igazolást. 
  • Szerkeszteni tudod adott kiadás, bejövő számla adatait – például fizetve volt-e már (Ezt a rendszer nem fogja helyetted átbillenteni)
  • Kategóriába tudod sorolni az adott kiadást, ami még a késöbbi analitikában jól fog jönni. De erre még kapsz lejjebb tippet. 
  • Wise-zal ki tudod egyenlíteni a bejövő számlákat

Mit csinálj? A legfontosabb tipp a használatához! Mikor vágj bele? Mennyi bizonylatot vigyél fel

Tudom mi gátol meg! Most akkor mikor kezd el használni. Most akkor töltsd fel a régebbi számlákat is? A legjobb gyakorlat, ahogy hasonló rendszereknél lenni szokott, hogy a már korábbi gyakorlat alapján eltárolt számlákat (pl. felhőben) ott is hagyjuk, most hirtelen nem fogsz feltölteni több ezer számlát. Legyen a gyakorlatod az, hogy a következő friss hónapban már teljesen csak ezt használd. 

Work hack, vagy inkább work flow hack az egyik csoporttagunktól (üzleti partnerünktől): Alapból egyéb kategóriába sorolja be a beérkező bizonylatokat. Nos a csoporttag javaslata, hogy számára az egyéb jelenti azt, hogy még nem foglalkozott adott számláva, és látja, hogy azzal még kell valamit csinálnia. És mikor feltölti a számlaképet, akkor bekategórizálja. 

A rendszerességet most még jobban bele tudod venni a kiadási bizonylatok feldolgozásába. A könyvelőddel való munka is gördülékenyebb lesz. Jelölj ki egy napot, például pénteken, amikor az adott héten összegyűjtött bizonylatokat rögzíted! Például péntek egy jó nap lehet ehhez. Fontos itt megemlíteni, hogy a partnert fel kell vinned ahhoz, hogy hozzá tud kapcsolni a bizonylathoz. De ezt egyszer kell csak megtenned. 

Besztró Szabolcs, a  a Billingo stratégiai és operatív vezetője mondta azt a legutóbbi interjúnkban, hogy az az előny a digitalizációban, hogy nem kell a másik munkatársra várni, egy digitalizált vállalkozásnál adott pillanatban elérhető az, amivel éppen dolgoznunk kell. Ezt itt most elérjük! …. ide kerül a korábbi podcast linkje….

Sikeres digitális adminisztrációt! 

A Billingo a Digitális Ninja rovat támogatásával is sokat segített, hogy kiaknázd a digitalizációban rejlő lehetőségeket. Ha már rákanyarodtál erre az útra, ne állj meg – nézz körül Billingo digitális megoldásai között, és kezdd el őket használni! Digitalizációra, innovációra fel! Kattints ide

Mándó Milán
Azt az üzleti blogot írom, amit én is szívesen olvasnék. A célom, hogy nap mint nap benntartsalak az üzleti flowban, fenntartsam a lelkesedésed! 7 éve foglalkozom azzal, hogy vállalkozások működését fejlesztem, újítom meg. Imádom az üzleti statisztikákat, stratégiákat, kutatásokat és ezeket mind összekapcsolni. És ebben segítek neked a cikkekben, oktatásokban, sőt akár chaten is!

Mercedes lóerő előfizetés, Walmart a Facebook új kihívója – Hírszemle podcast

A BMW után a Mercedes is előállt az előfizetéses extrák ötlettel, de még jobban feldühítette az embereket, mint a másik autómárka. Benne van az...

A Shoprenternek kihívója akadt? Próbáljuk ki a Shoptetet!

Bevallom még soha életemben nem készítettem webáruházat, így azt hiszem jó alanya vagyok egy ilyen próbakörnek. Ugyan nem tudok a Shoprenterhez viszonyítani, de ez...

Bennfentes információk a Spar beszerzési osztályáról. Hogyan leszek beszállító? [podcast]

Bár már hallottam a Hungaricool by Spar lehetőségről, hogy magyar gyártók, márkák fel tudnak kerülni a Spar polcaira, ám kíváncsi voltam a sokkal mélyebb...

A fiatalok NEM csak rövid videókat néznek & Elon Musk jó példakép? – Minner hírszemle

Vajon jó ötlet szemben menni a Black Friday akciókkal? Egy cég így tett, érdekes megoldást választott. Kiderült, hogy a fiatalabb generáció mégis megnézi a...

5 hiba, amit ne kövess el a Facebook hirdetéseiddel

Hiába volt rengeteg botránya az utóbbi években, a Facebook továbbra is a hirdetők egyik kedvenc platformja világszerte és itthon is. A Digiméter kutatásai alapján...

Ki profitál a Black Fridayból? A magyar kereskedők magukat vágják át?

Hivatalosan Amerikában a Hálaadás napjához köthető a Black Friday: a Hálaadás minden évben november negyedik csütörtökére esik, aminek a másnapja a Fekete Péntek, ami...

Mit szóltak a befektetők Donát sörnaplójához? Pitchversenyen voltunk – Business GYM

Egy hete indult el Donát közösségi finanszírozó kampánya a Brancs közösség honlapján (Beerálom), ahol is elővásárlókat gyűjt a sörnapló termékére. Mivel ő is az...

Csekklista étterem, bár, vendéglátóhely digitalizációjához. Digitális vállalkozói attitűd kialakítása

Megnyitsz egy cikket valamelyik média oldalon, aztán egyből szembetalálkozol a digitalizáció szóval. A legtöbb esetben nagy igazságokat írnak, itt-ott találni tippeket is, de vendéglátósként...