10 kattintásból létrehozni egy foglalási rendszert? A Google néhány hónapja elérhetővé tette a Naptár megoldásában az időpontfoglaló funkciót. Ezt már én is kipróbáltam élesben, amikor is a Minner Extra FB csoport tagjai foglalhattak nálam reggeli 30 perces beszélgetésre időpontot. A rendszer varázslatosan könnyen működött. A Microsoft 365-ben már korábban volt hasonló megoldás, így a Google most ezzel pótolta ezt a hiányosságot. A cikkben képernyő fotókkal mutatom be röviden a funkciót, érdemes kipróbálni. A fizetős megoldásokhoz képest fapados megoldásról van szó természetesen, de a fő funkcióját ellátja (sőt!!). El tudom képzelni, hogy egy szépségipari szakember ezt használja, vagy egy coach, vagy például egy nagyobb cégnél ezzel oldják meg a tárgyaló bérlés nyomonkövetését.
Mit lát a fogyasztó, vevő, ügyfél?
Ez járhat a fejedben és mielőtt belemegyünk a létrehozásba ezt mutatom meg neked. A reggeli 30 perces beszélgetés foglalásának naptárját láthatod az alábbi képen. Ezt egy linken keresztül érhették el az emberek. Ezt meg tudom osztani (ahogy más linket egyébként is) közösségi média felületeken, vagy ráteszem a linket egy gombra, szövegre a weboldalon vagy egy e-mailben. Kiválasztja az időpontot, majd felugrik egy ablak, ahol megadja a nevét, e-mail címét és telefonszámát az illető. (Nálam fixen 7:30-8:00 és 8:00-8:30 idősávok voltak foglalhatóak egy kis projektnél, most frissítettem, hogy láthassátok).
Google Naptár időpontfoglalási rendszer beállítása, foglalási naptár készítés
Mennyibe kerül? – 0 forint
A magánprofilomhoz tartozó Google Naptárban is elő tudtam varázsolni a funkciót. Itt érdemes figyelembe venni, hogy cégként GDPR miatt azért ezt veszélyes így használni.
A fent említett Minner projektben a céges Google Workspace fiókhoz tartozó naptárt használtam.
Lássuk a folyamatot! 10 kattintás
Naptárban kattints először arra a napra, ahol mindenképpen szeretnél egy időpontot foglalhatóvá tenni. Itt a találkozó ütemezése gomb megjelenik, lásd alul a kép. Számítógépen érhető el ez a funkció, mobilon applikációból nem jön be, sem tableten. Mobilon a calendar.naptar.com -on bejön, ha a böngészőbe konkrétan ezt írod be, appon tehát nem.
Írjunk be egy „naptár címet” – Ez jelenik meg az illetőnél is a naptárban, illetve nálad is. Például ez nálam így nézett ki.
Foglalási időszakok szerkesztése
Tanácsok itt:
- Ahogy látod napon belül tudsz több idősávot is megjelölni, ha például van ebédszünet, azt az idősávot ki tudod hagyni.
- Egy fix idősávot tudsz beállítani, ez itt sztenderd beállítás. Ez mit jelent?
- Ha van 30 perces kezelésed / időpontod és mondjuk van 1,5 órás, akkor azt külön hozod létre a 0. lépéstől fent. Én úgy is nevezném el 30 perces és 1,5 órás „kezelés” / megbeszélés…. – Ingyen húsnak… ez itt nehézség, hogy nem tudod egy naptárban akkor kezelni azt. Külön gombra kattintva éri el. De értelemszerűen a kiválasztott szolgáltatástól is függ a hossz, szóval tőled függ hogy tereled rá és milyen megkeresési szakaszban.
- Másik megoldás, hogy belősz egy fix idősávot, beleértve a pihenést is. tudod kb 30-45 perces időszakok vannak, akkor 45 perc fixen.
- Lejjebb írom, hogy lehet előre beállítani, hogy mely napokon nem lehet foglalni, vagy melyik napokon melyik idősávokban nem lehet foglalni. Ezt napra pontosan be tudod állítani. Ott el is tűnik a foglalási lehetőség.
Ugyanezen ablakon belül lejjebb görgetve jön az a rész, ahol az elérhető időtartományt állíthatod be (ütemezési időkeret). Ezt közben is frissítheted, így például elég ha most beállítom, hogy következő 3 hétre foglaljanak (Kezdés és befejezés dátuma opció) és ezt módosítom majd, amikor látom, hogy ismét elérhető időpontokat tudok adni.
Ahol a 4 óra felirat van nálam a „Kezdetektől legkorábban ennyi idő… ” ez arra szolgál, hogy ne érjen meglepetésként egy foglalás, ami „azonnal érkezik”.
Esetenként szabad időpontok blokk: Itt lehet módosítani, hogy egy nap tiltson valamit, vagy adott nap csak X időszakban érsz rá. Ezzel rugalmasságot viszel a naptáradba, ezzel a funkcióval tudod az egyébként fenti fix időpontokat rugalmasabban kezelni. Itt például a naptárban az áthúzott körre kattintva az egész április 10-ét foglalhatatlanná tettem.
Itt a tovább gombra a következő szakaszban már a foglalási oldal megjelenését állíthatjuk be. Mi legyen a szöveg, fix helyszín… Leírás, ami megjelenik egyrészt a foglalási oldalon továbbá ez jelenik meg az adott naptárbejegyzésnél a felhasználónál (vevődnél), ha rákattints és ezt kapja e-mailben is.
Itt ha minden rendben van a mentés gombra előjön a naptár bejegyzésünk, ahol is:
- kapunk linket, amit használhatunk máshol és előhozza a fogyasztóknak a foglalható időpontokat (csak azt látja, nem látja ki foglalt nálad),
- megosztás gombra elő tudjuk varázsolni a beágyazási kódot, amit a weboldalba tehetünk.
- szerkeszthetjük is (itt visszakapjuk a fenti szerkesztőt, ha rákattintunk).
- „Az összes foglalási oldal megtekintése” opciót akkor érdemes használni, ha több ilyen idősávot hozol létre (lásd fent 30 perces és 1,5 órás példám).
A vevő rákattint a foglalásra, megadja adatait és e-mailben kap egy visszaigazolást a foglalásról és naptárjába is belekerül, amennyiben Google naptárt használ, de sok esetben másik naptárak is beleteszik, mert felismerik az e-mailt.
Te pedig látod a naptáradban a foglalást, név, e-mail cím, telefonszám. Más adatokat is bekérhetsz, ezt foglalási űrlap résznél tudod szerkeszteni, ahol a leírást is adsz meg, az alatt.
Valamit nem tudsz? Ugye mersz kattintani?
Meg kell ismerni a rendszert, annyira nem bonyolult, de megértem, ha egyes beállításoknál gondolkodni kell, hogy mire is jó, hogy szabd a saját cégedre. Én azt javaslom próbálgasd, nézd meg mi történik. Láthatod, hogy ezekkel az időkorlátokkal, vagy tiltásokkal sok mindent lehet varázsolni. Akár konkrét napokat is eltűntetni. Merj próbálkozni! Még senki nem látja, csak te!
Ha éles helyzetben csinálod (értsd már foglaltak többen), akkor mindig csak a jövőbeni időpontokra vonatkozólag frissíted a dolgokat.
Frissítés és „ragadós link”
Amennyiben módosítjuk a naptárt, és az adott időpontokat változtatjuk, akár elérhetőségben, vagy mert ünnep nap miatt frissíteni kell azt meg tudjuk tenni és ettől a link nem módosul. Bárhol rákattintanak, akkor a friss naptárat látják az emberek.
