Így működik az online szerződés, aláírás. E-szerződéskötés útmutató

Dátum

Megosztás

Bemutatjuk neked az elektronikus szerződéskötés folyamatát! Ha már a NAV „rákényszerített” minket az online számlázásra, akkor fejeljük meg ezt még egy szinttel, a szerződéseink is legyenek online! A digitalizáció most jól jön, hogy kevesebbet érintkezünk, de a szerződéskötés még azért nehézkes, és vannak olyan elemei, ami elsőre számodra is kérdőjelesek. Ezt is körbejárjuk, aztán bemutatom a működését, a lépéseket az első szerződésed aláírásáig.

Összefogott a Minner és a Billingo, hogy a digitalizáció igazán kézzelfogható legyen egy magyar vállalkozás számára. Legyél Te is innovátor! Használd a digitális megoldásokat! Mutatjuk, hogyan kell. 

Szabályos-e az e-szerződés?

Azért, mikor ezen gondolkozol, jusson eszedbe mennyi ÁSZF-et elfogadtál már a weben. Na, de térjünk rá az olyan szerződésekre, amit ezentúl nem élőben, személyesen írnak alá a felek, hanem mindezt online teszik. Az elektronikus azonosításról és bizalmi szolgáltatásokról szóló egységes, szabványosított rendelet (910/2014/EU. sz. eIDAS rendelet) azt mondja ki, hogy a digitális aláírás is ugyanúgy érvényes, mint a papír alapú.

Általános szabály, hogy a szerződéskötéshez nem szükséges írásbeliség. A szerződést akkor kell írásba foglalni, ha azt jogszabály kötelezővé teszi, pl. ilyen az ingatlan adásvétel. Tehát alapesetben e-mail, közösségi médiában történő kommunikáció útján is lehet szerződést kötni, hiszen a felek így is ki tudják fejezni megegyezésüket.

A törvény szerint akkor beszélhetünk írásba foglalt szerződésről, ha erre olyan formában kerül sor, ami alkalmas a tartalom változatlan visszaidézésére, valamint a szerződéses nyilatkozatot tevő személyének és a nyilatkozattétel időpontjának azonosítására.

Az előbb felsorolt azonosítást, „időpont rögzítést” és minden jogszabályhoz köthető elemet nyújtják nekünk az e-szerződés létrehozó, tároló megoldások. Fontos tényező, eszköz a hitelesítésnél az ún. időbélyeg. Amivel már találkozhattál hivatalos irat online beküldésénél, vagy éppen online számlázáskor. Az e-szerződéssel foglalkozó cégek időbélyeggel látják el az aláírt szerződéseket. Ilyen például a cikkben bemutatott eszerzodes.hu.

Szóval az e-mailben kötött szerződések szabályosak is lehetnek, DE! A fenti írásbeliségre vonatkozó feltételeknek a szokványos e-mail általában nem felel meg, mivel abból többnyire csak a küldő e-mail címe azonosítható, és az e-mail aláírására legfeljebb elektronikus aláírás birtokában lehet lehetőség. Abban sem lehetünk biztosak, hogy az e-mail tartalmát utólag nem módosítják.

Mikor ajánlott és nem ajánlott az e-szerződés?

Megkérdeztem a Minner vállalkozókat, hogy náluk mi erre a bevett szokás, milyen rutint vehetünk át. A többség azt mondta, hogy vagy néhány százezer forint körüli, vagy 1 millió forint alatti, NEM egyedi kialakítású szerződéseket szokták online e-szerződéssel csinálni. Többség tehát a fő szolgáltatásaikhoz, megbízásaikhoz használja, ha valami nagyobb van, azt a többség még papíron, személyesen intézi. Persze ettől el lehet térni, több milliós szerződéseket is bátran köthetsz online.

Mi van, ha más írja alá az e-szerződést?

Sok beállítási lehetőség van, amivel ezt lehet szűrni. Például meg kell erősíteni az aláírást egy e-mail-en keresztül, sőt telefonon keresztül. Tehát biztonságossá lehet tenni az aláírási procedúrát. Na, de erre majd látsz példát.

Az e-szerződés használata, működése

Mi most az eszerzodes.hu oldal használatát mutatjuk be, hasonlóan működnek a többi elektronikus, online szerződéskötést segítő, lebonyolító platformok.

Hogyan néz ki egy ilyen elektronikus szerződés? Mit lát a partner?

Nézzünk meg egy ilyet! Ezt látja az aláíró, mikor rákattint a szerződés aláírására:

A fenti képen azonnal láthatod, hogy

  • A szerződő partner az e-mail-ben küldött linkre kattintva a küldés után kitölti a rá vonatkozó adatokat.
  • Tud megjegyzéseket, módosítási javaslatokat írni a szerződő partner
  • A megbízottnál aláírni elektronikusan, vagy fel tud tölteni aláírást, ami papíron történt.
  • Minden, a szerződéssel kapcsolatos változtatás rögzítésre kerül a szerződés története résznél.

Az aláírom a szerződést gombra kattintva ez jön be a felhasználónak.

Kezdjük ezzel, hiszen ez a legérdekesebb, hogy el tudd képzelni az egész folyamatot. Majd utána ráérünk foglalkozni azzal, hogyan hozunk létre szerződést.

Az eszerzodes.hu oldalról küldtünk ki egy szerződést, ami most csak egy minta szerződés, megbízás. Ez az oldalon belül az aláírásra váró szerződések résznél megtalálható. Itt tudjuk követni az esetleges változtatásokat is.

Ezt látja a felhasználó, lásd az alábbi képet, amikor kap egy szerződést, amit aláírásra küldesz neki.

Majd a szerződés megtekintése és aláírása gombra kattintva eljut ahhoz, amit fent nagyban láttál, be tudja írni az adatait, javaslatokat küld a módosításhoz. A rendszer pedig minden változtatást rögzít.

Az alábbi képen például egy korábban általam aláírt szerződés történetét látod.

Szerződés létrehozása

Egy gyors regisztráció után a felső menüben kattintsunk a Szerződés kezelő részre. Ahol vagy az Új szerződés készítése gombra kattintasz, vagy létrehozol sablont, amit értelemszerűen később is tudsz használni.

Ezután vagy kiválasztasz egy saját sablont, vagy feltöltesz egyet, vagy egyet a rendszerből (lásd alábbi kép).

Miután ezt megtettük, bejön a szerkesztési rész (most itt belső sablont nyitottam meg). Látod a jobb felső sarokban ott a Lezárás – aláírásra küldés rész, ezzel fogod véglegesíteni. A saját sablonnál tudod módosítani, hogy a szerződésben milyen szavakat használjon például a Megbízó / megbízott helyett (pl. Szolgáltató…).

Akivel szerződés kötsz, annak az e-mail címét kell beírnod a Megbízott részre, ő fogja a saját adatait kitölteni, és a küldés gomb után kapja meg.

Láthatod, hogy szinte Word szerkesztő felülethez hasonlóval tudod módosítani az egyes részeket.

Innen pedig már a folyamatot ismered. Kiküldésre kerül a megadott e-mailcímre.

Árak

Ahogy látod az időbélyegek száma fontos tényező az ár meghatározásánál. Az időbélyeg, akkor jön létre, amikor mindkét fél aláírta a szerződést.

Eszerzodes.hu elérése

Tömeges szerződés létrehozása, és egyéb információk

Rengeteg hasznos funkció van benne, ami még gyorsít az adminisztráción. Például az, ha egyszerre sok partnerrel szerződsz, akkor szinte egy gombnyomással több partnernek tudjuk ugyanazt kiküldeni, és mindezt egy Excel fájlból létrehozva.

Ez jó volt! Még több ilyet!

Digitalizáld a vállalkozásodat több területen is. Segítünk! A Minneren a Digitális Ninja hetek ideje alatt több mint 30 digitális megoldást, eszközt mutatunk be. Nézd meg, hogy még miket mutattunk be, és nézz vissza többször áprilisban!

A Billingo a Digitális Ninja rovat támogatásával is sokat segített, hogy kiaknázd a digitalizációban rejlő lehetőségeket. Ha már rákanyarodtál erre az útra, ne állj meg – nézz körül Billingo digitális megoldásai között, és kezdd el őket használni! Digitalizációra, innovációra fel! Kattints ide!

Forrás: Adobe

Mándó Milán
Mándó Milán
Azt az üzleti blogot írom, amit én is szívesen olvasnék. A célom, hogy nap mint nap benntartsalak az üzleti flowban, fenntartsam a lelkesedésed! 9 éve foglalkozom azzal, hogy vállalkozások működését fejlesztem, újítom meg. Imádom az üzleti statisztikákat, stratégiákat, kutatásokat és ezeket mind összekapcsolni. És ebben segítek neked a cikkekben, oktatásokban, sőt akár chaten is!