Így tárgyalj és prezentálj online a karantén idején

A koronavírus járvány olyannyira megnövelte az otthoni munkavégzés arányát, hogy az még az országos adatforgalmi statisztikákban is jól látszik, ehhez még hozzájön a szinte teljes egészében az online térre átállt oktatás.

Szokatlan, sokszor humoros helyzetek sokaságát okozza a korábban soha nem látott intenzitású online életünk, ha van valami, amit máris megtanultunk, akkor az az, hogy nem elég deréktől felfelé felöltözni, hiszen bármikor megtörténhet, hogy hirtelen fel kell állnunk.

Utánajártunk, hogy hogyan lesz hatékony egy online meeting, megnéztük azt is, hogy miként érdemes prezentálni az interneten. Az alábbiak összeállításában segítségünkre voltak a Prezimester.hu szakemberei, csapjunk a lecsó közepébe!

A környezeted az öltözéked

Bár egyértelműnek tűnik, sokan mégis megfeledkeznek arról, hogy a kameraképben nem csak mi magunk fogunk látszódni, hanem a környezetünk is. Ebben az esetben a környezet az otthonunk, éppen ezért fontos, hogy odafigyeljünk a másik fél által látottakra.

Először is ne szégyelld, hogy otthonról dolgozol, hiszen most mindenki ezt teszi, így nem kell elnézést kérned a környezetért. Ami viszont nagyon fontos, hogy gondoskodj a háttér rendezettségéről!

Tedd magad láthatóvá!

Egy kutatás szerint a kisbabák legalább kétszer annyi ideig néztek emberi arcokat, mint egyszerű formákat, úgy tűnik “kódolva” van bennünk az, hogy érdekesnek találjuk mások arcát. Éppen ezért fontos, hogy jól láthatóvá tedd magad, figyelj a fényekre, a kamera szögére, a széked magasságára és egyebekre egyaránt.

Most a hangod a legfontosabb eszközöd!

Gondolj bele, egy online prezentáció során egy csomó eszközöd kiesik, nem tudsz gesztikulálni, nem tudsz mozogni a színpadon, nem tudsz az auráddal sem igazán hatni a közönségre.

Adott viszont a hangod, éppen ezért nagyon fontos, hogy legyen tiszta, jól érthető, jól kivehető minden egyes szó, vedd fel a hangod, játszd vissza magadnak, elemezd, fejlődj!

A csend hatalma

Óriási ereje van a szüneteknek, ezt a legnagyobb szónokok is jól tudták. Az előző pontban láttuk, hogy milyen fontos a tiszta, érthető beszéd, éppen ilyen fontos, hogy néha megállj.

Ha non-stop beszélsz, akkor olyan leszel, mint a bekapcsolva hagyott rádió, egy idő után háttérzajjá válhatsz. Éppen ezért jó ütemérzékkel beiktatott szünetekkel add meg a hallgatóságodnak az esélyt, hogy elemezze az információkat, kérdezzen, vagy megjegyzést fűzzenek hozzá.

Legyen interakció!

Az átlag figyelem nagyjából 5 perc, ennyi ideig koncentrálnak az emberek. Mielőtt elkezdene zuhanni az érdeklődés, állj elő valamivel, ami egy kicsit megmozgatja az agyukat, 4-5 percenként legyen egy kérdés, vagy bármi egyéb, ami feldobja a hangulatot egy kicsit, mielőtt az mélyen leülne.

A szemkontaktus online is fontos

Alapvetően ugyanazokat a kommunikációs szabályokat kell követni online is, mint a “klasszikus”, és remélhetőleg hamarosan visszatérő élő találkozók során. Bár a szemkontaktus egy online meeting esetében nehézkes, hiszen nem az arcunkat, hanem az arcunkról készült élő -ráadásul egy kicsit mindig késleltetett- videófelvételt lát a másik fél.

Ennek ellenére nagyon fontos, hogy nézzünk a másik szemébe, a tekintetünket folyamatosan tartsuk a tárgyalópartnerünkön, kerüljük az “imbolygó” fejmozgást. Ez ugyanis határozatlanságot sugall, ami sosem szerencsés.

Most mehet több szöveg a diára

A prezentációkészítés egyik alapszabálya, hogy spóroljunk a szövegmennyiséggel, hiszen ha “túlterheljük” a diákat, akkor megnehezítjük a hallgatóság dolgát.

A karantén idején tartott online prezentációk esetében azonban bátran helyezzünk el több szöveget a diáinkra, a következő okokból:

  • A befogadó nem egy teremben, távol a vászontól ül, hanem közvetlenül a laptopja előtt, az otthona kényelmében, így könnyebb dolgod van, ha hosszabb szövegeket szeretnél vele elolvastatni.
  • A hívás -jelentős- részében csak a megosztott képernyődet látja, téged nem, így le kell kötnöd a figyelmét.
  • A különböző VOIP (Voice Over IP) szolgáltatások még 2020 közepéhez közeledve is kihívásokkal néznek szembe, gyakori az akadozás, szakadozás, csúszás, ha éppen nem hallanak jól, akkor elolvashatják az igazán fontos gondolatokat.

Éppen ezért akár 3-4 mondat is mehet egy diára, mintha handout-ot készítenél!

Most jöhetnek a bonyolultabb ábrák is!

Az előző pont logikáját követve most arra is lehetőséget kapunk, hogy ne csak másodpercek alatt értelmezhető, szigorúan két dimenziós ábrákat használjunk, hanem összetettebb, akár 3D grafikai megoldásokat, esetleg egyszerűbb infografikákat is.

A Prezimester megfogalmazása szerint “jólesően” kell megdolgoztatnunk a közönséget, tehát most sem mehetünk túl messzire, de nagyobb szabadságunk van az ábrák terén is a karantén idején.

Az animációkat most hanyagold!

Sokan szeretnek egyszerűbb, vagy akár összetettebb animációkat használni a prezentációkban, a sávszélesség problémákból adódó esetleges akadozások miatt most azonban jobban járunk, ha ezeket elfelejtjük.

Ha mindenképp szeretnénk animálni egy-egy dia tartalmát, akkor legfeljebb a fade-in effektet használjuk!

A lassú, tagolt beszéd most különösen fontos

Egy prezentáció során mindig fontos, hogy kristálytiszta mondatokat használjunk, most viszont ennek még nagyobb jelentősége van. Na nem azért, mert a járvány, és a gazdasági krízis miatt mindenki ideges, hanem ismét az akadozó adatátvitel miatt.

Minél rövidebbek, minél közérthetőbbek a mondataink, annál kisebb az esélye, hogy pont a közepén kezdjen el szakadozni a hang a másik oldalon. Vigyáznunk kell azonban arra is, hogy ne úgy beszéljünk a másikhoz, mintha egy gyereket tanítanánk, találjuk meg a helyes arányt!

Legyen benne a naptárjukban az esemény

Senki sem szeret várni, egy online meeting esetében különösen kellemetlen lehet, ha valaki nem csatlakozik időben. Éppen ezért ha lehet, olyan online meeting eszközt válassz, ami naptár meghívót is képes küldeni.

Fejezd be időben

Ahogy az offline térben sem, online sem szabad játszanunk mások idejével, fejezzük be időben a prezentációnkat, ne húzzuk el!

Hagyj időt a kérdésekre

Ez a pont semmiben sem különbözik az offline prezentációktól, ha csak abban nem, hogy a már sokszor említett sávszélesség problémák miatt könnyen lehet, hogy több időt kell hagynod a kérdésekre.

De miért kell többet dolgoznom egy online prezentációval?

Mielőtt továbbmennénk, nézzük meg, hogy miért olyan fontos, hogy jól átgondoljuk, megtervezzük, legfőképp pedig bizonyos dolgokban másképp csináljunk egy online prezentációt. Először is gondoljuk át, hogy mi magunk mennyi mindent csinálunk egy online meeting során, pontosabban ahelyett, hogy figyelnénk.

Ha az a ritka típus vagyunk, aki feszült figyelemmel, kisangyalként üli végig az online megbeszéléseket, prezentációkat, akkor nézzük át az alábbiakat, egy kutatás szerint ezeket csinálják az emberek miközben “részt vesznek” egy online eseményen, az 530 kitöltő több lehetőséget is megjelölhetett:

  • Máson dolgozik: 65%
  • Emaileket ír: 63%
  • Eszik, vagy főz: 55%
  • Mosdóba megy: 55%
  • Chatel: 44%
  • Facebookon lóg: 43%
  • Videójátékkal játszik: 25%
  • Online vásárol: 21%
  • Edz: 9%
  • Egy másik hívásban van: 6%

Ha mindez nem lenne elég, még a következő “vallomások” is kisültek a felmérésből:

  • 40% köszönés nélkül “szökött már meg” egy hívásból, hogy úgy tűnjön, mintha végig ott lett volna.
  • 27% már legalább egy hívás során elaludt.
  • 13% hazudott már arról, hogy valójában hol van.

Annak kapcsán pedig, hogy hol voltak valójában, miközben a telefonjukon éppen részt vettek egy konferenciahívásban elég furcsa válaszok is születettek, köztük a Disneyworld, a traumatológia, egy hegy teteje, és olyan kevésbé meglepő eredmények is, mint például a tenger- és medencepart, vagy a szökött kutya után futva az utcán.

Mindezek után könnyű belátni, hogy egy online prezentáció, de még egy egyszerű hívás is kihívás, amire jól fel kell készülni.

Fotó: Pixabay

Újságíró, vállalkozó, a Kriptopénz ABC című, a HVG Könyvek gondozásában megjelent kriptopénz, blokklánc témájú ismeretterjesztő kötet szakmai szerkesztője, társszerzője, olyan nagy sikerű webes vállalkozások alapítója, mint a Ducitárs.hu, vagy a SkypeSuli.hu.