Elon Muskról terjedt el, hogy 5 perces blokkokra osztja a napját. Ami lehet persze túlzás és a fele sem igaz, de az biztos, hogy ő is abba a táborba tartozik, akik a timeblocking módszert használják a munkanapjuk szervezésekor. Ezt a produktivitási módszert használja még Mark Zuckerberg vagy éppen Bill Gates is. Én is már több módszert kipróbáltam, hogy fokozzam a teljesítményemet, aztán valahogy az ösztön erre a területre sodort, és örültem, mikor leírva láttam a módszert, amit én is gyúrok az elmúlt években. Mire jó a timeboxing és a time blocking? Hogyan csináld? Egyszerűbb mint gondolnád.

Csak egy példa, így néz ki Elon Musk egy napja (ebbe nincs benne a Twitter posztolása…)

Mi a timeboxing és time blocking módszer?

Mit jelent a két kifejezés? Bár a timeboxingot és a time blockingot sokan szinonimaként kezelik, kis különbség van a kettő között. Time blocking során előre eldöntjük, mikor min dolgozunk, a timeboxinggal pedig limitáljuk, mennyi időt töltünk adott feladaton (forrás).

A time blocking mindig magába foglalja a timeboxingot is, hiszen előre kezdő és záró időpontot adsz a tevékenységeknek („holnap 13:00-14:00 között blogcikkeket írok”). Utóbbit alkalmazhatod önmagában, ha nem okoz gondot mikor, minek állj neki, ilyenkor a feladat megkezdésekor szabsz egy felső időhatárt magadnak („az aktuális taskot maximum a következő fél órában végzem, akár befejezem addig akár nem”).

A továbbiakban a két módszer közös alkalmazásáról írunk, de mint minden hatékonyságnövelő technikát, ezt is bátran szabd a saját igényeidre!

Hogy csináld a time blockingot? Lényegében meghatározunk 30-120 perces időblokkokat a napirendünkben.

• Tehát a napunkat felosztjuk például 3 db 2 órás időblokkra, 1 db 30 percesre és 1db 1 órásra…
• Az egyes blokkokhoz kapcsolunk egy feladatot.
• Ez a módszer nem azt mondja, hogy addig dolgozunk egy taskon, feladaton, ameddig el nem végezzük, hanem az adott idősávban adunk magunknak egy fókuszt. Csak azzal foglalkozunk, de adunk egy fajta szabadságot is, hogyha lejár az idő, akkor abbahagyjuk.
• Viszont meghatározzuk, hogy adott feladat (ha véges határidejű projekt) mennyi ilyen időblokkhoz kapcsolódik.
• Ez segíti elkerülni a produktivitási csapdát, és másabb mint a taskról-taskra, feladatról-feladatra haladás. Majd erről lesz lejjebb is szó.

A digitális rutin (digitalizáció) képzésben erre a módszerre úgy hivatkozok, mint sikerrecept. Lényegében hasonló módszerről van szó.

A produktivitási csapda

Amikor kipróbáltam a zero inbox módszert (0-án tartod a bejövő e-maileket, rendszerezed mappákba…), akkor azt mondtam, de jó, ez jópofa, működhet. Aztán jött az elúszás, stressz, hogy nem tudom 0-án tartani. Majd mikor kiderült, hogy még a zero inbox atyja se tudja ezt jól alkalmazni, akkor azt mondtam, ennek itt vége.

Korábban kipróbáltam néhány technikát, mint a pomodoro, vagy kicsit feszesebb feladatról-feladatra haladást. Utóbbinál napi teendők, gyors prioritási lista és feladatok felfalása stratégiát alkalmazva. Nos ekkor egyszer csak belekerültem egy produktivitási csapdába.

Például megnéztem mit lehet hatékonyabban csinálni, hogyan, mit-miután csináljak… aminek eredménye az lett, hogy produktívabb lettem, de közben felakartam tölteni a maradék időt, aztán megint azzal szenvedtem, hogy nem vagyok produktív. Közben pedig mi történt? Naná, hogy jobb volt a teljesítményem, de frusztrált, hogy még mindig nem vagyok hatékony, hiszen van még idő, lehet valamivel foglalkozni, kerestem feladatot és kezdődött elöről…

A time blocking egyik előnye tehát az, hogyha a feladatot nem fontos azonnal elvégeznünk, akkor ha lejárt az idő, folytatjuk a munkát a következő időblokkban, amikor ugyanez sorra kerülne. Igen ám, de itt egy másik veszély: A Parkinson törvénye: Parkinson törvénye azt mondja ki, hogy minden munka elvégzéséhez pont annyi időre van szükség, amennyi rendelkezésre áll. Például adsz magadnak 1 órát, hogy foglalkozz x tevékenységgel, akkor ha 40 perc alatt végeznél is egészen biztosan kitölti majd az 1 órát. Az emberek a munkát mindig addig húzzák, hogy kitöltsék a rendelkezésre álló időt. Érdemes jól meghatározni az idősávokat, akár lemérni egy-egy tevékenységet, hogy az mennyi idő lehet, egy idő után belejövünk a becslésbe. Az én esetemben például tudom, hogy mennyi idő elkészíteni egy cikket, már lemértem, könnyű beletenni a naptárba.

A feladatok még soha nem fogytak el!

Produktivitási technikák vs time blocking

Pomodoro vs timeboxing

A pomodoro technika, módszer áll legközelebb ehhez a rendszerhez. Ez nem egy paradicsomos tészta receptje; az elnevezés onnan jött, hogy feltalálója, Francesco Cirillo egy paradicsom alakú órát használt. A módszer lényege, hogy összeírod a feladataid, majd nekiállsz, és 25 percen keresztül nem figyelsz semmi másra. Ezután tartasz 5 perc szünetet, majd megint lenyomsz 25 percet a feladatodra koncentrálva. Négy ilyen sprint után pedig tartasz 20 perc szünetet. Persze bejöhet egy fontos hívás vagy ügyfél, ezután célszerű újraindítani a 25 percet. Nem kell az egész napodat eszerint beosztani, de részben személyre szabhatod.

A módszer lényege, hogy a sok külső zavaró tényezőt kizárd, lehetőleg minél kevesebb dologra koncentrálj egy időben. Az időt mérd a telefonod stopperével, de online bővítmények is rendelkezésedre állnak. Sőt, egyes appok képesek átmenetileg blokkolni a zavaró értesítéseket (pl. Google Chrome-ban a BlockSite), és nem is engedik, hogy bármi megzavarja a figyelmedet.

A különbség: A timeboxing esetében nincs megszabva a 25 perc, csak az hogy az idő lejártával félre kell tenni a feladatot. Ha pedig időblokkokkal együtt alkalmazod, akkor általában nagyobb időtávot határozunk meg, legtöbbször 30-120 perc között van az a sáv, amit egy fókuszált feladatra szánunk.
Azonos: fókuszált munka egy feladat köré, idő van fókuszban és nem feladat lezárása

Feladatok (to-do list) vs timeboxing

A legáltalánosabb megközelítés az, hogy van egy feladatlistánk és addig dolgozunk egy feladaton, amíg azt el nem végezzük. Természetesen ez is lehet hatékony, sőt sok esetben aki megszokja, annak ez jól működik. Ebben az esetben reggel megnézzük a főbb feladatokat, prioritást állítunk fel, vagy éppen rutinunk szerint a könnyebbekkel vagy nehezebbekkel kezdünk.

A különbség: Míg a task, feladat alapú technikánál azon van a fókusz, hogy elvégezzük a feladatot, és addig csináljuk, amíg ez nem történik meg, addig a timeboxing és -blocking esetében az időn van a fókusz. Tehát adott időben mindenképpen azzal a feladattal foglalkozunk, de az idő lejártával félretesszük és majd folytatjuk akkor, amikor ismét a naptárunkba betesszük egy idősávba. Arra koncentrál, hogy minden területen meglegyen az egyensúly, ne csússzon el egyik feladat se csak azért, mert egy másikkal sokat bíbelődtünk.
Azonos: prioritás alapján haladni a feladatokkal.

Apró érdekesség, hogy az Ai produktivitás megoldások is a time blocking módszert tudják a legjobban kezelni, és akár rendezni a naptárunkat.

Time blocking és a rutin és egyéb előnyök, hátrányok

Ahogy kutattam ezt a témát és annak hatékonyságát azt találtam, hogy lényegében ez segít abban, hogy egyfajta rutint vigyünk bele a napjainkba.

Keveset foglalkozunk a nem sürgős feladatokkal a hagyományosabb produktivitási módszerek esetében. A time blocking, vagyis az időblokkokban gondolkodásba jobban bele tudjuk ezeket tervezni, így nem maradnak el olyan feladatok, amelyek bár nem sürgősek, de segítenek minket a munkában, projektben, segítenek sikeresebbé válni.

Egy több mint 100 emberen végzett kutatásban azt találták, hogy a legjobb, leghatékonyabb produktivitási módszer a timebox (100 módszert vizsgáltak).

Ami a nehézsége, hogy bizony sokan nem mernek abbahagyni egy adott feladatot és folytatni. Ezt a cikket például én harmadszorra nyitottam most meg, hogy ezt a sort leírjam.

Alkalmaznunk kell azt is, hogy nemet mondjunk például egy telefonhívásra, adott időben, hogy tartsuk az idősáv feladathoz magunkat. Sokaknak ez nehezére eshet, pedig a fókuszálthoz ez kell. Legyen idősávod a telefonhívásokra!

A Trello vagy más feladatmenedzsment rendszert is lehet egyből máshogy fogod használni. És a végeláthatatlan task tenger hullámai nem fognak megfullasztani, hanem új rendszerezési módszert vezetsz be.

Előnye pedig az, hogy ez segíthet jobban delegálni, hiszen könnyebben megbecsülöd egy tevékenység időráfordítását, vagy éppen azt, hogy milyen teendőid vannak, milyen folyamatok adott feladat esetében.

Ez hasznos volt! Van még ilyen?

• Zero inbox. A hatékony e-mail kezelés módszere
• Google naptár használata a vállalkozásodban. Tippek, ötletek
• Work hack: A csipp-csupp feladatokat így iktasd be a napodba
• Projekttervezés, vállalkozás vezetése Trello-ban. Projekt menedzsment használata

Forrás: lexiq.hu, filtered.com