Építsünk partnerséget a könyvelővel, lehetséges ez?

Dátum

Megosztás

Mennyi lesz a fizetendő áfa? Nyereséges vagyok, ugye?
Ismerős? Te is tettél már fel hasonló kérdéseket a könyvelődnek?


Na, ezekre most Horváth Ilona, az OREO-TAX Kft. ügyvezetője, a digitaliskonyvelo.hu tulajdonosa, a Minner vendégszerzőjeként fog segíteni választ találni.

Rendszeresen halljuk vállalkozóktól azt a problémát, hogy könyvelőjüktől rövid időn belül a fizetendő áfa összegére nagyon eltérő tájékoztatást kapnak, vagy közvetlenül a 20.-i fizetési határidő előtt értesülnek róla. Így nehéz tervezni a vállalkozás likviditását!

Ha már az áfa nagyságrendjét a hó a végén tudjuk, akkor ennek ismeretében dönthetünk még egy beszerzésről, vagy egy szerződés megkötéséről. Így ősszel már a legtöbb kérdés az eredményre irányul. Sok KKV, cég tulajdonos nem is tudja, hogy a cégük nyereséges vagy veszteséges. Gyakran ilyenkor szembesülnek azzal, hogy folyamatos áfa fizetés mellett a cége veszteséges.

A digitalizálás eredménye: Hosszútávú siker

Ahhoz, hogy hosszútávon egy növekvő, sikeres vállalkozásod legyen, a fenti kérdésekre választ kell rendszeresen kapni. A sikeres vállalkozáshoz elengedhetetlen, hogy rövid időn belül pontos számok álljanak rendelkezésre, hogy a megfelelő döntéseket meg tudjuk hozni.

A sikerhez a cégünk folyamatos állapotának ismerete nagyon fontos. Ma már nehéz a jó döntés, jó időpontban. Erről is szólnak a Minneren a Sikeres cégek sorozat: https://minner.hu/sikeres-vallalkozasok-listaja-olyan-amilyet-akar-te-is-csinalhatnal/

Már van megoldás, hogy ezekre a kérdésekre rövid időn belül válaszokat kapjanak a KKV szektor cégei is. A megoldás a könyvelési folyamatok digitalizációjában rejlik, egy olyan szolgáltató kiválasztásában, aki ezekben a folyamatokban az élen jár. Aki nyitott volt az elmúlt években az újdonságokra, sokat hallhatott a könyvelés digitalizációjával kapcsolatos híreket, hiszen egyre több könyvelőiroda hirdeti a papírmentes/online könyvelés lehetőségét.

A könyvelés digitalizációja, és ennek szükségessége már évek óta hálás téma rendezvényeken, szakmai fórumokon, sajtóban is. Tapasztalatom szerint azonban még mindig az egyik legmegosztóbb téma, mivel sokan gondolják úgy, hogy a divatos hívószó gyakran nem rejt semmilyen érdemi szolgáltatás többletet. A könyvelő irodák vállalkozók felé közvetített üzenetei is ellentmondásosak, van, aki szerint csak az új technikák alkalmazásával lehet a szakmában megmaradni, van, aki még kitart és utópiának nevezi ezen technikák alkalmazását, és nem hisz ezen programok munkakörülményeket és szolgáltatási színvonalat javító hatásában.

Annak érdekében, hogy tisztábban lássunk nagyon fontos leszögezni: A digitális könyvelés nem azt jelenti, hogy gépek végzik el a munkát, a mai bonyolult adókörnyezetben a szakmai tudást nem tudjuk nélkülözni. Vannak már jelek a mesterséges intelligencia alkalmazhatóságára, de ezek sem fogják a könyvelést, az adóbevallást elkészíteni.

Milyen konkrét előnyöket jelenthet a digitális könyvelés?

Használjuk fel előnyünkre a gyors és pontos adatokat. Sok döntést megalapozottabban tudunk meghozni. Érdemes-e most beruháznunk vagy csak jövőre? Vagy érdemes-e most raktárkészletet felhalmozni? Egy hitelkérelem vagy pályázat is megalapozottan készülhet el, láthatjuk, megvan-e a szükséges önerőnk? Egy cégünknek a havi több száz bejövő számla és a rengeteg bankszámlája ellenére 20-ával a szükséges monitoring anyaggal elkészültünk.

Ma már az Adóhivatal is jellemzően csak online ellenőrzéseket tart. Egy ellenőrzés esetén, mivel már minden bizonylat digitalizálva van, nagyon gyorsan lehet reagálni. Saját tapasztalat, hogy az ellenőrök is értékelik, ha a kért anyagot gyorsan, rendszerezve küldjük meg nekik.

A hivatal idén indította el az eÁFA oldalt, nem titkolva, hogy a későbbiekben az itt rendelkezésre álló információk alapján készüljön el az cég áfabevallása. Ezek az adatok egyeztethetők a könyveléssel, és sok kellemetlenségtől kíméljük meg magunkat, ha tudjuk, az eltérések miből adódnak.

  • A feldolgozott adatokból rövid időn belül rendelkezésre állhatnak a szükséges információk, akár a fizetendő áfa összege, akár a cég eredményessége, a kintlévőség nagysága legyen a kérdés.
  • Vannak már olyan rendszerek, amelyeket a könyvelővel együtt használva bizonyos információk akár azonnal a rendelkezésünkre állhatnak. A könyvelés folyamatos ismeretével a szükséges üzleti döntések gyorsan meghozhatók.
  • Az online rendszereknek köszönhetően az egyeztetés folyamatossá tehető. A hibázás mind a könyvelő, mind a vállalkozás részéről alacsony szintre szorítható, köszönhetően annak, hogy az adatok rövid időn belül és azonos platformon rendelkezésre állnak. Természetesen ez az vállalkozó aktív részvételét igényli a folyamatokban, nem elegendő egyszer egy hónapban belenézni az áfa listába.
  • A digitális rendszerek átláthatóak, az adatok könnyen kereshetőek, rendszerezhetőek. Ha valaki már próbált visszakeresni egy több hónappal korábbi számlát, az rögtön érti ennek a jelentőségét!
  • A könyveléshez szükséges információk, dokumentumok online rendelkezésre állnak, azok továbbítása nem igényli az anyagok nyomtatását, átadásuk egyszerűbb és gyorsabb. A könyvelés és az információáramlás még hatékonyabb, ha a szükséges adatok/anyagok napi/heti rendszerességgel továbbításra kerülnek, és nem a következő hónap elején egy nagy csomagban. Ez az időgazdálkodásunkat is javítja és megőrzi a folyamataink feletti kontrollt. Nem veszik el számla, nem felejtjük el, milyen szerződést kellen esetleg a könyvelőnek is továbbítani.
  • Ha a könyvelési információkat rendszeresen megosztja könyvelőjével, akkor sokkal gyorsabb és hatékonyabb lehet az együttműködés. Esetleges probléma esetén a könyvelőjénél is ott vannak azok az információk, amivel az üzleti döntéséhez a tanácsát kikérheti. Néha hasznosabb a döntés előtt kikérni a könyvelő véleményét, mint utólag megoldást keresni egy nem átgondolt döntés következményeinek elhárítására. Ehhez természetesen megfelelő szakmai-képzettségi szinten lévő partnerre van szükség, ami újabb szempont az választásnál.

Egy hatékonyan, a vállalkozó igényei szerint kialakított online könyvelésből riportok, kontrolling anyagok is kinyerhetők. Ezzel monitoringozható a cég működése, eredményessége és megalapozottabb pénzügyi döntéseket lehet hozni. Erről szintén itt a Minneren olvashattatok: https://minner.hu/cegfejlesztesi-otletek-14-jelentesek-riportok-bevezetese-a-cegbe/

Hátrányaként megemlítjük, hogy az online könyvelés nem olcsóbb, mint a papíralapú könyvelés díja. Ne higgyük el, ha valaki a digitalizációra hivatkozva kínál nagyon olcsó(nak tűnő) szolgáltatást. Ma egy jó, a szakmai és technikai újdonságokat naprakészen tartó, és erre áldozó könyvelő óradíja az ügyvédek óradíjával egyezik meg. A digitális könyvelés nem azt jelenti, hogy gépek dolgoznak a könyvelő helyett, hanem bizonyos munkafolyamatokat tudunk gépekkel elvégeztetni, hogy a végeredmény gyorsabb, pontosabb, hibátlan legyen. Ha valaki a digitalizált adatfeldolgozó rendszereket megfelelő szakmai felkészültség nélkül, olcsó betanított munkaerővel használja, komoly károkat okozhat a vállalkozásnak. Ne feledjük, az online adatok jelentős része a hatóságoknál is rendelkezésre áll, rendszereik pedig egyre több automatizmussal figyelik tevékenységünket. Ha valami rosszul kerül be a rendszerekbe, az rövid úton intézkedést generálhat.

Könyvelő, mint partner

A legfontosabb: egy partneri, együttműködő kapcsolatban a könyvelővel hatékonyságot növelhetünk.

A mi könyvelőirodánkban az Oreo-Tax Kft.-nél igyekszünk a legrövidebb határidőben reagálni. A legrövidebb határidő azonban véleményünk szerint az, amikor partnereink közvetlenül is nyomon követhetik adataikat, így rendszereinkben például az áfa pozíció nagyságrendi alakulása hónap közben a vállalkozás által is elérhető. Természetesen a következő hónap elején már pontos összeget is tudunk mondani, az egyeztetések lezárását követően. Ha a számlákat folyamatosan feltöltik hozzánk, akkor pl. egy hibásan kiállított számlát gyorsan tudunk jelezni, így nem áfa bevallás előtt kell kapkodva ügyintézni. Rendszeresen ellenőrizzünk a leadott számlákat a NAV online számla rendszerében elérhető adatokkal, eltérés esetén rákérdezünk az eltérés okára. Nagyon sok adóértesítő megy ki automatán keresztül, pontos összeggel, határidővel, számlaszám megjelöléssel, így a befizetéssel nem lehet gond. Igény szerint 20.-a után riportokat tudunk küldeni, amelyek a fő információkat összegyűjtött módon tartalmazzák.

Irodánkban magasan képzett, több területen jártas munkatársak dolgoznak, ennek köszönhetően a könyvelés mellett több programot is ismerünk, használunk. A vállalkozás ismeretében, a tulajdonosok információigényétől függően kerülnek kiválasztásra az együttműködés során használt programok. Ezek költségét a könyvelési díj általában tartalmazza. Amennyiben az ügyfeleink olyan megoldásokat használnak, melyek nem kerültek még bevezetésre nálunk, nyitottak vagyunk azok megismerésére is. Kapcsolattartásra több lehetőség is van, az online lehetőség mellett szeretettel látjuk személyesen az irodánkban is, akár csak egy kávéra.

Vedd fel velünk a kapcsolatot! Kattints ide! Reméljük sikerült segítenünk a Minner közösségnek!

Fókuszálj a héten az üzletre!

További izgalmas előadások, üzleti cikkek várnak rád az M7 konferencián. Nézz fel akár napi háromszor is a Minner főoldalára!

Fotó: Canva

Vendégszerző
Vendégszerző
Szakértőket hívunk, hogy még hitelesebb információkat kapj különböző területekről. Ezt a cikket egy vendégszerző írta, de természetesen átment a Minner rostán, így a leghasznosabb információkat kapod most is.