Néhány napja időhiány témában posztoltam a zárt üzleti csoportunkban. Ekkor az egyik tagunk, Scherzer Marcell marketinges (Bluemarketing) a címben leírt felütést hozta be. Azonnal elkezdtem rajta gondolkodni, utána nézni és kezdett körvonalazódni, hogy igen ez egy jogos felvetés. Bontsuk ezt ki!

A vállalkozók időhiánya ebből a megközelítésből a bevételi vagy profitabilitási korlátokra vezethető vissza. Ez a felütés rávilágít arra a kényszerpályára, amelyben a tőkehiányos kisvállalkozások mozognak: megfelelő anyagi erőforrások nélkül a tulajdonos kénytelen a saját munkaerejét, mint a legrugalmasabban lehívható tőkét beáldozni az operatív működés fenntartása érdekében.

A közgazdaságtani megközelítés szerint az idő az egyetlen univerzális feltétel, amely minden vállalkozás számára azonos mértékben korlátozott, és amelynek nincs valódi helyettesítője, kivéve a tőkét.

A tőke és az idő közötti kapcsolatot leginkább a nettó jelenérték (NPV) logikáján keresztül lehet megérteni (Ezt a bekezdést olvasd át többször). Ha egy alapító idejének értéke ma 20 000 Ft óránként, de a cég növekedési pályája alapján ez az érték egy év múlva 30 000 Ft-ra, két év múlva pedig 45 000 Ft-ra nőhet, akkor minden egyes óra, amelyet ma alacsony hozzáadott értékű operatív feladatokkal tölt, súlyos jövőbeli veszteséget jelent a vállalkozás számára. Az „idő-pénz exchange rate” modellje rávilágít arra, hogy a vállalkozók gyakran alulértékelik a jövőbeli idejüket, ami megakadályozza őket abban, hogy már a korai szakaszban befektessenek a delegálásba vagy az automatizációba, még akkor is, ha az rövid távon rontja a profitabilitást.

#kutatás:

A kutatások különbséget tesznek a kényszervállalkozók (necessity entrepreneurs – mi néha reményvállalkozóknak hívjuk őket) és a lehetőségalapú vállalkozók (opportunity entrepreneurs) között. Az előbbiek esetében a profitabilitás szignifikánsan alacsonyabb marad a vállalkozás teljes életciklusa alatt, ami egy állandósult időszűkét eredményez. Ebben a típusban a hipotézis szinte maradéktalanul beigazolódik: a pénz hiánya fenntartja az operatív kényszert, és a tulajdonos soha nem jut el abban a fázisba, ahol értelmesen delegálhatna.

A kutatások azt mutatják, hogy a magyar KKV-k többsége nem éri el az évi 400 millió Ft-os árbevételt. Ebben a sávban a cégek jellemzően saját belső strukturális hiányosságaikkal küzdenek, nem pedig a piaci versenytársakkal. Az időhiány náluk nem külső kényszer, hanem a digitális lemaradás és a modern menedzsment-szemlélet (pl. folyamatszervezés) hiánya. (Lásd itt bővebben: A magyar KKV-k nagy tévedése, nem a gazdaság fogja vissza a növekedést, hanem a …)

Megoldások

Az automatizáció a legközvetlenebb eszköz a tulajdonosi idő felszabadítására, de ez igényli a legmagasabb szintű kezdeti tőkebefektetést és strukturális érettséget (értsd struktúrát visz a cégbe, folyamatokat optimalizál…). Az adatok azt mutatják, hogy az automatizáció akár 40-50%-kal is csökkentheti a bérköltségeket. Azonban az automatizáció terén is érvényesül a tőkekorlát. A kisvállalkozások 83%-a még nem alkalmaz mesterséges intelligenciát vagy komolyabb automatizációt a napi működésében. Ennek oka nem csupán a szoftverek ára, hanem a bevezetéshez szükséges „idő-tőke” hiánya. A napi-heti tűzoltás mellett nincs ideje a vállalkozóknak, cégvezetőknek a digitalizációra. Megismerni egy új szoftvert, átlátni milyen rendszerek vannak, döntést hozni, megtanulni, bevezetni…

Az automatizáció tehát valóban a „gazdagok kiváltsága” abból a szempontból, hogy a bevezetéshez szükséges anyagi és szellemi tőke csak a profitábilisabb szinteken áll rendelkezésre. Az „automatizációs rés” éppen ott a legmélyebb, ahol a vállalkozó a leginkább rászorulna az idő felszabadítására, de a napi túlélés elemészti az összes rendelkezésre álló erőforrást.

Delegálás

A hipotézis egyik sarkalatos pontja, hogy ha van pénz, akkor a vállalkozónak nem kell mindent csinálnia. A gyakorlatban azonban a delegálás elmaradása sokszor nem tőke-, hanem pszichológiai természetű akadályokba ütközik. Még a profitábilis cégek tulajdonosai is gyakran „idő-szegények” maradnak az alábbi tényezők miatt:

1. A perfekcionizmus és a kontrollvesztés félelme: Sok vezető úgy véli, senki nem tudja olyan jól elvégezni a feladatot, mint ő. Ez a szemléletmód megakadályozza, hogy az alkalmazottak fejlődjenek, és a tulajdonost állandó mikromenedzsmentbe kényszeríti.
2. Az identitás és az önértékelés kérdése: Sok vállalkozó azzal szeret büszkélkedni, hogy „ő csinál mindent”, és a delegálást a gyengeség vagy a fontosság elvesztéseként éli meg.
3. A delegálás mint befektetés félreértelmezése: A tulajdonosok gyakran mondják: „gyorsabb, ha magam csinálom, mint ha elmagyaráznám valakinek”. Ez a rövid távú szemlélet figyelmen kívül hagyja, hogy a betanításba fektetett 2-3 óra hosszú távon több száz órát szabadítana fel.

A delegáláshoz tehát nemcsak pénz, hanem bizalom és strukturált kommunikáció is szükséges. A kutatások azt mutatják, hogy a sikeres delegálás alapja a SMART célok kitűzése és az elszámoltathatósági rendszerek (például KPI-ok, dashboardok) használata, amelyek lehetővé teszik a felügyeletet a folyamatos jelenlét nélkül is. Lásd NAGY DOBÁS anyagunk.

Tipp: A 70%-os szabály használd a delegálásnál: Ha találsz valakit, aki az adott feladatot legalább 70%-ban olyan jól el tudja végezni, mint te, azonnal delegáld.

Profit, likviditás

A kutatások szerint a vállalkozói időhiány egyik legfőbb, gyakran rejtett forrása a túlzott belső komplexitás. A vezetők idejük akár 40%-át is olyan tevékenységekre fordíthatják, amelyek nem termelnek valódi hozzáadott értéket. A Pareto-elv (80/20-as szabály) a kisvállalati szférában is érvényesül: a profit 80%-át általában a termékek vagy ügyfelek mindössze 20%-a termeli ki. (Legyinthetsz a Pareto-elvre, miközben a profit is éppen legyint rád).

A tevékenységalapú költségszámítás lehetővé teszi, hogy a vállalkozó pontosan lássa, mely tevékenységek vagy üzletágak égetik az időt és a pénzt anélkül, hogy megtérülnének. A nem nyereséges üzletágak vagy termékek tudatos leépítése product pruning bizonyítottan növeli a cég összteljesítményét, hatékonyságát és felszabadítja az alapító idejét a stratégiai irányításhoz. Mondhatod magadban, hogy ez logikus, mégis dacolnak vele a cégvezetők. Egy másik felütés a témában, hogy a legfőbb akadálya azonban gyakran nem pénzügyi, hanem pszichológiai: az elsüllyedt költségek csapdája miatt a tulajdonosok hajlamosak tovább finanszírozni veszteséges ágakat csak azért, mert már sok időt és érzelmi energiát fektettek beléjük.

Rapid audit:

• Melyek a cég kulcsfontosságú folyamatai?
• Ki végzi őket és mennyi ideig tartanak?
• Mennyi az adott munkatárs valós óradíja (bruttó bér + közterhek + fixköltségek)?
• Mennyi a közvetlen költség (anyag, szoftverdíj)?
• Számítás: (Időtartam x Óradíj) + Közvetlen költségek = A folyamat ára. Ha egy feladat elvégzése többe kerül a cégnek, mint amennyi értéket teremt, azt azonnal automatizálni vagy leépíteni.

A profit önmagában nem elegendő a delegáláshoz, szükség van likviditásra is. Sok nyereséges KKV küzd azzal, hogy bár a mérlegük pozitív, a készpénzük a vevőknél vagy készletekben áll. A hatékony munkatőke-menedzsment kulcsfontosságú ahhoz, hogy a vállalkozó megengedhesse magának a delegálást.

A kutatások szerint a cash conversion cycle (CCC) lerövidítése közvetlenül felszabadítja a delegáláshoz szükséges tőkét. Ha egy vállalkozás 30 nap helyett 10 nap alatt jut a pénzéhez, az így keletkező likviditási többlet fedezheti egy új munkatárs bérét vagy egy szoftver éves díját. A munkatőke hiánya tehát egyfajta rejtett bevételi probléma, amely fenntartja az időhiányt, még ha a cég egyébként sikeres is. Hogyan lehet lerövidíteni? Hatékonyabb folyamatok, ajánlatok átszabása, gyorsabb ügyfélkiszolgálás, munkaerő esetében feszesebb heti rutinok (lásd nagy dobás anyagunk).

Van még ilyen?

• A nagy dobás – Amiről a sikeres cégvezetők nem beszélnek
• Üzleti lehetőség kisvállalkozásoknak. Kevés munka, kis befektetés, nagy megtérülés? Ez kell!
• A magyar KKV-k nagy tévedése, nem a gazdaság fogja vissza a növekedést, hanem a …

Források: Time Management for Startups: Entrepreneurs Act as if Future Hours Aren’t Worth Much / UCLA
The relationship between start-up motive and earnings over the course of the entrepreneur’s business tenure
Time Investment in an Entrepreneurial Venture: The Effect of Past Time Invested, Venture Confidence, and Business Planning
Fotó: Canva