Már itthon is jelen vannak a virtuális asszisztensek, de még vállalkozói oldalról sokaknak zavaros a dolog, hogy mégis mit is tudnak kiszervezni így online egy embernek. Illetve a másik oldalon is van gond, mert néha túlzó, szakértői szolgáltatást akarnak eladni, holott asszisztensi szolgáltatást nyújtanak. Nem csodálkozom, hogy nem tudod eldönteni, hogy neked szükséged van-e rá, mert első hallásra megfoghatatlan és rengeteg kérdést felvet: mint például a bizalom, vagy a nálam nincs is mit kiszervezni, vagy ért-e ehhez egyáltalán az illető, nem is beszélve arról, hogy akkor mindezt online?

Röviden a távoli asszisztensekről:

• A nevükkel ellentétben legtöbbjük közel dolgozik a megbízóhoz és személyesen is konzultálnak, de még néha irodában is végeznek ezt-azt. Ettől még persze a munkájuk 90%-a online folyik.
• Vállalkozóként csinálják, általában KATA -s egyéni vállalkozóként, így számlát is tudnak kiállítani.
• A cégeknek azért jó megbízni egy távoli asszisztenst, hogy
  • például egy projektnél tudják tartani a határidőt – van aki besegít, vagy éppen pont hiányzik még egy „fél ember”.
  • Már bővülne a cég, de még nem tudna kifizetni egy teljes állású embert, lehet nem is lenne annyi munka (van egyébként, de ugye ezt hisszük).
  • Egy cégvezető keres egy asszisztenst, hogy jobban átlássa a vállalkozását, valaki szervezze helyette a napjait, heteit, figyeljen mindenre.
• Legtöbbször segítenek a munkák / feladatok megtalálásában, de a megbízó cég részéről is kell munka, hogy tényleg tudja, mit tud így delegálni. Kell egy-két hónap míg összecsiszolódtok.
• Átlagosan 2000-3000 Ft-os órabérért dolgoznak. Viszont erről tudd, hogy a profi asszisztensek percre pontosan mérik ezt, így valójában tényleg a munkáért fizetsz.
• Tapasztalatom szerint havi 10-20 órás VA munka megfelel akár 40 óra olyan munkának is, amit amúgy egy alkalmazott látna el. Átlagosan 10-20 órányi munkát bízunk egy ilyen külsős emberre.
• A hazai távoli asszisztensek többsége felsőfokú végezettséggel rendelkezik.

A cikk írója jelenleg is alkalmaz távoli asszisztenst.

A virtuális asszisztens mindenhez ért? NEM!

Ha szakértőt keresel, szakértőhöz fordulsz. Ha asszisztens kell, virtuális asszisztenshez.

Sokan nyújtanak már itthon is ilyen szolgáltatást. Akiket látok a weben, a többségük nem igazi távoli asszisztens, és néha dühítő is olvasni az olyan hirdetéseket, ahol a leendő virtuális asszisztensed (röviden VA) felsorol egy halom dolgot, amit elvileg el tud végezni, amihez ért. Persze digitális skilleknél még csak-csak mondhatjuk, hogy nem meglepő, hogy be tud lépni egy WordPress oldalra, vagy fel tud tenni egy Facebook posztot, vagy tud keresni a Google-ban, esetleg egy kis szöveget is ír, sőt még képet is szerkeszt (nem PS). Még talán ez is sok lehet!  De nem fog neked programozni, sem profin képet szerkeszteni, hát még reklámszöveget írni! Maguk a VA-k sem igazán jól kommunikálják ezeket, ezért van zavar a fejekben, és ezért nem alakul ki benned a bizalom még annyira sem, hogy kipróbáld. Mert ezeket a tevékenységeket egyébként nem jól hirdetik, mivel nem nekik kellene „átólzéig” megcsinálniuk egy adott munkát, nem helyetted dolgoznak, hanem veled.

Benne van a nevében: asszisztens

Bár már 30 éve megvolt a rendszerváltás, a KKV-k vállalati kultúrájában nem alakult ki az asszisztensi feladatkör. Nem véletlen, nem volt kitől ellesni. A kisebb cégeknél megvan mindenkinek a feladata, multiknál előfordul, de mindenki inkább egy-egy feladatkör köré csoportosul. És ha még van is asszisztens, általában egy szakterületen csinálja csak. Például marketing asszisztens, jogi asszisztens.
Egy VA viszont elvileg All IN -t nyújt, vagyis mindent. Vegyük újra elő a fenti szót: Asszisztens. Asszisztál, segédkezik. Ugye megvan már?!

• Segít egy vállalkozás napi / időszakos munkavégzésében,
• projektjeiben,
• szervez.
• Nem helyetted dolgozik, hanem a kezed alá (nincs szebb kifejezés rá, így egyből megérted). Nem helyetted, hanem veled dolgozik.

Nézzünk néhány példát:

Marketing feladat:

• Egy cégnél a felvett marketing asszisztens egy brief alapján megírja a hirdetés szövegeket, elkészíti a képeket, beállítja a hirdetéseket… tehát elvégzi szinte a munka 99%-át.
  Gondolkodik, ötletel.
• Egy távoli asszisztens fő feladata az anyaggyűjtés, a tartalomkeresés, hirdetések szövegek és képek elkészítése úgy 80-90%-ban. Szövegírás nem! A képeknél lehet csak begyűjti a megfelelő képeket, árajánlatot kér egy fotóstól … és még sorolhatnám
• Fontos! Ha marketing feladatra (social media, hírlevél, hirdetések…) keresel valakit, akkor úgyis marketing szakértőt bízol meg, aki csak ezzel foglalkozik nap mint nap. Ettől még az ő keze alá is dolgozhat az asszisztensed.

Emailek:

Itt nagyon fontos a bizalom, hát még a szerződés a cég és a VA között. Viszont ez az egyik legklasszikusabb feladat, amit mindenképpen érdemes kiszervezni.
Egy asszisztens mit csinál az email fiókodban?

• Helyetted olvas
• Kitörli a spameket (ami tényleg spam)
• Összegzi a megkereséseket
• Fontossági sorrendbe teszi a megválaszolandó emaileket
• Sőt több hónap munka után már ő készít előre emaileket. Fontos nem ő válaszol 100%-ban, vagy inkább úgy fogalmazok, nem kell 100%-ban megírnia.
• Követi az email-folyamot, tehát egy emberrel való levelezésedet.
• DE nem ő válaszol az esetek 99%-ában! Persze lehet néhány emailnél igen, ahol mondjuk udvariasan valamit meg kell köszönni, vagy éppen ki van adva, hogy Mándó Milánnal beszéljen a Minnertől és az elejétől fogva ő levelez velem (én vagyok a Milán).   

Szövegírás:

Mennyi helyen látom! Ne, a szövegeidet ne az VA írja meg. Hanem gyűjtse össze a megfelelő szövegeket, példákat, állítsa össze ő a briefet, amit megkap a szövegíró, vagy éppen te magad. Máris könnyebb lesz megírni, hogy valaki „a kezed alá dolgozott”.  Linkeljen be forrásokat…

Összefoglalva:

Egy asszisztens tehát a kezed alá dolgozik, szervez, támogat. Mindig gondolj bele a kiszervezésnél, hogy mi az, amit össze kell gyűjteni, kutatni, keresni, szervezni a munkád során. Például levelezni valakivel (az is szervezés), beszélni telefonon, vagy kikeresni valamit. Minden munkánál van mit „összeszedni”. Most írd össze mit csinálsz a héten, írd fel egy papírra. Most a következő, írd össze az egyes dolgokhoz milyen feltételek kellenek, hogy el tudd végezni az adott munkát. És tedd fel magadnak a kérdést, mit tud megcsinálni, megteremteni a feltételekből egy VA. Ahogy fent írtam, nem kell 90%-ban elvégeznie a vállalkozásodhoz köthető dolgokat, nem helyetted dolgozik, hanem „alád”.  Ezt a témát folytatjuk még!

Fotó: Envato