Napi rutin, avagy a sikeres CEO-k így gazdálkodnak idejükkel – kutatás

A vállalkozásod növekedése, a profit, sőt még a munkavállalói jólét is szorosan összefügg azzal, hogyan osztod be az idődet vezetőként. Ahogy terjeszkedsz, a feladatok halmozódnak: a termékfejlesztéstől a marketingig, a pénzügyektől a HR-hez kapcsolódó feladatokig mindenhol jelen akarsz lenni. De vajon hogyan oldják ezt meg a nagyok, a milliárdos árbevételű vállalatok élén álló CEO-k?

Az általunk vizsgált kutatás (Michael E. Porter és Nitin Nohria – Harvard Business School) során 27 nagyvállalati vezérigazgató idejét elemezték 3 hónapon keresztül. Ezek a vállalatvezetők átlagosan 13 milliárd dolláros éves árbevételű cégeket irányítanak. A kutatásból kiderül, hogy a csúcson lévő vezetők időbeosztása szinte a végletekig összehangolt, ugyanakkor tele van kihívásokkal, prioritási dilemmákkal, és egyensúlyozniuk kell a belső és külső, a proaktív és reaktív, a direkt és indirekt hatásgyakorlás között.

A legszűkebb erőforrás: az időd és jelenléted

Egy CEO-nak (és neked is) állandó időhiánnyal kell megküzdenie. A tárgyalások, megbeszélések, személyes találkozók, levelezések, belső riportálások, ügyféllátogatások, események, új projektek és váratlan krízisek egyvelege folyamatosan “eszi” a napodat. Azt mutatja a kutatás, hogy a vezetők átlagosan heti 62,5 órát dolgoznak – sokszor hétvégén és nyaraláskor is beiktatnak napi több órát munkára.

Ez extrémnek hangzik, de a lényeg nem feltétlenül az, hogy ennyit kell dolgozni. Inkább az, hogy ha magasabb szintre lépsz, minden csatornán áradnak feléd a teendők. Ahhoz, hogy ne merülj ki, tudatos korlátokat kell felállítanod. Amíg a céged kicsi, a legtöbb problémát e-mailben vagy üzenetekben is rendezheted. De ahogy nősz, a személyes jelenlét hatalma felértékelődik. A megfigyelt CEO-k idejük több mint 60%-át személyes találkozókkal töltötték. 

Miért? Mert ez a leghatékonyabb módja, hogy hitelesen kommunikáld a prioritásokat, gyorsan oldj meg konfliktusokat és építs bizalmat. Ugyanakkor az e-mail- és chatözön időrabló, szétforgácsolja a figyelmedet. 

Állíts fel szabályokat: például csak a legfontosabb témák landoljanak a postaládádban, a többit delegáld. Így nem leszel a saját inboxod rabszolgája.

Tudatos agenda – fókusz a legfontosabb célokon

A vizsgált CEO-k munkájuk 43%-ában tudatosan a fő stratégiai prioritásaikkal foglalkoztak. Ha nincs egyértelműen megfogalmazott vezetői agendád, akkor a napi “tűzoltások” átveszik az irányítást, és végül nem haladsz a fontos, hosszú távú célokkal. Negyedévente nézd át a naptáradat: tényleg azokra a dolgokra ment el az időd, amik közelebb visznek a növekedéshez, a stabilitáshoz és a céges kultúrádhoz?

Fontos, hogy a felső vezetői csapatban mindenki kiváló legyen. Ha a CEO nem bízik meg maradéktalanul egyikükben, rengeteg idő megy el a mikromenedzsmentre, újraellenőrzésre. A siker abban rejlik, hogyan súlyoz a vezető: mikor avatkozik be, és mikor hagyja a csapatot önállóan megoldani a helyzetet. A krízisek (pl. termék-visszahívás, külső támadás) kezelésénél a személyes jelenlét létfontosságú, mert itt a CEO hitelessége és nyugalma ad irányt a szervezetnek.

Ha a közvetlen beosztottjaid profik, nem neked kell minden döntésbe beavatkoznod. Ha megbízol bennük, delegálsz nekik, akkor több időd marad a stratégiai, valóban értékteremtő tevékenységekre.

Minél kevesebbet kell a “munkagödör” aljára lemásznod, annál inkább a cég jövőjével tudsz foglalkozni. Ne feledd: egy gyenge felsővezető, kulcsember rengeteg idődet viheti el, amit aztán újra ellenőrzésekre, “tűzoltásra” pazarolsz.

Sok a meetinged?

A CEO-k munkájának 72%-át meetingek teszik ki. Te is biztosan érzed: a megbeszélések sokszor nyúlnak hosszabbra a kelleténél, vagy épp feleslegesek. A sikeres vezetők rendszeresen újraértékelik a meetingstruktúrát: mit lehet lerövidíteni, mit lehet e-mailben elintézni, kit szükséges valóban meghívni?

Emellett fontos, hogy maradjon “szabad” időd a naptárban a spontán találkozókra és a valódi gondolkodásra. A legjobb stratégiák gyakran akkor születnek, amikor nem vagy túlzsúfolva.

A kutatás szerint a vezetők átlagosan munkaidejük 28%-át töltik egyedül, ám gyakran csak rövid, széttöredezett időszakok formájában. Pedig a stratégiai gondolkodáshoz, előkészületekhez nagyobb, fókuszált blokkok kellenének. A tudatos naptárkezelés és a váratlan meetingekre fenntartott „puffer” zónák kialakítása kulcsfontosságú.

Mindez a munkahelyi jóléttel is összefügg

Ahogy fentebb láthattuk, a vezető időbeosztása hatással van a kultúrára, a csapat motivációjára és az egész szervezetre. Ha a vezető folyamatosan rohan, sosem ér rá embereire, vagy épp ellenkezőleg: mikromenedzsel, elfojtva a kreativitást és az önállóságot, akkor az a munkavállalók jóllétére is negatív hatással lesz. 

Magas szintű bizalom, önállóság és egyértelmű értékrendek nélküli munkahelyen hamar kiüresedik a motiváció, nő a stressz, romlik a hangulat

A tudatos időmenedzsment, a megfelelően kiválasztott csapat és a kulturált meetingkultúra egy egészségesebb szervezeti klímát eredményezhet, ahol a munkavállalók is kiegyensúlyozottabbak, hatékonyabbak – és ez végül a profitban is megjelenik.

Hogyan teremts olyan környezetet, ahol mindenki nyer?

A cikket teljes terjedelemben a Minner Előny tagok olvashatják. Kerülj előnybe azzal a piacodon, hogy tájékozottabb vagy, sőt megvalósítod a cikkekben található információkat. Mi azon vagyunk, hogy minél gyakorlatiasabbanak legyenek a cikkek.

A cikket teljes terjedelemben a Minner Előny tagok olvashatják. Kerülj előnybe azzal a piacodon, hogy tájékozottabb vagy, sőt megvalósítod a cikkekben található információkat. Mi azon vagyunk, hogy minél gyakorlatiasabbanak legyenek a cikkek.

Oldd fel a cikket és szerezz előnyt a piacodon!

A Minner Előny előfizetéssel még szakmaibb, gyakorlatiasabb, részletesebb üzleti tartalmak várnak rád. Csatlakozz a prémium tagsághoz, a Minner Előnyhöz azonnali, korlátlan hozzáférésért. A tagság díja: 6900 Ft/hó

Már tag vagy? Jelentkezz be az olvasáshoz! (Itt a FB, Google login is)

Kapcsolódó cikkek:

Fotó: Envato License

Kertvéllesy András
Kertvéllesy András
Négy ország felsőoktatási intézményeiben, három nyelven tanultam írni és olvasni. Hiszem, hogy a világ megismerésére az egyik legjobb módszer a színháztörténet és az önreflexió. Analitikus típus vagyok: szeretek többet gondolkozni, mint amennyi időbe kerül azt elmondani – remélem, hogy a Minneren, pont emiatt kerültök majd előnybe.

Kapcsolódó cikkek