Egyre több digitális rendszert használunk, és néha jó lenne automatikusan mozgatni közöttük adatot, vagy éppen egy automatizmust elindítani. Amikor ilyenről van szó, akkor első ami beugorhat, hogy online vásárláskor átnavigál a rendszer a bankkártyás fizetőkapuhoz (Barion, Paypal, Simple Pay..) és miután fizetett a vásárló, akkor elindul egy számla kiállítási automatizmus. Nos ezt más adatokkal is meg tudjuk csinálni. Mondhatjuk azt is, hogy szárnyalhat a fantáziád.

Ez is no-code, vagyis kódolás nélküli megoldás? Igen! Több ilyen rendszer is van, ami ezt tudja, például a Zapier, vagy a Make.com (Integromat volt régen). Most itt tehát nem is az automatizmus a lényeg, az is persze, hanem az, hogy adatokat tudunk küldeni egyik helyről a másikra, és akár adatmódosítást is végre tudunk hajtani.

Például:

• Ha számla érkezi e-mailben, akkor a csatolmányt automatikusan menti a beállított Google Drive mappába
• E-mailből CRM rendszerbe tudod küldeni az adatokat
• Trello -ban vagy más feladatkezelőben egy státuszváltást követően e-mailt küld a rendszer meghatározott sablon e-mail alapján.
• Még le nem fejlesztett rendszerbe akarunk adatot küldeni. Például egyszerű űrlapból akarunk online fizetést generálni. Az alábbiakat egy 2-4 óra alatt meg lehet csinálni. Pl.
  • Űrlap (bekérjük az adatokat, számlázási cím, név, e-mail cím) – ez lehet Wocommerce is, vagy más rendszer, vagy akár chatbot.
  • utána Stripe fizetőkapu – ügyfél fizet
  • köszönőoldalra irányítás
  • számlakiállítás
  • e-mail küldése a vásárlásról

Api – integráció

Az api szóval lehet már találkoztál. Most nem is a rövidítés mögé akarom, hogy beláss. Api-ként hivatkozunk arra, ha egy rendszer megadja azt, hogy miként tudsz adatot lehívni és adatot küldeni. Lényegében két rendszer közötti integtrációról, kommunikációról van szó. A számlázó rendszered api-ja azt jelenti, hogy tudsz számlázni a weboldaladról is. Ezt legtöbbször fejlesztő köti össze, vagy éppen ilyen megoldással tesszük, mint a Zapier, Make.com.

Kis startup kitekintő. Zapier így indult

Annyira jó látni, hogy miből nőhet ki egy sikeres cég. Az alább párbeszéd zajlott a a Zapier alapítói között 2011-ben, még a startupjuk alapítása előtt, vagy mondhatjuk annak pillanatában.

Lényegében egy api-t készítettek (amire mindenki fejleszt), így minden összeköthető mindennel. Ez bejött nekik! Azóta is ezt csinálják. Korábban mindenki külön-külön fejlesztett két rendszerre.
Például korábban:
XY Webshop motor – XY bankkártyás rendszer – XY számlázó rendszer
XX Webshop motor – XY bankkártyás rendszer – XX számlázó rendszer

Nos ez sokszor azt jelentette, hogy mindig kezdhetted előről, ha egy új rendszert akarsz beállítani.

Ez Zapier, vagy hasonló megoldással:

XY webshop motor, és XX webshpmotor is Zapier-re fejleszt , majd XX számlázó rendszer is megcsinálja a Zapier fejlesztést, sőt XY számlázó rendszer is. És bámm mivel mindenki egy rendszer felé csinálja, így könnyű úgy adatot küldeni, ahogyan csak szeretnénk.

A Minner Klub meghívást automatizáltuk – Zapier használata

Ez egy ilyen pilot projekt.

A Zapier -t ki tudod próbálni ingyen is. Később pedig havi 20-29 dollárba fog kerülni, olyan sok automatizmust nem kell kezelnie azért a rendszereidnek, a legtöbb cég ebbe belefér.

Az alábbi folyamaton, beállításon mindössze 50 perc alatt végigmentem. További 2-3 óra elég ahhoz, hogy teljesen finomítsuk. És további gyakorlás után már igazi feketeöves Zapier felhasználók lehetünk.

Éppen most a Minner Klub -ot, a Minner belső kört építjük. A héten már a tagok, akik a Minner kihívást teljesítették kezelésbe is vehetik a rendszert. Egy automatizmust akarunk csinálni, hogy a Klub meghívás és a felhasználó eltávolítása sokkal automatikusabb legyen. Ehhez az alábbi rendszereket használjuk, vagyis ez a folyamat:

• A felhasználó teljesíti a Minner Üzleti Kihívás legalább egy kihívását. Nekünk csak azzal kell foglalkozni, aki beküldi a kihívást (folyamatépítés nagyon fontos)
• Egy űrlapon keresztül beküldi, hogy milyen kihívást teljesített, és közben a rendszerbe saját magát fel is vitte a felhasználó. Név és e-mail cím a két fontos adat megvan.
• A ClickUP rendszerbe jön be az adat. Miután ellenőrizve lett, a Minner Klub Meghívást kap státuszt kapja a felhasználó. – A ClickUP hasonló rendszer, mint a Trello. Feladatkezelő, projektmenedzsment platform, és akár CRM-re is használható.
• Ekkor lép közbe a Zapier. Ő kapott egy triggert a rendszertől, hogy státusz váltás volt, és jelet kell küldeni a Minner Klub hírlevél kezelő rendszernek a MailerLite-nak. Alapból fogunk hírlevelet is küldeni, így azt a döntést hoztuk, hogy lerövidítjük a folyamatot. A Minner Klub rendszerének meghívóit a Mailerlite hírlevélküldön keresztül küldjük ki. És a további automatizmusok is már ott mennek majd végbe. .
• A Mailerlite megkapja a jelet, adatokat. A felhasználót feliratkoztatja a Mailerlite Minner Klub listájára (Group), és a beállított sablon meghívó e-mailt kiküldi. A Minner Klub picit üzleti közösségi média oldalnak is tekinthető, lényegében egy kicsit Facebook csoport feelinges.
• Egy státuszváltással pedig akár le is tudjuk venni a rendszerből a felhasználót. De az már egy másik Zapier folyamat lesz.
• A Zapierrel azt a folyamatot automatizáljuk a fentiekből, hogy: Miután a ClickUP-ban megváltozott a státusza a felhasználónak, a Mailerlite-ba bekerül, meghívót küld neki, benne a linkkel, ahol csatlakozhat. Csak így kerülhet a klubba!

A Zapier.con -on beállítottam, hogy Clickup a kiindulási pont

A következő lépés, hogy a két rendszert összekötjük a Zapierrel. Itt még nem történik semmi. Nem vált ki semmi adatküldést, nem ronthatunk el semmit.

A Mailerlite összekapcsolása egy később lépésben történik, de azt api kulcson keresztül tudtam csak.

A Mailerlite Integration menüpontjában megtaláltam az api kulcsomat.

Az alábbi képen azt látod, hogy kiválasztottam, hogy az automatizmus onnan indul, hogy az adott felhasználó státusza megváltozik. A Zapier automatikusan felismeri, hogy milyen opcióid vannak az alábbiak beállítására. Tehát egy naptár trigger esetében más lenne, amit be kellene állítani.

A rendszerbe először kiválasztjuk a triggert, egy hatást / változást, ami kiváltja majd az automatizmust. (Más példa: trigger például új e-mail, amiben számla szó szerepel..).

A következő lépés volt, az action beállítása. A Mailerlite-ból be is szívta az adatokat, hogy van Minner Klub listám (Group), ahová bekerül. Be kell állítani, hogy az e-mail címet a Clickup-ból honnan veszi. Na és itt jött a probléma!

A Zapier erre felkészült. Van egy Adatrendezés funkciója. Ezt beiktatom a Clickup Trigger után. Így most a folyamt így néz ki.

Na és így már biztosan megtalálta az e-mail címeket. Ez azért volt nehéz, mert a Clickupban úgynevezett egyedi mezőbe került, amilyen adat rendezetlenül került be a Zapier-ba.

És siker!

A felhasználót be tudta tenni a csoportba. Most a következő lépés az, hogy a Mailerlite-ban beállítom a flow-t, folyamatot, hogy az új csoport feliratkozónak küldjön automatikus e-mailt. Teszteltem a flowt.

Tipp: ezután egyszerhasználatos e-mailekkel tesztelgettem, hogy biztosan minden oké.

Ellenőrzés, történet…

A rendszer csak úgy nem csinál valamit. Tehát nem indul el egy automatizmus csak úgy. Egyrészt le tudod állítani, másrészt először inkább hibára fut, tökéletes nem lesz. A Zap-unkat, vagyis az automatizmusunkat ki-be tudjuk kapcsolni, szerkeszteni.

Merre tovább most?

• Először is rájöttem, hogy kell még egy automatizmus, hogyha sikeresen bekerült a felhasználó a rendszerbe, akkor tegye be egy másik státuszba a felhasználót. Ha nem történt meg, akkor 7 naponta ellenőrizze és küldje ki újra.
• Egy új Zapier automatizmust kell készítenem arra, hogyha valaki kikerül a klubból. Azt is uatomatán kezelje a rendszer.

Na, de ami a saját automatizmusunkat illeti. Még kell nekem 2 óra, hogy 100%-ban működőképes legyen. Ez könnyű volt!