Egy hete történt, hogy éppen no-code lendületben voltunk és azt ecseteltem a kollégáknak, hogy milyen gyorsan létre tudnék hozni egy bejövő számla kezelő rendszert. Erre Donát kérdezi, hogy de ilyen funkció nincs a Billingoban? Mondtam neki, hogy megnézem. És erre mit találok? Természetesen, amit elpitcheltem nekik, az már létezik a számlázó rendszeren belül. Mondanom sem kell, nem álltam neki elkészíteni a sajátot. Aztán ezt a rövid hírt, felismerést elújságoltam a Minner Extra csoportban, ahol máris jött visszajelzés ki-ki hogyan használja ezt a Billingoban. Lássuk is, mert innentől ez már Minnernél is így fog menni!
Bejövő számlák kezelése, adatrögzítés
Az első fontos kérdés, hogy de miért is használnánk ezt? Vagy talán úgy tehetnénk fel a kérdést, hogy mire is használjuk?
A legfontosabb azt gondolom, hogy megteremtsünk egy olyan hátteret a cégünk pénzügyi és könyvelési területén, hogy
- a könyvelő jobban hozzáférjen az adatokhoz, bejövő számlákhoz, hogyha már egyébként is a Billingo-ból tölti le az adatokat.
- minden adatunk meglegyen egy helyen és kereshető legyen.
- hogy még jobban kihasználjuk a riport funkcióját a Billingo-nak.
- hogy még biztonságosabb helyen tároljuk ezeket a bizonylatokat
Hol találod a Bejövő számlákat (kiadások) a Billingón?
A bizonylatokon belül a Bejövő számlákra kell kattintanod. De mit is látsz itt? Kép alatt folytatom!
- A Bejövő számlák menüpontban a NAV adatok alapján látod a neked kiállított számlákat, de még számlakép nélkül. Talán a közeljövőben majd számlakép is lesz hozzá. Most ezt neked manuálisan kell feltöltened. Ezek az adatok már beleszámítanak a vezérlőpulton is látható adatokba, vagy a kimenő számlák menüpont alatt látható bevétel / kiadás grafikonba is.
- Továbbá például egy Facebook, vagy más nemzetközi partneredtől származó számlákat, kiadási összegeket is fel tudod ide tölteni.
Milyen funkciókat érsz el a Billingo bejövő számlákban?
- Új kiadás feltöltése – ilyenkor adatokat kell megadnod, mint a partner adatok, összeg, határidő…
- Fel tudod tölteni a számla / bizonylat képét csatolt fájlként. Akár több fájlt is fel tudsz tölteni, például teljesítés igazolást.
- Szerkeszteni tudod adott kiadás, bejövő számla adatait – például fizetve volt-e már (Ezt a rendszer nem fogja helyetted átbillenteni)
- Kategóriába tudod sorolni az adott kiadást, ami még a késöbbi analitikában jól fog jönni. De erre még kapsz lejjebb tippet.
- Wise-zal ki tudod egyenlíteni a bejövő számlákat
Mit csinálj? A legfontosabb tipp a használatához! Mikor vágj bele? Mennyi bizonylatot vigyél fel
Tudom mi gátol meg! Most akkor mikor kezd el használni. Most akkor töltsd fel a régebbi számlákat is? A legjobb gyakorlat, ahogy hasonló rendszereknél lenni szokott, hogy a már korábbi gyakorlat alapján eltárolt számlákat (pl. felhőben) ott is hagyjuk, most hirtelen nem fogsz feltölteni több ezer számlát. Legyen a gyakorlatod az, hogy a következő friss hónapban már teljesen csak ezt használd.
Work hack, vagy inkább work flow hack az egyik csoporttagunktól (üzleti partnerünktől): Alapból egyéb kategóriába sorolja be a beérkező bizonylatokat. Nos a csoporttag javaslata, hogy számára az egyéb jelenti azt, hogy még nem foglalkozott adott számláva, és látja, hogy azzal még kell valamit csinálnia. És mikor feltölti a számlaképet, akkor bekategórizálja.
A rendszerességet most még jobban bele tudod venni a kiadási bizonylatok feldolgozásába. A könyvelőddel való munka is gördülékenyebb lesz. Jelölj ki egy napot, például pénteken, amikor az adott héten összegyűjtött bizonylatokat rögzíted! Például péntek egy jó nap lehet ehhez. Fontos itt megemlíteni, hogy a partnert fel kell vinned ahhoz, hogy hozzá tud kapcsolni a bizonylathoz. De ezt egyszer kell csak megtenned.
Besztró Szabolcs, a a Billingo stratégiai és operatív vezetője mondta azt a legutóbbi interjúnkban, hogy az az előny a digitalizációban, hogy nem kell a másik munkatársra várni, egy digitalizált vállalkozásnál adott pillanatban elérhető az, amivel éppen dolgoznunk kell. Ezt itt most elérjük! …. ide kerül a korábbi podcast linkje….
Sikeres digitális adminisztrációt!
A Billingo a Digitális Ninja rovat támogatásával is sokat segített, hogy kiaknázd a digitalizációban rejlő lehetőségeket. Ha már rákanyarodtál erre az útra, ne állj meg – nézz körül Billingo digitális megoldásai között, és kezdd el őket használni! Digitalizációra, innovációra fel! Kattints ide!
