Mi alapján célszerű könyvelőt választani, hogy vállalkozóként valóban profitálhass az együttműködésből? Miről ismerszik fel a jó könyvelő és mik lehetnek a jogos elvárások vele szemben? Mórász Mártonnal, a Proactive Bookkeeping Kft. alapítójával beszélgettem ezekről a kérdésekről. Szemfelnyitó beszélgetésben volt részem, vastagon aláhúzva a tudatosabb könyvelőválasztás fontosságát.
Mentorált könyvelés, teljes paradigmaváltás a könyvelésben – mi volt az a felismerés, ami életre hívta a weboldalatokon is transzparensen elérhető pozícionálást?
„Némileg kakukktojásnak számítok a szakmában, ugyanis a könyvelőiroda alapítás előtt jómagam is vállalkozóként tevékenykedtem 18 éves korom óta. Sokszáz üzleti beszélgetés tapasztalata van mögöttem, megszámlálhatatlanul sok hazai vállalkozás kihívásaira nyílt rálátásom cégmérettől, iparágtól függetlenül, Budapesten és vidéken egyaránt.
Elsőkézből ismerem a magyar vállalkozók életét naponta megnehezítő körülményeket. Kirajzolódott például előttem az a mintázat, hogy az egyéni, mikro- és kisvállalkozásokat nem szívesen vállalják a könyvelők.
Hogy tüzetesebben is a dolog végére járjak, csináltam egy alapos kutatást, amely négy alapvető problémára világított rá a kisvállalkozások és könyvelők együttműködésének viszonylatában:
- A vállalkozó az ügyfélkiszolgálás, cégépítés mellett nem ér rá megtanulni a könyvelés kulcskérdéseit, a könyvelő viszont nem edukálja őt.
- Borzasztóan nehézkes a felek közötti kapcsolattartás.
- A vállalkozók jelentős hányada nem látja át évközben az eredmények alakulását, nincs naprakész információja.
- Ráadásul sok vállalkozó nem értesül időben az őt érintő lényeges változásokról.
Egyfajta reaktív hozzáállás tapasztalható könyvelői oldalról, ami nem ritkán kerékkötője az eredményes működésen alapuló tartós növekedésnek.”
Ingyenes konzultációs lehetőséget ajánlott fel Márton a csapatával, a Proactive Bookkeeping Kft.-nél a Minner olvasóknak, vállalkozóknak. Kattints és jelentkezz most!
Elérhetők-e olyan kimutatások, statisztikák, amelyek egyértelműen a könyvelői szakma változásait sürgetik?
„Tavaly került publikálásra egy átfogó felmérés a Magyar Könyvelők Országos Szövetsége és az Egzatik Szakkiadó Kft. együttműködésével. Ebből derül ki az a meghökkentő adat, hogy a Magyarországon tevékenykedő könyvelők átlagéletkora 51 év, és a szakmában dolgozók több mint a fele 50 éves vagy idősebb.
Részben emiatt is várható a pályaelhagyók magas száma néhány éven belül. De sokan a szakmát érintő változások miatt is fontolgatják a profilváltást. Szintén aggasztó, hogy a könyvelők 54%-a egyedül dolgozik. Vagyis egymaga kénytelen megoldani a vállalkozókkal történő kommunikációt, a változások nyomon követését, nem beszélve a normál feladatok időben történő ellátásáról.
Nem a véletlen műve, hogy még a könyvelők 75 %-a is azt jósolta a felmérés tanulságai szerint, hogy a szakma jelentősen át fog alakulni a következő években. Ezzel együtt vállalkozóként is célszerű tudatosabban állni a könyvelőválasztás kérdéséhez.”
Miért lényeges, hogy vállalkozóként némileg mi is tudatosabban közelítsünk a könyvelővel folytatott együttműködéshez?
„Meggyőződésem, hogy vállalkozóként egyetlen kulcskérdésben összefoglalható a lényeg. Hogyan éled meg a könyvelőddel folytatott együttműködést, a kooperáció segíti, vagy inkább hátráltatja a vállalkozásod eredményes működését?
Nem hozzánk passzoló könyvelővel együtt dolgozni olyan, mint beleragadni egy rossz házasságba. Mindenkinek érdeke, hogy örökös problémákat generáló nehézkes folyamat helyett olajozott munkamenet alakuljon ki.
Mi azért dolgoztuk ki a mentorált könyvelés koncepcióját, hogy felhasználói élményt biztosítva, vállalkozó-fókuszú, magasabb szintű szolgáltatásként segíthessünk. Az igények megismerésére koncentrálva, ezekhez mérten kialakítva a kooperáció kereteit.”
Milyen szempontokat figyelembe véve érdemes könyvelőt választani? Mit várhatunk el reálisan egy könyvelőtől?
„Egy átfogó, 8 pontból álló csekklistát dolgoztunk ki ennek a kérdéskörnek a megválaszolásához. Az alábbi szempontok mankóként segítheti a vállalkozókat a tudatos könyvelőválasztásban:
1. Megkapom-e a könyvelőmtől a szükséges edukációt?
Érthetően, konyhanyelven elmagyarázva, hogy működik a vállalkozás. Gyakorlati tanácsokat adva olyan kérdéskörökben, mint a számlázás, az osztalék, vagy a házi pénztár.
2. Mennyire gyors és zökkenőmentes a kapcsolattartás?
Vállalkozóként jogos elvárás, hogy a felmerülő kérdésekre és kérésekre indokolatlanul hosszú várakozási idő nélkül kapj választ.
Egyedül dolgozó könyvelőknél gyakran ezen a ponton sérül az együttműködés. Időbe telik utánajárni a rengeteg aktualitásnak, ezt az időbeli szükségletet pedig sokszor a minőségi kapcsolattartás sínyli meg.
Mindenképp érdemes előre megbeszélni a kapcsolattartás preferált módját és idejét, amihez mindkét fél tarthatja magát.
3. Számíthatok-e rá stratégia tanácsadóként?
Tegyük fel, hogy egy piaci rést felfedezve új tevékenységbe kezdesz. Vagy bővíted a termékeid / szolgáltatásaid porfólióját, netán külföldi terjeszkedésben gondolkodsz. Joggal várhatod el, hogy ilyesfajta döntések előtt a könyvelődtől is kérhess szakmai tanácsokat.
A reaktív hozzáállást felváltó mentorált könyvelés abban is megnyilvánul, hogy komolyabb horderejű döntéseknél releváns szakmai segítséget és stratégiai tanácsokat kapsz.
4. Mennyire naprakészek az információi?
Mondhatni egyesek ritkábban cserélnek alsóneműt, mint ahogy a vállalkozók működését befolyásoló szabályok változnak. Alapvető követelmény egy könyvelővel szemben, hogy folyamatosan képben legyen a különféle adózási és egyéb módosításokkal.
Persze ez csak az egyenlet egyik oldala, hiszen a releváns aktualitásoknak el is kell valahogy jutniuk a vállalkozókhoz. A tudnivalók átadásának semmilyen vagy kilométer hosszú ömlesztett módja helyett a személyre szabott információközlés a célravezető.
Egyszerűen, érthetően, a vállalkozót érintő tényezőkre fókuszálva. Mi például a multi-platformitásban hiszünk. Az ügyfeleink több platformon értesülnek az aktualitásokról. Így nagyobb az esélye, hogy az információ tényleg eljut hozzájuk a mindennapok sűrűjében.
5. Milyen válaszidővel kapok reakciót a kérdéseimre?
Természetesen nem azt kell elvárni egy könyvelőirodától, hogy éjjel-nappal működő ügyfélszolgálatként válaszoljanak meg másodpercek alatt minden telefonhívást. Ellenben a maximum 1-2 napos átfutási idő joggal várható el.
Kiegészülve annak a transzparens nyomon követhetőségével, hogy a kért változás folyamata miként megy végig. Ha nincs reakció a kérésekre, az nagy probléma.
6. Megvan-e az a bizonyos kémia?
Ugyanúgy nem éri meg beleragadni egy negatív attitűdöt hordozó együttműködésbe, akárcsak egy mérgező párkapcsolatba. A legrosszabb forgatókönyv nem váltani, ha valami nem működik. Könyvelőt választani ugyanolyan bizalmi kérdés, mint fogorvost vagy nőgyógyászt.
7. Ár-érték arány szempontjából kedvező választást jelent?
Borzasztóan igaz a mondás, miszerint „az olcsó könyvelő iszonyatosan drága”. Gondoljunk bele, miért vállal KATA-s könyvelést havi 5.000 forintért? Ennyire olcsón dolgozva kizárt, hogy az adott könyvelőnek legyen lehetősége invesztálni a saját munkájának ellenőrzésére.
Csak idő kérdése, hogy mindez hibát eredményezzen, akár egy-egy pályázati lehetőség elbukásának, vagy egy büntetés begyűjtésének a lehetőségét kockáztatva. A könyvelőválasztást ár-érték arány szempontjából célszerű megközelíteni, nem feltétlenül csak a spórolás stratégiájára építve.
8. Az együttműködés megfelelő alapokra építve működhet-e?
A vállalkozó és könyvelő közötti munkához szerződéses viszonyra van szükség, számlázással, felelősségbiztosítással. Elképesztő, de a könyvelők mintegy 30-40%-a ezen fundamentumok nélkül dolgozik. Holott ezek hiánya felbecsülhetetlen károkat tud okozni.”
Összegzésként mit javasolnál a Minner vállalkozóknak a könyvelőválasztáshoz? + ingyenes konzultációs lehetőség
„Ha épp könyvelőválasztás előtt állnak, használják a 8 pontos csekklistát, hiszen így nem tudnak hibázni. Akinek van már könyvelője, annak célszerű átértékelnie az együttműködés minőségét a megadott szempontok alapján.
2022-ben egy könyvelőnek stratégiai partnerként, szakmai hozzáértéssel, fluid kommunikációval kell(ene) segítenie az ügyfeleit. Józan paraszti ésszel belátva, hogy ez mindenkinek érdeke.”
Márton ingyenes konzultációs lehetőséget ajánlott fel Minner vállalkozóknak. Kattints és jelentkezz most!
