Gyakran érezzük azt, hogy egy feladat addig terpeszkedik az időnkből, ameddig csak helyet hagyunk neki. Előfordul, hogy egy egész napot „rááldozunk” a semmire, vagy épp egy hét megy el arra, amit gond nélkül meg tudnánk oldani egy nap alatt. Ez nem (csak) lustaság vagy időpocsékolás, hanem egy régóta ismert „betegség” tünete, amit Parkinson-törvény néven ismerünk.
Mit is takar pontosan ez a törvény, illetve mi köze ennek a modern, HBR által felkapott timeboxing módszerhez, amelynek lényege, hogy naptárban, blokkokba szervezd a feladataidat? A cél megfogni azt a titokzatos erőt, ami mindig hosszabbra nyújtja a munkát, mint kellene.
A Parkinson-törvény lényege
A Parkinson-törvényt C. Northcote Parkinson fogalmazta meg először még 1955-ben és a The Economist archív hasábjain olvashatjuk most. A leggyakrabban idézett gondolata így szól:
A munka kitölti a rendelkezésre álló időt
Mit jelent ez a gyakorlatban? Ha kiadjuk magunknak, hogy egy prezentációt „egy héten belül” kell elkészíteni, akkor bizony nagy eséllyel egy hétbe is fog telni. Rengeteg idő megy el finomhangolásra, halogatásra, utolsó pillanatos korrigálásokra. Pedig lehet, hogy a valós, fókuszált munka összesen csak egy vagy két napot igényelne.
A jelenségre Parkinson az állami hivatalok példáján keresztül világított rá: amikor egy adott részleg már nem is kap több érdemi feladatot, mégis újabb embereket vesznek fel, és tovább bővítik a bürokratikus feladatok körét. Az adminisztráció ugyanis hajlamos magát újratermelni, mindig eléri vagy túlnövi a számára biztosított kereteket.
- A munkavégzés rugalmas: Egy egyszerű feladat – például egy képeslap megírása – képes egy egész napot felemészteni, ha valaki úgy osztja be.
- A hivatalok létszáma szinte „automatikusan” nő, mert: senki sem akar magával egyenrangú kollégát, inkább több beosztottat kér maga alá (így nincs rivális, csak „segítők”).
- Az újonnan létrehozott beosztottak pedig, saját maguk is generálnak feladatokat, tovább „duzzasztva” a szervezetet.
- A növekedés üteme független a valós feladatmennyiségtől: Parkinson kimutatta, hogy sok esetben az adminisztratív apparátus akkor is növekedik, ha éppen csökken a szervezet által ellátandó tényleges feladat.
- Matematikai képlet: Szemléltető statisztikákkal támasztotta alá, hogy nagyjából évi 5–6%-os növekedés figyelhető meg a közigazgatási létszámokban, akár nő, akár csökken a ténylegesen elvégzendő munka.
Parkinson szatirikus hangvétellel írt, de a jelenség valós: sokszor azért végeznek hosszabb ideig egy feladatot az emberek (vagy egy szervezet), mert egyszerűen „van rá idő”, és úgy hiszik, hogy „legalább hasznosan teljen a rendelkezésre álló munkanap”. Ezzel kapcsolatban a modern munkahelyeken is felfedezhetjük a tendenciát: ha nincs világosan meghúzva egy határidő vagy időkeret, könnyebben elfolyik az idő.
Miért lehet a timeboxing a Parkinson-törvény ellenszere?
Az időblokkokra építő módszer, a timeboxing éppen azt teszi helyre, amit a Parkinson-törvény kihasznál – a nyúlósságot. Marc Zao-Sanders, a Harvard Business Review szerzője a saját példáján mutatja meg, hogyan lehet a feladatlistákat úgy „naptárosítani”, hogy elkerüljük az elúszást.
- Naptár vs. To-do list: A tennivalókat nem végtelen listákra írjuk, hanem konkrét időblokkokhoz rendeljük.
- Tudatos időkeret: Eldöntjük, hogy pontosan mikor és meddig fogunk az adott feladattal foglalkozni.
- Egyszerű, de ütős szemlélet: Ha neked reggel 9 és délelőtt 11 között fixen be van írva a naptárba, hogy a prezentációddal foglalkozol, akkor valószínűleg fegyelmezettebben fogsz nekiülni.
A varázs itt az, hogy kiiktatjuk a nagy, üres idősávok csábítását. Nem hagyjuk, hogy egy feladat „természetes” módon betöltse azt a fél napot, ha valójában két óra alatt is elvégezhető. És ez nem azt jelenti, hogy őrült rohanásban kell dolgozni, épp ellenkezőleg: azt jelenti, hogy strukturáltan és tudatosan rendezzük a teendőinket, pont ahogy Parkinson-törvényével szembemenő, jól meghúzott korlátok között.
Kívácsi vagy más időmenedzsment módszerekre? Milyen egy napja Elon Musknak, mi működik, mi nem és milyen alternatívák vannak? Olvasd el Milán cikkét –» A milliárdosok produktivitási módszere: timeboxing, time blocking
Hogyan ápold a naptár-szemléletet – és miért éri meg?
A timeboxing egyébként azért is vonzó, mert a naptár alapú ütemezés átláthatóságot nyújt a csapatmunkában: mindenki látja, ki mikor dolgozik fókuszáltan, és így könnyebb összehangolni az egyéni és a közös projekteket. Emellett a „dobozolt idő” hasznos napló is lehet: később visszanézhetjük, mennyi idő ment el egy-egy feladatra, és reálisabban tervezhetünk.
- Kezdd kicsiben: Nem muszáj rögtön a teljes napodat „dobozolni”. Kezdd 1-2 fontos feladattal, és figyeld meg, hogyan befolyásolja a teljesítményed.
- Készíts reális becsléseket: Ha egy feladatra 30 perc is elegendő, ne adj rá másfél órát; de ne is zsúfold túl szorosra a napot, mert akkor csak stresszt generálsz.
- Jelöld a haladást és az eredményeket: Húzd le vagy pipáld ki a naptáradban, ha végeztél egy időblokknyi munkával – ez erősíti a sikerélményt. Milán például egy másik színnel jelöli, ha valami kész van, és beszámolója alapján jó ránéznie a naptárjára.
- Tartsd be a pihenőidőt is: A timeboxing nem azt jelenti, hogy zsúfolásig töltünk minden órát. Legyen hely a mikroszüneteknek, ebédnek, rövid kikapcsolódásnak.
- Rendszeres értékelés: A hét vagy a hónap végén nézd át, működik-e a módszer. Ha azt veszed észre, hogy még mindig elcsúszol, lehet, hogy túl rövid időt adsz egyes feladatoknak vagy túl sok mindent vállalsz ugyanarra a napra.
“Amit ma megehetsz, ne dobozold holnapra”
Gondolj a timeboxingra úgy, mintha egy szigorúbb, de nagyon jószívű menedzser ücsörögne a válladon, aki egyfelől kijelöli a fókuszidőt, másfelől meg is védi azt a külvilág zavaró tényezőitől. Végső soron ugyanaz történik, mint egy jó projektmenedzsernél: világos határidők és reális időkeretek mellett lényegesen kevesebb a kavarodás és a pazarlás. És ez még anyagi ráfordítást sem igényel – csak egy kicsit több tudatosságot. Ha megnézzük Parkinson klasszikus példáit, egyből látjuk, mennyire fontos ez. A „munka bármennyi időt képes felemészteni” mondat nemcsak egy humoros megjegyzés, hanem nap mint nap tetten érhető jelenség. A döntés viszont a kezünkben van: engedjük-e végtelenné duzzadni, vagy inkább mi magunk adjunk neki keretet?
A Parkinson-törvény és a timeboxing egyaránt arról szólnak, hogyan gazdálkodunk a legfontosabb erőforrásunkkal, az időnkkel. Ha elfogadjuk, hogy „a munka mindig annyi időt vesz el, amennyit csak adunk neki”, akkor nincs más választásunk, mint tudatosan megvonni ezt a ráhagyást. A naptár alapú feladatütemezés – vagyis a timeboxing – épp ezt a „ránk szabadult” időt zárja keretek közé. A tapasztalatok azt mutatják, hogy ezzel jóval fókuszáltabb, stresszmentesebb munkavégzést érhetünk el, és még a halogatást is könnyebb lesz leküzdeni.
Források: HBR, The Economist, Philip Zimbardo – The Time Paradox
Fotó: Envato License