Hallottál már a Trello-ról? Vagy láttad, hogy valaki használja az ilyen feladatmenedzsment appokat? Akár legyél teljesen kezdő ezen a területen, akár már belecsíptél, de elakadtál, ez a cikk segíteni fog, hogy tudod kiaknázni a bennük rejlő lehetőséget. Az is lehet, hogy erre neked nincs szükséged, vagy valami másra lesz szükség. Egy biztos, hogy foglalkozni kell ezzel a témával! Miért van, hogy ugyanakkora csapatok sok esetben többszörös teljesítmény különbséggel működnek? Nos az, hogyha foglalkozunk az idő- és feladatmenedzsmenttel a cégben, az segíti a kiegyensúlyozott teljesítmény fenntartását. Emiatt inkább nem azt mondanám, hogy költséget csökkentesz, inkább a munkaerőbe fektetett pénzt többszörözni tudod. Nemcsak irodában hasznosak ezek! Akár egy duguláselhárító, szállítmányozó, autószerviz vállalkozás is ki tudja aknázni ebből a lehetőségeket. Vágjunk is bele!

#kutatás Kezdjük máris néhány érdekes adattal. A Project Management Institute 2020-as felmérése alapján azok a cégek, akik nem használnak feladat és projektmenedzsment szoftvereket, módszertanokat ott a projektek 2/3-a meghiúsul. Továbbá nem használják a projektmenedzsment eszköztárát sem. Volt olyan már a cégben, hogy próbáltatok valamit bevezetni? Nos érted akkor mire gondolnak itt. A Wellingtone tanácsadócég felmérése alapján a cégek 54%-a nem tudja teljesíteni a kitűzött célokat, KPI-okat, mert Excel vagy papír alapon, vagy fejben (!!!) vezeti napi teendőit, projektjeit. Ennek oka, hogy nincs valós időben elég információ a cégben, hogy mi is történik éppen, nem működik a munkamegosztás, csúsznak a projektek. Ennek eredménye az az érzés lehet, hogy úszunk a melóval. Túlórázások, veszekedések, csalódott ügyfelek.

Míg egy másik cégben már rég a teljesítés igazolást állítják ki, egy lemaradt cégen éppen senki nem tudja kinek is kellene foglalkoznia az adott feladattal és csak széttárják kezüket a munkatársak.

„Ez nem az én dolgom”

Donát kollégám szokta mondani: „Ez nem vidámpark„. Vegyük komolyan ezt a problémát, egy üzletet építünk!

Röviden mit fogsz tapasztalni a cégben, hogyha bevezetsz (és szépen lassan tudatosan használjátok) Trello (tud magyarul), Asana, Planner, JustDoo (magyar), Monday.com, Notion vagy más feladat menedzsment szoftvert:

• költségeken belül maradtok,
• időben teljesítitek a feladatokat,
• nincs csúszás azért, mert valakire több időt kell várni (pl. döntéshozás),
• ha projektről van szó, akkor duplájára nő a projekt sikerességi esélye,
• könnyebben átadhatóak a feladatok, gyorsabb lesz a betanítás,
• a munkavállalók tevékenysége kiegyensúlyozott lesz, kevesebb hiba, kisebb esély a kiégésre.

#kutatásA cégek hatékonysága, termelékenysége függ attól, hogy milyen hatékonyan tudják kihasználni erőforrásaikat. Lehetne akár ez egy bullshitgenerátorból is kimásolt szöveg, vagy már-már közhely, mert azt gondolnánk, hogy ezt mindenki tudja az üzleti életben és alkalmazza is. Eközben a Digitméter kutatás alapján (2024) a hazai cégek mindössze 11%-a használ projektmenedzsment, feladatkezelő megoldást, vállalatirányítási-rendszer használata mindössze 10-15% (kis elemszám, inkább csak tájékoztató adat), és ügyfélkezelő-rendszert (CRM) is mindössze 12% használ.

Ez nehéz! Nem akarlak áltatni. Ez nehéz!

Ahogyan egy jó szervezet, csapat soha nincs kész és mindig fejlődik úgy sajnos ez a terület is ilyen, főleg az elején. Több éve használok ilyen szoftvereket a Minnernél, és mikor a csapatom elkezdett bővülni akkor derült ki igazán, hogy ehhez bizony jobban be kell vonni a munkatársakat is.

#példa: Képzeld el, tegnap Donát munkatársam írt üzenetet, hogy egyik szponzorunkkal (aki hozzá tartozik) most nem tud beszélni, és a meetinget nekem kell megtartani. Felnyitottam a feladatmenedzsment megoldásunkat (nem e-maileket kerestem, nem Excelben…) rákattintottam a szponzorok részre, majd az ügyfél / cég nevére. És minden ott volt. Láttam hol tartunk, milyen leendő cikkötletek vannak, mi van kész, jah és hol áll a számlázás, adminisztráció, az ügyféllel való kommunikáció. A felkészülés és a meeting is flottul ment úgy, hogy pusztán helyettesítettem Donátot. Másnap reggel beszélnem sem kellett munkatársammal már mondta, hogy látom akkor …ezek és …. ezek lesznek és már folytatta is a munkát. 2 mondatot kellett szólnom csak, és ahogy éppen már ezt a cikket írom Donát ki is tette a szponzor tartalmát.

Ha nézünk egy kisebb , néhány fős céget, ahol a cégvezető használ első körben ilyet akkor a Trello-ban így is kinézhet például a vállalkozói műszerfala. Emellett használhat naptárt, vagy más teendőket összegyűjtő appot. Továbbá munkatársak kerülhetnek külön „táblára” (board) például területek, vagy más alapján.

Egy nagyobb cégben, ahol a folyamatokat megosztjuk, ott így nézhet ki egy érdekes sturktúra (nálunk). Nálunk (lásd alsó kép) a munkatársaim azzal indítanak, hogy elindítják a ClickUP szoftvert és nézik az őket érintő területeknél mik a feladatok. Ez a mi memóriánk, jegyzetfüzetünk, tervezési eszközünk és kollaborációs szoftverünk is. Bal szélén vannak az ismétlődő feladatok (területek) vagy projektek. Imádom, hogy átlátunk mindent!

Ahhoz, hogy előnyt szerezz a versenytársaiddal szemben tudnod kell, hogy milyen szempontokat vegyél figyelembe, mik azok a kulcs tényezők, amelyre hatással van a vállalkozásodban a feladatmenedzsment szoftverek használata.

A cégben milyen előnyei, milyen hatása van.

Ezt azért olvasd el, mert ez segíti a tudatos használatot:

• Mindenki hozzáfér amihez kell. Ahogy láttad feljebb a Donát példán keresztül is. Könnyebb egy szabadságolást, egy napi távollétet is levezényelni, átadni egy munkát. De minden más esetben is így lehet. Például egy aláírt szerződés / megállapodásnál, amit Eszter intézett egy ügyféllel az felkerül az adott projekthez és a számlázás tasknál már ki van másolva / belinkelve a számlázási adatok, hogy ne kelljen keresgélni, e-mail hegyeket küldeni egymásnak.
• A prioritások sokkal jobban jelölhetőek. Sok esetben az okozza a munka elakadását, hogy nem tudja a munkavállaló, hogy mi a fontosabb most. És belekap mindenbe. Ezt megoldja az a rendszer, ahol jelölve is vannak.
• Csökken a felesleges meetingek száma. Például nekünk nem kellett külön meetinget csinálni , hogy mi volt a szponzornál és egyből át tudtam adni a munkát. Persze ehhez kell megfelelő workflow, folyamatok is.
• Ellenőrzés: Akár irodai, akár fizikai, személyes folyamatról van szó sok esetben érdemes olyan lépéseket beépíteni a rendszeretekben, ahol ellenőrizni lehet folyamatokat. Például rápillantva látszik, hogy elmaradt egy lépés, ami egyébként segíti a minőség fenntartását. Igen, itt sok esetben fájdalmas, hogy be kell X-elni valamit, de hasznos.

#példa: Például a Starbucks-ban reggel egy ilyen csekklistával megy végig egy munkatárs, aki pipálja azt, hogy mit töltöttek fel, mit tettek ki a polcra… és itt jelezheti is egyből, ha valamiből hiány van. Ezt azért csinálják, hogy ne a 10 órás csúcsban kelljen ezekre rádöbbenni, vagy emiatt alakuljon ki akkora sor, hogy azok már nem fognak bejönni.Bizony! Egy csúszás akár 5-10 vendég elmaradását is okozhatja egy forgalmas helyen a Starbucks esetében. Másik oldalt segítheti a cégvezetést is ez, de erről majd lejjebb.

• Kire kell várni? Ki dolgozik rajta éppen? Napokat csúszhat egy projekt csak azért, mert nem tudjuk, hogy kinél van éppen az ügy. Egyrészt az e-mailek rengetegébe belefulladhatunk, néha követhetetlen. Érdemes úgy használni az ilyen megoldásokat, hogy valahol ezt jelöljük. Például nálunk egy így néz ki:

A képen azt látod, hogy aktív szponzoraink tartalmával kapcsolatban jelöljük a jobb oszlopban, hogy éppen kinél van a feladat / döntés. Rápillantasz és tudod azt, hogy van ezzel dolgom? Ki dolgozik éppen rajta? Ez mi egy legördülőből választjuk ki.

• Onboarding – új munkavállaló esetében igencsak hasznos lehet a feladatkezelő használata. Előre napokra le lehet vezetni a betanítást és így nem zavarja a többi munkavállalót. Sőt lehet olyan feladatokat előre összeállítani amit akkor csinál, amikor éppen várnia kell valakire.

Összességében egy jól szervezett csapatot tudsz majd magadénak. Minden lényeges információ felkerül egy rendszerbe.

Tudom mire gondolsz! Ez nálunk nem fog működni!

#példa: Egy webáruház, fuvarozó cég vezetője volt nálam. A fuvarozást azért írtam be, mert a webshopos rendeléseket vagy saját maguk szállítják ki, vagy futárcégen keresztül bonyolítják le. Nos lenyűgöző volt látni a Trello megoldását a webshopnak.

• Külön Trello táblán kezelte az irodai és logisztikai részen dolgozó munkatársak feladatait. Még mutatta is, hogy akinél már a feladatnál 3 színű címke (label) van, na ő már nagyon el van maradva azzal a feladattal.
• Külön Trello táblán vezette az egyes autóit, rendszám alapján. Ehhez hozzáférést adott a soförőknek. Akiknél a Trellon belül az egymás mellet lévő listák nevénél a következő napok dátumai voltak. Adott listán vagyis így napon belül ott voltak a kártyák, hogy hová kell menni… Tudták előre aznap merre is kell menniük, hová kell szállítaniuk, mindig ott kezelték ezeket. Minden információt megkaptak.

Ahogy ő fogalmazott:

AKKOR MŰKÖDIK JÓL A RENDSZER, HA NEM HÍVNAK A MUNKATÁRSAK.

„Miért is hívnának, ott a Trello, bepötyögik a Trello-ba, és ott is kell lennie az információnak, amiért csörögnének”. Azt mondta, hogy a a sofőröktől elkezdve az irodai munkatársakig mindenki azt mondja, nem is tudnának a Trello nélkül dolgozni. De itt inkább azt nézzük, hogy egy ilyen rendszer nélkül, hiszen nem csak a Trello létezik.

Cégvezetőként, vezetőként ezért fontos a feladatmenedzsment szoftverek használata:

• Számonkérhetőség: Sok esetben ha nincs valami leírva, akkor abból ki lehet bújni. A munkavállaló ilyenkor mondja, hogy de nem ezt mondtad. Holott tudod, hogy de, de ugye nincs ennek nyoma sehol. Ezt oldjátok meg a feladatmenedzsment használatával.
• Én azt szeretem az ilyen rendszerekben, hogy bárhol is legyek látom mi történik a cégben.
• Mindennek nyoma van, a rendszer logol!

Hasznos tanácsok az első lépésekhez:

• Mi van akkor, ha először csak onboardingra használjátok? Egy új munkavállaló, vagy egy új projektet, tevékenységet vezettek itt, egy ilyen helyen?
• Nézzétek át ezeket a szoftvereket. Töltsétek be a demo, sablon elrendezéseket, hogy inspirálódjatok. Tipp, nézzétek meg az útmutatójukat! Azt válasszátok, ami kézre áll. Trello (tud magyarul), Asana, Planner, JustDoo (magyar), Monday.com, Notion – kiválasztásnál fontos lehet, hogy van applikációja).
• Kezdjétek / folytassátok azzal, hogy feltérképezitek a folyamatokat a cégben. Megnézitek, hogy milyen szakaszokra bonthatóak a főbb szolgáltatások.
  • Rendszeresen előforduló, folyamatos feladatok, ismétlődő feladatok – ezek fix listákban sorolhatók, fixen előttetek lehet (pl. Trelloban egy tábla vagy lista).
  • Projekt feladatok – ezek külön helyet kapnak. Pl. új weboldal létrehozása projekt, XY dolog bevezetése a cégben. Van a projekten egy fix időpontja ami után nincs teendő, vagy az átfordul ismétlődő feladattá és átkerül abba a részbe.
• Legyen olyan meeting, amikor mindenki nézi a feladatkezelőt és közösen tologatjátok a feladatokat, priorizálást állítotok, onnan meetingeltek. Így meg is szokjátok a használatát. Például van olyan munkatársunk, aki használja bár a ClickUP-unkat, de inkább akkor amikor meetingre készül, vagy meetingen van (ez a munkatárs én vagyok).
• Néha van olyan, hogy túl adminisztrálunk valamit, az se jó irány. Érdemes ezen közösen dolgozni. A fenti nézőpontokat akkor vegyétek elő, amikor tervezitek, hogy mi mindent kell rögzíteni a rendszerben. Értelemszerűen nem kell mindent taskosítani, feldatokra bontani. Az adat, információ hozzáférést segítsétek mindenképpen! Mi tartunk 2 havonta egy megbeszélést, amikor átnézzük jól használjuk-e a rendszert.
• Párhuzamosan lehet használni más eszközöket is. Pl. mi a Google naptárt használjuk, a feladatokhoz ha adunk is határidőt, azt csak azért, hogy a feladatkezelőbe lássuk időrendben. A saját időbeosztásunkat naptárban vezetjük. Például: Kedden délelőtt podcast felvétel. A hírek vagy a téma amint dolgozunk a feladatkezelőbe.

Vannak még kérdéseid?! Tudom én!

A témában még írunk cikket. Szó lesz a bevezetésről, szó lesz az aktív használatról, sőt a halálvölgyéről. És az előfizetők hamarosan kapnak egy teljes guide-ot is az ilyen rendszerek használatához.

Addig is olvasd el ezeket:

• Recesszió álló vállalkozások. Mi a titkuk? Mit tegyél magas inflációs környezetben
• Mit és hogyan? Kulcstényezők a növekedéshez. Gyorsan növekvő cégek 4. rész

Forrás: ProjectManagement Institute / 2020
Fotó: Canva