Tudsz erre a kérdésre válaszolni?: Mi történik a vevőddel?

Tudtad, hogy sok vállalkozó egyszerűen megtorpan akkor, amikor azt kérdezi tőle egy szakértő, hogy náluk milyen folyamatok vannak? Ha a feladat az, hogy mondják el, írják le a vevőszerzés folyamatát, vagy azt, hogy mi történik a vevővel miután fizetett? Minden lépést! Nos itt megtorpannak. Sőt jönnek azzal, hogy nálunk minden egyedi. Nálad is? Jó hír következik! Kevésbé egyedi, mint gondolnád! Sőt a legtöbb feladat leírható és ez nagy segítség arra, hogy még jobban delegálj, vagy még jobban kihasználj egy CRM rendszert. Na már megint ezzel jövök igaz?!

A CRM (ügyfélkezelő-rendszer) cikkek újabb anyaga jön most: Ez pedig folyamatok, feladatok kezelése a CRM rendszerekben. (CRM cikkek a tartalom végén belinkelve).

Folyamatok kezelése CRM rendszerben – Mi ez?

Persze annak is van értelme, hogy a vevőket, érdeklődőket eltároljuk egy adatbázisban, legalább megvannak, és lehet elemezni is az adatokat, ki-mikor mit vett… De ennél is jobb, hogy végre egy helyen tudod kezelni a feladatokat, sőt a rendszer segít, hogy minden flottul menjen, ne legyen elmaradás, sőt automatizálja a munkádat, munkatársaid munkáját. Nem is beszélve arról, hogy egy új munkatársat is hamarabb bevezetsz a cég napi munkavégzésébe, rutinjába.

Folyamat – több feladat elvégzése egy folyamatot alkot. Például vevőkiszolgálás folyamatában benne van a számlázás, kiszállítás, értesítés, számlázás…

Mit csinálsz? És mi mihez kapcsolódik?

Ezt a dolgot érdemes lejegyzetelni, vagy Trello táblába betenni, hogy lásd egyben a folyamataidat. Bár a Trello nem CRM, azért hoztam példaként, mert látványosan tudod felvenni a dolgaidat, sokszor ott tervezek én is lépéseket, vagy a másik megoldás post-it-ekkel, vagy papíron.

CRM előtt egy kis Trello-zás

Érdemes kipróbálnod a Trello-t arra is, hogy megtervezd a folyamataidat, de arra is, hogy egy ideig ott vezesd a folyamataidat, hogy aztán könnyebben átemeld a CRM rendszeredbe. (Trello használata cikksorozat itt)

Készítettem egy Trello táblát, hogy inspirálódni tudsz hogyan rendszerezd a folyamataidat. Ezt eléred ide kattintva, egy képernyőfotót pedig itt látsz róla, továbbá a kép alatt folytatom. Fontos! Ez általánosítva van, de azonnal támpontot ad számodra!

Ide kattintva eléred nagyban és a szövegekbe bele tudsz kattintani! – saját szerkesztés

Amit látsz a fenti képen, hogy a vevő szemszögéből indulunk ki. Tedd ezt te is, sokkal egyszerűbb így rendszerezni a folyamataidat! Kattints bele bátran a fenti ábrán lévő kártyákra ott látsz alfeladatokat az egyes történésekhez. És itt jön a lényeg! Ezután akár Trello-ban, akár postiteken, vagy otthon egy lapon kezdj el írni, rajzolni és írd le a folyamataidat. Fontos! A főbb részek kellenek! Itt a rendszerezésen van a hangsúly, és azt, hogy lássátok ki milyen fázisban van. Könnyebb határidőket adni így az egyes feladatokhoz, folyamatokhoz.

Amikor megtervezzük a CRM rendszerben, vagy egyéb hasonló megoldásban (pl. Trello) a folyamatokat, akkor először a főbb feladatokkal kezdünk. Amire te azt gondolod, hogy egyedi, és kell mondjuk a te, vagy alkalmazottad tudása, az valójában nem is kerül rögzítésre a legtöbb esetben. Mint pl. Email megírása értelemszerűen egy feladaton belüli dolog. Például megkeres a vevő, hogy nem kapta meg a szolgáltatást. Ez nem egyedi dolog! Ez egy ügyfélszolgálati feladat.

Új szintre lép a vállalkozásod, mert a vevővel fogsz foglalkozni!

A fenti elrendezés követi egyébként a legtöbb rendszer, mert így tudod milyen fázisban van az illető, hiszen ahhoz kapcsolódóan történnek vele dolgok. Valójában minden folyamatot hozzá tudsz kapcsolni. Gondolj bele, hogy még a könyvelőt is, hiszen a számla is a vevőhöz kapcsolódik.

Hogyan lesz ebből automatizálás?

Ahogy fent említettem ez támpontot ad, hogy milyen dolgokat kell átgondolnod nálad. A következő feladat az lesz, hogy úgy egymásra építsd a teendőket, folyamatokat, hogy azok mi után (mihez kapcsolódnak) következnek. Az automatizmusok:

  • Nem kell előre megírni az emaileket, hanem gombnyomásra sablonokból tudsz majd dolgozni.
  • A feladatokat / folyamatokat előre tudod rögzíteni. Így egy új ügyfélnél a rendszer automatikusan tudja milyen feladatot adjon annak, aki felelős az ügyféléért, vagy adott szakaszban felelősnek adja a feladatot.
  • Különböző szűrési feltételek után indulhat el egy új folyamat.
    Pl. 3 hónapja vásárolt, kattintott megnyitott egy emailt/hírlevelet 1 hete, akkor menjen ki neki egy email az új termékekről / szolgáltatásokról, vagy egy blogposzt.

Amikor a CRM rendszer pedig használod meglepően tapasztalod, hogy a vevőnél látod az elvégzett feladatokat, minden pillanatban tudod, hogy állsz vele, és ahogy fent említettem a rendszerbe be tudod állítani, hogy különböző szűrések után a rendszer maga lépjen helyetted, helyettetek.

CRM rendszerekről szóló cikkek, anyagok:

Fotó: Will H McMahan / Unsplash

Miskolc / Pécs / Debrecen / Szeged / Győr / Budapest - üzleti tanácsadás

Találkozzunk a te városodban! A Minner a következő 2 hónapban a fenti városokban tart üzleti tanácsadói órákat! Használd ki! Részleteket!