Hogyan teszi hatékonyabbá a feladatkezelést cégen belül a QlickCRM? Megmutatjuk!

Dátum

Megosztás

Ha eddig azt hitted, hogy egy CRM rendszer csak ügyfelek nyilvántartására jó, akkor most szeretném megmutatni, hogy mennyivel többre képes a QlickCRM. Ez a rendszer nemcsak a partnerkezelésben segít, hanem a projektek, feladatok és teendők hatékonyabb kezelését is támogatja.

Miért kulcsfontosságú a hatékony feladatkezelés minden vállalkozásban?

A cégek számára sokszor kihívást jelent az, hogy hatékonyan kezeljék az ad-hoc felmerülő vagy éppen rendszeresen ismétlődő feladatokat. A nehézséget az okozza rendszerint, hogy sem a vezető, sem pedig a munkatársak nincsenek tisztában azzal, hogy pontosan, hol is tartanak a feladatok, ki felel értük, mi a határidő, vagy hogy éppen milyen státuszban vannak. Ilyen helyzetben a vállalkozás működése  lelassulhat és mindennapossá válhatnak a különböző félreértések, vagy akár ügyfélpanaszok az el nem végzett feladatok miatt.

Végső soron tehát a feladatkezelés rendszerének hiánya a cég teljesítményére is negatív hatással lehet.

Ezzel szemben egy jól felépített, hatékony feladatkezelő rendszer – mint amilyen a QlickCRM – rendet teremthet a cég mindennapi működésében. A feladatok státuszának, felelőseinek és határidejének nyomon követése nemcsak átláthatóvá válik, hanem lehetőséget biztosít a feladatok egyszerű delegálására és időben történő teljesítésére is. Ennek köszönhetően a vállalkozásod folyamatai gördülékenyebbek lesznek, a csapatod hatékonyabban tudja végezni a munkáját.

Ha energiát fektetsz a feladatkezelés rendszerének kialakításába, azt a csapatod is meghálálja és hosszú távon az ügyfeleid elégedettségét is növelni fogja, hiszen a feladatok nagyobb arányban lesznek időben és pontosan elvégezve.

A sikeres vezetés kulcsa: hatékony feladat delegálás

Vezetőként az egyik legfontosabb feladatod a hatékony delegálás. Nem csak azért, mert nem lehet mindent egyedül elvégezni, hanem azért is, mert a csapatod így fog igazán fejlődni. Ha azokat a feladatokat átadod, amelyek nem igénylik a közvetlen részvételedet, vagy amelyekhez már létezik egy jól meghatározott folyamat, több időd marad a stratégiai és kreatív feladatokra, amelyek nem vagy csak nehezen delegálhatók. A vállalkozásod fejlődésére pedig egészen biztosan pozitív hatással lesz az, hogy több időt fogsz tudni fordítani a vezetői feladatokra.

Mi a QlickCRM?

A QlickCRM egy könnyen kezelhető CRM rendszer, amely segít hatékonyabbá tenni kis és közepes méretű vállalkozások működését. A magyar fejlesztésű rendszerünk támogatja az értékesítést, a projektmenedzsmentet, a mindennapi feladatok kezelését, sőt még az ügyfélszolgálat munkáját is.

Hogyan, illetve milyen eszközökkel támogatja a QlickCRM a projektek, illetve feladatok kezelését?

Átlátható feladatlista

A feladatlista a QlickCRM egyik alapvető funkciója, amely lehetővé teszi, hogy minden munkatárs személyre szabottan lássa a saját, illetve kollégái feladatait. A lista könnyen áttekinthetően jeleníti meg az új, folyamatban lévő és már elkészült feladatokat, így mindenki pontosan követni tudja a saját és igény szerint csapattársai munkáját. A feladatok kategorizálhatók különböző tevékenységi körök szerint, például beszerzés, könyvelés vagy ügyfélszolgálat, így a munkafolyamatok egyszerűen szegmentálhatók. A keresési és szűrési lehetőségek révén néhány kattintással áttekinthető, hogy egy adott munkatársnak hány feladata van, és ezek például milyen státuszban vannak. Emellett a feladatok többféle nézetben is megjeleníthetők: lista, kanban vagy naptár formátumban, így mindenki a számára legmegfelelőbb módon vizualizálhatja, hogy mikor és mivel kell foglalkoznia.

Státuszok kezelése

A státusz kezelés funkcióval a QlickCRM-ben bármilyen feladatkezelési folyamat kialakítható, amely illeszkedik a vállalkozásod működéséhez. A státuszok segítségével egyszerűen jelölheted, hogy egy feladat új, folyamatban van, ellenőrzésre vár vagy már elkészült. Ezáltal ránézésre is gyorsan megállapítható, hogy hol tart az adott feladat, és kinek kell éppen foglalkoznia vele. Mivel minden vállalkozás másként dolgozza fel a feladatokat, a státuszok a QlickCRM-ben teljesen testre szabhatók, így a rendszer rugalmasan igazodik a céged folyamataihoz vagy segítségével könnyedén tudsz új folyamatokat is kialakítani.

Határidők nyomon követése

A QlicKCRM lehetővé teszi, hogy minden feladathoz pontosan megadd a teljesítési határidőt, melyről rendszerünk e-mail értesítést is küld. A határidők jól láthatóan megjelennek a feladatlistában is, így minden érintett munkatárs számára könnyen átlátható, hogy mikorra kell egy feladatot elvégezni. Ezzel a funkcióval a csapat tagjai folyamatosan követhetik a feladataik előrehaladását, és biztosíthatják, hogy minden határidőre meglegyen.

Ellenőrzőlisták (checklist)

CRM rendszerünkben minden feladathoz egyszerűen hozzáadhatók pipálható teendők, úgynevezett ellenőrzőlisták, amelyek segítenek abban, hogy semmilyen fontos lépés ne maradjon el. Például egy ügyintézés során biztosíthatod, hogy ne legyen elfelejtve egyetlen szükséges dokumentum bekérése sem. Ráadásul lehetőség van előre elkészített checklist sablonok létrehozására is, amelyeket pár kattintással, vagy akár automatizáltan beilleszthetsz a megfelelő feladatokhoz. Ez nemcsak gyorsítja a munkát, hanem biztosítja, hogy minden feladat következetesen, lépésről lépésre legyen elvégezve.

Teendő emlékeztetők

A Teendő emlékeztetők funkció segít abban, hogy hosszabb ideig tartó feladatok esetén se felejtsünk el egyetlen fontos lépést sem. Egy adott feladaton belül emlékeztetőket hozhatunk létre, például arról, hogy hétfőn 10 órakor fel kell hívni egy ügyfelet, vagy kedd reggel egyeztetni kell az alvállalkozókkal. Így a feladat folyamatos előrehaladása biztosított, és minden lényeges teendőt időben elvégzünk. A rendszer e-mailben is értesítést küld az emlékeztetőkről, így garantáltan semmi sem marad el. Továbbá extra funkcióként még checklistet is hozzáadhatunk a teendőkhöz, hogy minden lépést átláthatóan és szervezetten tudjunk követni.

E-mail kezelés

Az E-mail kezelés funkcióval biztosíthatjuk, hogy egyetlen ügyfél e-mail se maradjon figyelmen kívül, hiszen a rendszer lehetővé teszi, hogy a bejövő e-mailekből automatikusan feladatok jöjjenek létre. Ezzel garantálható, hogy minden ügyfélkérdés és feladat nyomon követhető legyen. A QlickCRM-ben közvetlenül a feladatokból küldhetünk e-maileket, és a válaszok is automatikusan a feladathoz csatolódnak. Ennek köszönhetően nemcsak a manuálisan feltöltött információk jelennek meg a feladat adatlapon, hanem az egész e-mail váltás is, így a csapat bármikor könnyedén áttekintheti, mi történt eddig a feladattal kapcsolatban. Az e-mail sablonok és az automatizált e-mail küldések tovább növelik a hatékonyságot, leegyszerűsítve a kommunikációt és a feladatok kezelését, miközben a folyamatok átláthatóbbá és visszakereshetőbbé válnak.

Folyamat automatizálás

A QlicKCRM lehetővé teszi, hogy a feladatkezelési folyamat bizonyos lépéseit automatikusan elvégezze a rendszer, ezáltal időt és energiát takarítva meg. Például, ha egy feladat státusza megváltozik, a rendszer automatikusan e-mailt küldhet az ügyfélnek, hozzáadhat egy ellenőrzőlistát vagy teendőt a feladathoz. Sőt, a rendszer akár automatikusan is delegálhatja a feladatokat a megfelelő munkatársnak, beállítva a határidőt, prioritást és egyéb szükséges paramétereket. Ezzel a funkcióval a feladatkezelés nemcsak gördülékenyebb, hanem sokkal hatékonyabb is lesz, hiszen minimalizálódik az emberi hiba lehetősége, és a folyamatok egyértelműen szervezettek maradnak.

Ismétlődő feladatok

Az előző automatizáció funkciónak köszönhetően a QlickCRM automatikusan létre tud hozni rendszeresen ismétlődő feladatokat, így nem kell minden alkalommal manuálisan felvinni azokat. A feladatokat a rendszer kiosztja a megfelelő munkatársaknak, beállítva a határidőt, prioritást, és hozzáadva a szükséges teendőket vagy ellenőrzőlistákat. Ezzel a megoldással biztos lehetsz benne, hogy az ismétlődő feladatok sosem maradnak el, a rendszeres teendők pontosan időben kiosztásra kerülnek, és semmi sem fog feledésbe merülni.

Hogyan nézhet ez ki a gyakorlatban? Íme egy példa

Nézzük meg Péter esetét, akinek az a feladata, hogy szervezze a csapat munkáját, menedzselje a futó projekteket:

Péter, több projekten dolgozik egyszerre a csapatával, és szeretne biztos lenni abban, hogy minden feladat halad, és mindenki képben van azzal, hogy mit kell tennie annak érdekében, hogy a projekt megvalósuljon. A QlickCRM rendszerben a feladatlista segítségével ránézésre látja, ki min dolgozik, milyen státuszban vannak a feladatok, és mikorra kell befejezni őket. Amikor egy feladat nem észül el határidőre, a rendszer automatikus értesítést küld neki, így időben kezelheti az elakadás okát. Ha egy új feladatot kell kiosztania, Péter néhány kattintással delegálja azt a megfelelő munkatársnak, beállítva a határidőt és prioritást, illetve természetesen a feladat pontos leírását.

Anna esete, aki Péter csapatában dolgozik:

Anna, a QlickCRM segítségével pontosan látja a feladatait, amelyek az feladatlistában jelennek meg, leszűrve azokra, amiknek ő a felelőse. Tudja, hogy melyik feladatot kell először elvégeznie, mert Péter egyértelműen megadta a prioritásokat és határidőket. Amikor egy új feladat érkezik, Anna e-mail értesítést kap. Ha egy feladat során kapcsolatba kell lépnie az ügyféllel, azt közvetlenül a feladaton belül el tudja intézni az e-mail küldés funkciónak köszönhetően. Péter bármikor, bárhonnan meg tudja nézni, hogy Anna miben maradt az ügyféllel látva a levelezést.

Anna munkáját a teendő emlékeztetők is segítik, gondoskodva arról, hogy időben értesítést kapjon, ha egy részfeladatot el kell végeznie, például fel kell hívnia egy alvállalkozót vagy egyeztetnie kell az ügyféllel.

Érdekel? Szeretném kipróbálni!

Mándó Milán
Mándó Milán
Azt az üzleti blogot írom, amit én is szívesen olvasnék. A célom, hogy nap mint nap benntartsalak az üzleti flowban, fenntartsam a lelkesedésed! 9 éve foglalkozom azzal, hogy vállalkozások működését fejlesztem, újítom meg. Imádom az üzleti statisztikákat, stratégiákat, kutatásokat és ezeket mind összekapcsolni. És ebben segítek neked a cikkekben, oktatásokban, sőt akár chaten is!