“Bizbasz feladatoknak” csúfoljuk azokat a bosszantó teendőket amik közvetlenül nem termelnek pénzt (tehát nem SOS feladat), de mégis meg kell csinálni. Jellemzőjük, hogy egyszerűen nem illenek sehová a napunkba, ezért hajlamosak vagyunk halogatni őket amíg csak lehet. Sajnos ezekből az apróbb magukra hagyott feladatokból előbb, vagy utóbb szép kis halom keletkezik.
Mentségünkre szólva, itt nem a lustaság dominál: Vagy túl kicsik a feladatok ahhoz, hogy külön időt delegáljunk nekik, vagy valamiért kényelmetlennek érezzük és inkább elkerüljük. Tehát itt inkább mentális blokkok akadályoznak bennünket. Tipikus példa, amikor frissíteni kellene valamit a landing oldalon, vagy rendbe rakni az e-maileket. A probléma az, hogy ott motoszkál a fejünkben, és mindig a legrosszabb időpontban villannak be. Ráadásul szemét módon foglalják a helyet az elménkben! Most itt az idő kitakarítani a fejünket, a cikkből megtudhatod hogyan csináld jól!
Vezetőként köteles vagy gondoskodni a mentális jólétedről
Marie Kondo (Tiszta öröm – a rendteremtés művészete c. könyv írója) a fizikai tér rendbetételét a mentális jólét kulcsának tartja. Ma a modern világban azonban a digitális térben is rendet kell varázsolnunk, hogy szabadon áramoljanak a gondolataink, és tisztán hozhassunk döntéseket. Ha a fejünk tele van apró, félbehagyott feladatokkal és rendezetlen gondolatokkal, az ugyanolyan kaotikus állapotot teremt, mint egy szanaszét hagyott iroda.
Az üzleti életben a fókusz és a döntésképesség kulcsfontosságú — túl nagy luxus, ha hagyjuk, hogy megzavarjanak a “bizbasz feladatok” vagy mentális akadályok. Ahogy Kondo a felesleges tárgyaktól való megszabadulást javasolja, egy vállalkozónak is kötelező tudatosan és rendszeresen „kiüríteni” az elméjét, rendszerezni a teendőit.
Van egy egyszerű technika, már holnap bevetheted
Ez pedig a napi 1%-os szabály. Az egész lényege az, hogy minden nap csak egy picit – egész pontosan a napod 1%-át – fordítsd arra, hogy rendbe tegyél apró, de halogatott feladatokat. Ennek nem szükséges pontosan 1%-nak (napi 14 perc körül) lennie, jelölj ki egy komfortos, a feladatok mennyiségének megfelelő időintervallumot és egy kis ráfordítással hamarosan megszabadulhatsz tőlük! Az Atomic Habits című könyvben James Clear beszél az „1%-os szabályról.” A koncepció lényege, hogy ha minden nap csak 1%-kal javítasz valamin, az idővel óriási eredményekhez vezet. Clear kiemeli, hogy az apró, folyamatos javulások hosszú távon sokkal nagyobb hatással vannak, mint egyszeri nagy erőfeszítések.
Milán korábban végigcsinált egy napi 1%-os kihívást, amiből esettanulmány készült. 45 napon át cégfejlesztési teendőket oldott meg, minden nap mást. A cikkben egyébként megemlíti Dave Brailsford a Team Sky kerékpár csapat vezetőjének „marginal gains” filozófiáját. Brailsford ezt a megközelítést alkalmazva tette csapatát többszörös bajnokká a híres Tour de France-on.
A marginal gains egy menedzsment- és teljesítményjavító stratégia, amely az apró, 1%-os javításokra épül minden lehetséges területen. Az elv lényege, hogy ha sok apró fejlesztést hajtunk végre, ezek összeadódva drámai javuláshoz vezethetnek.
A koncepciót Dave Brailsford, a brit Team Sky kerékpár csapat vezetője tette népszerűvé. Az ő megközelítése szerint nemcsak az edzésprogramokat fejlesztették, hanem minden apró részletet finomítottak: például a kerékpárok súlyát csökkentették, optimalizálták az alvást, és még a kézmosás technikáját is tökéletesítették a fertőzések elkerülése érdekében.
Ő a kerékpár sport bajnoka volt, te az üzleti élet bajnoka lehetsz! Nézzük hogyan:
Kezdjük hát a 15-30 perces “bizbasz” törlő hadművelethez: Így állj neki
Ezt az általad kijelölt időintervallumot lopott időként is megtalálhatod, akár az ebédszünet előtt, nap végén, vagy hétvégén, de betervezheted előre is a naptárban!
- Gyűjts össze minden ilyen feladatot ami csak eszedbe jut, és írd fel egy listára! Majd mérd fel, hogy feladatonként mennyi időt igényelnek. Pro tipp: Csoportosítsd a feladatokat, azzal még hatékonyabb leszel. Például: „ma délelőtt csak e-mailek” vagy „péntekenként rendrakás a fájlok között”.
- Eliminálj minden zavaró tényezőt! Ha van rá módod teljes fókuszban csináld végig ezt a 24 percet, telefon kikapcs.
- Válassz ki egy feladatot amivel kezdesz, majd állíts be időzítőt a kijelölt időre. Tényleg csak annyi perc legyen, mert így nem fogod túltolni, és nem érzed majd nyűgnek.
- Óra indul: Most pedig darálj le annyi “bizbasz” feladatot amennyit csak tudsz. Ha lejárt az idő hagyd ott, és ne is gondolj rá aznap többet!
Ha napi 15-30 percet dedikálsz ezekre, felszabadul hely a fejedben és lekerül rólad ez a mentális teher is. Hidd el, ez aranyat ér, mert sokkal jobban tudsz fókuszálni a valóban fontos, stratégiai dolgokra. Sőt, tisztább a lelkiismereted is, ami elalvásnál jól jöhet.
Szóval a napi 1%-os szabály valójában egy kis trükk arra, hogy ne ússz el a hétköznapi teendőkkel, és közben szép fokozatosan haladj előre. Adj neki egy esélyt – meglepő, hogy mekkora ereje van!
Hú ez jó volt, olvasnék még ilyeneket:
Forrás:
James Clear: Atomi szokások
Kép: Canva
