A digitális világ gyors ütemben halad előre, és a vállalkozások számára is megkerülhetetlenné vált, hogy ügyeiket elektronikus intézzék. Magyarországon a vállalkozások és hatóságok, állami szervek közötti elektronikus kapcsolattartás és ügyintézés legfontosabb eszköze a Cégkapu, amely 2018. óta kötelező minden vállalkozás számára.
A cikket Dr. Kiss Nóra Márta ügyvéd készítette, a KWK Ügyvédi társulástól.
Mi a Cégkapu?
A Cégkapu egy olyan elektronikus postafiók, amely lehetővé teszi a vállalkozások számára, hogy hivatalos ügyeket intézzenek online, kapcsolatot tartsanak az állami szervekkel (például az adóhatósággal, bíróságokkal, önkormányzatokkal), illetve néhány más, erre kötelezett szervezettel (pl. végrehajtók, egyes közüzemi szolgáltatók) és jogszabályban előírt módon nyújtsanak be dokumentumokat. Ez egy központi platform, ahol a cégek hivatalos levelezése és dokumentációja zajlik. Fontos, hogy csak a fenti körbe tartozó szervezetekkel lehet és kell ezen a postafiókon keresztül kapcsolatot tartani, cégek egymás között vagy magánszemélyeknek nem tudnak üzenetet küldeni.
Cégkapu és ügyfélkapu: Mi a különbség?
Míg az Ügyfélkapu a magánszemélyek hivatalos ügyeinek elektronikus intézését szolgálja, addig a Cégkapu a gazdálkodó szervezetekre vonatkozik. A két rendszer tehát külön funkciót lát el, de összekapcsolódik egymással, hiszen az ügyfélkapus hitelesítés szükséges a cégkapu regisztrációhoz, illetve belépéshez.
Ki köteles használni?
Minden, Magyarországon bejegyzett gazdálkodó szervezet – így a kft.-k, zrt.-k, bt.-k, kkt.-k és egyéni vállalkozók is – kötelesek Cégkapu-fiókot nyitni és azt aktívan használni a hivatalos ügyintézés során. Ha egy vállalkozás nem rendelkezik Cégkapuval, nem tud hivatalosan levelezni az állami szervekkel, ami jogi és pénzügyi következményekkel járhat.
Hogyan kell regisztrálni?
A jogi személynek minősülő vállalkozásoknak a cég alapítását követően létre kell hozniuk a Cégkapu hozzáférésüket, mert ez nem automatikusan történik. A Cégkapu regisztráció során néhány alapvető feltételnek meg kell felelni:
- Előzetes ügyfélkapu regisztráció: A Cégkapu használatához először ügyfélkapuval kell rendelkezni, hiszen ennek segítségével tudjuk elvégezni a hitelesítést.
- Cégkapu-fiók létrehozása: A regisztrációt a cég hivatalos képviselője tudja elindítani a https://cegkapu.gov.hu oldalon.
- Hitelesítés: A rendszer automatikusan ellenőrzi, hogy a bejelentkező személy jogosult-e a cég képviseletére. Egyes esetekben manuális ellenőrzés is szükséges lehet, amely jellemzően néhány napot is igénybe vehet. A sikeres hitelesítés után a Cégkapu-fiók létrejön, és azonnal használhatóvá válik.
Mire figyelj a Cégkapu használata során?
A Cégkapu fő funkciója az elektronikus levelezés és dokumentumkezelés, de a helyes használathoz néhány fontos szempontot figyelembe kell venni:
- Beérkező üzenetek: Minden hivatalos üzenet (pl. NAV, önkormányzat, bíróságok, közjegyzők) a Cégkapun keresztül érkezik a vállalkozáshoz. Ezeket az üzeneteket bizonyos időtartamon belül át kell venni. A hivatalos iratok postai kézbesítéséhez hasonlóan a cégkapu is 5 munkanap után emlékeztetőt küld, és ha az ott megjelölt (jellemzően további 5 munkanapos) határidőn belül sem veszi át senki a cég részéről a küldemény, azt kézbesítettnek kell tekinteni. Az egyes hivatalos iratokban szereplő határidők általában a kézbesítés napját követő nappal indulnak. Vannak azonban olyan eljárások, amikor a határidő már a cégkapura történt beérkezéssel (az átvételtől függetlenül) elkezdődik. Fontos tudni, hogy ha a Cégkapura érkező küldeményt bármelyik hozzáférésre jogosult megnyitja, akkor az kézbesítettnek minősül és elkezdődnek a cégre vonatkozó határidők!
Példa: Egy éttermet működtető kft. felhívást kap a cégkapujára arról, hogy a NÉBIH ellenőrzést indított, és a kézhezvételtől számított 8 napon belül a felhívásban szereplő dokumentumokat be kell küldeni a hatósághoz.
- A cég ügyvezetője e-mailt kap a cégkapu rendszerből azon a napon, amikor a NÉBIH megküldte a felhívást, 2024. október 1-én.
- A cég ügyvezetője nem foglalkozik ezzel az e-mail értesítéssel. 2024. október 8-án a cégkapu rendszer újabb üzenetet küld, hogy ha ettől számított 5 munkanapon belül sem veszi át a NÉBIH küldeményét, az a 6. munkanapon kézbesítettnek számít.
- A cég ügyvezetője továbbra sem foglalkozik az értesítésekkel, így a 6. munkanapon (ebben az esetben 2024. október 16-án tájékoztatja a cégkapu rendszer, hogy a kézbesítés meghiúsult, és erről a rendszer a NÉBIH-et értesíti.
- A NÉBIH felhívásában szereplő határidő ezzel elindult függetlenül attól, hogy a cég ügyvezetője letöltötte-e az iratot a cégkapuról. Az eredeti feltöltéstől (október 1-től) számított 30 napig még utólag letölthető a NÉBIH felhívása, de ez már nem változtat a határidőn.
- Dokumentumok benyújtása: A vállalkozások alapesetben kötelesek az állami szervek, hatóságok felé elektronikus úton benyújtani a dokumentumokat. Ebben az esetben fontos, hogy különböző eljárásokban különböző elektronikus felületeken kell kommunikálni az egyes szervezetekkel. Ennek pontos formáját minden eljárásban külön kell felderíteni. Sok esetben elég lehet az e-papír szolgáltatás, máskor viszont az állami szervezet saját elektronikus felületet tart fent, saját elektronikus formanyomtatványokat használ. Ha nem a megfelelő felületet használja a cég, a beadványát nem fogadják el, úgy tekintik, mintha semmit sem küldött volna.
Példa:A fenti példát folytatva, a cég ügyvezetője letölti a NÉBIH értesítését, és összeállította a kért iratokat. A cég ügyvezetője úgy dönt, hogy postai úton válaszol a NÉBIH megkeresésére.
Mivel valamennyi cég számára kötelez az elektronikus ügyintézés, a NÉBIH a postai úton megküldött választ nem fogadja el. Szerencsésebb esetben felszólítják a céget, hogy elektronikus úton küldje be a választ (pl. a NÉBIH saját ügyintézési felületén vagy e-papíron), rosszabb esetben megállapítják, hogy a cég nem küldött szabályos választ, és bírságot szabnak ki.
- Hozzáférés szabályozása: A cég képviselője beállíthatja, hogy kik férhetnek hozzá a Cégkapu-fiókhoz. A jogosultságok megfelelő kiosztása kulcsfontosságú a hatékony és biztonságos működéshez. A cégkapu megbízottként hozzáadott személy a cég nevében jogosult beadni dokumentumokat. A cég képviseletére jogosult vezetőként ne a jelszavad megadásával adj belépési jogosultságot a kollégáidnak, hiszen így utóbb nem visszakövethető és nem bizonyítható, hogy ki tett a cég nevében nyilatkozatot. Könyvelő esetén is fontos, hogy a könyvelő külön meghatalmazás alapján, a saját nevében járjon el a cég adóügyiben és ne a cég hivatalos képviselőjének jelszavával belépve intézkedjen. Célszerű olyan meghatalmazást adni a könyvelőnek, hogy ne a cég cégkapuját használja, hanem meghatalmazottként saját cégkapujáról küldje be a szükséges bevallásokat és nyilatkozatokat, illetve ő is külön megkapja a cégnek szóló adóhatósági értesítéseket. Ha mindenképp a cég saját cégkapujához kell hozzáférést adni, érdemes a könyvelőnek korlátozott jogosultságot adni, hogy csak azokat a funkciókat érje el, amelyek a munkájához szükségesek (pl. üzenetek megtekintése, dokumentumok beküldése). Így elkerülhető, hogy akaratlanul is hozzáférjen olyan információkhoz vagy funkciókhoz, amelyekhez nincs szüksége.
Példa: A cég ügyvezetője a saját ügyfélkapus jelszavát (amelyen keresztül a cégkaput eléri) elmondja a cég könyvelőjének. A könyvelő az ügyvezető ügyfélkapu jelszavát használva véletlenül megnyitja a NÉBIH fenti példa szerinti felhívását, de elfelejti azonnal tájékoztatni az ügyvezetőt, csak 3 nap múlva szól neki. A határidő elkezdődött azon a napon, amikor a könyvelő az anyagot megnyitotta, így abból már 3 nap eltelt. Lehetséges, hogy az iratokat ennyi idő alatt már nem sikerül összeállítani, így nem tudnak határidőben válaszolni a hatóságnak és a felelősség a céget terheli. A hatóság számára irreleváns, hogy a cég nevében ki vette át az iratot.
A cégkapu hozzáféréseket tehát átgondoltan kell megadni, hiszen a cég nevében átvevő személy mulasztása a cég terhére esik.
Fontos tudnivalók a használathoz
- Határidők figyelése: A Cégkapun érkező hivatalos üzenetek határidőket tartalmazhatnak, amelyeket szigorúan be kell tartani. Elmulasztásuk esetén súlyos bírságokkal és más következményekkel kell számolni.
- Biztonság: Mivel érzékeny adatok is érkezhetnek a Cégkapuba, fontos a megfelelő jelszavak és hozzáférési szintek kialakítása, hogy az illetéktelenek ne férjenek hozzá a fiókhoz. Érdemes a kétfaktoros hitelesítést igénylő megoldást használni (pl. Ügyfélkapu+).
- Képviseleti jogosultságok: Csak a hivatalos képviselők vagy a cég által felhatalmazott személyek használhatják a Cégkaput. Érdemes átgondolni és belső szabályozásban meghatározni,hogy kik kapjanak hozzáférést a rendszerhez, és azokat rendszeresen frissíteni. Fontos továbbá, hogy a jogosultak tisztában legyenek a cégkapun kapott és küldött értesítések fontosságával, a mulasztások lehetséges következményeivel és figyeljenek a határidők betartására. Több ügyvezető esetén lényeges, hogy egymást is megfelelően tájékoztassák a hivatalos küldeményekről, hiszen a cégkapuról kiküldött nyilatkozatoknál már nem vizsgálják külön a képviseleti jogosultságot, mert azt már a cégkapu regisztrációnál ellenőrizte a szolgáltató.
A jelen cikkben leírtak csupán a tájékoztatást szolgálják és nem számítanak jogi tanácsadásnak. Konkrét jogi ügyekben javasolt szakértőt felkeresni.
Segítségre, esetleg tanácsadásra van szükséged? Keresd Dr. Kiss Nóra Mártát a KWK Ügyvédi Társulástól és az M7 konferencia jóvoltából az office@kwklegal.com e-mail címen jelentkező első 7 vállalkozónak biztosítanak 1 órás jogi állapotfelmerést kedvezményes 20.000,- Ft-os (alanyi ÁFA-mentes) ügyvédi díj mellett, ahol egy online megbeszélés keretében kielemzitek, hogy jogi szempontból hol tart a céged és mire kellene figyelnetek, mit kellene fejleszteni jogi téren.
Kapcsolódó cikkek – Tudjuk, hogy száraz témák, de ezeket is ismerni kell!
- Digitális szerződéskötés könnyedén – Ismerd meg a Signingo-t! Útmutató
- Építsünk partnerséget a könyvelővel, lehetséges ez?
Fotó: Canva