Korábban már írtunk arról, milyen veszélyeket rejt magában a hustle kultúra „Elon Musk és a hustle kultúra: zseni vagy káros példakép?” című cikkünkben. Ott bemutattuk, hogy a 120 órás munkahetek és az állandó produktivitás milyen káros hatásokkal járhat. Ez a cikk jó emlékeztetőül szolgál.

Most viszont Mark Zuckerberg naptárkezelési megközelítésére és a mögötte álló gyakorlati 80/20-as koncepcióra összpontosítunk, amely segít megőrizni a fókuszt, a nyugalmat és az igazi előrelépést.

Mit csinál valójában Zuckerberg?

Egy nemrégiben készült interjúban Zuckerberg megosztotta alapvető szabályát: kerüli, hogy minden percét kitöltse. Kihagyja a fix, rendszeres egyéni megbeszéléseket, nagy időblokkokat hagy szabadon, és minden reggel három feladatot választ ki, amire összpontosít, majd időt biztosít számukra. 

Megjegyzi, hogy amikor a naptára tele van, és a fontos feladatok háttérbe szorulnak, az frusztrálja. Ha túl sok ilyen nap van, túlterheltnek érzi magát. Ezért tudatosan helyet hagy a programjában.

Egyszerű gyakorlat, amit a CEO-k és alapítók átvehe­tnek: különíts el időt az igazi munkára, ne hagyd, hogy a meetingek elfoglalják az egész napot, és hagyj teret arra, ami igazán számít. Egyébként a Minneren Sárospataki Albert is írt már vállalkozók naptárkezeléséről, és érdekes módon hasonló következtetésekre jutott: a legsikeresebb vezetők nem a telt naptárukkal, hanem azzal büszkélkedhetnek, hogy tudják, mikor és mit kell „nemet” mondani. Albert azt emelte ki, hogy a magyar vállalkozók gyakran abba a csapdába esnek, hogy minden meetinget elfogadnak, minden felkérést teljesítenek, aztán csodálkoznak, hogy miért nem jutnak előre a stratégiai célokkal. Zuckerberg megközelítése pontosan ezt a problémát oldja meg egy másik irányból.

Mi is valójában a 80%-os szabály?

Egyszerűen fogalmazva, a 80%-os szabály azt javasolja, hogy a napod körülbelül 80%-át tervezd meg, miközben 20%-ot üresen hagysz. Laura Mae Martin, a Google produktivitási coachja is ezt a megközelítést ajánlja: kevesebb feladatot tervezz be a napodba, hogy elkerüld a túlvállalást, és biztosítsd, hogy a megfelelő feladatok megvalósuljanak. Zuckerberg ezt az elvet követi, még ha nem is így nevezi.

Ez a koncepció azonban megelőzi Zuckerberget; klasszikus vezetői szokás, amit egy hasznos statisztika támogat.

• Nagy gondolkodók, mint Einstein, hosszú, nem beosztott időszakokat hagytak maguknak a gondolkodásra és kísérletezésre, ami gyakran áttörésekhez vezetett.
• Steve Jobs szintén védett időt tartott fenn a naptárában, hogy a termékre és stratégiára koncentráljon.
• A vezetési irodalom ezt „slacknek” nevezi.

Tom DeMarco Slack című könyve magyarázza, hogy amikor minden percet kitöltesz, a szervezet elveszíti a képességét a meglepetések kezelésére. A slack nem pazarlás; értékes erőforrás. Tehát a 80/20-as ütemezés csak egy modern, gyakorlatba ültethető elnevezése egy jól bevált gyakorlatnak: tartsd meg a mozgásteret, hogy reagálni tudj az igazi munkára.

Az eredeti Pareto-elv! Fontos megjegyezni, hogy ez a naptáros 80/20-as megközelítés nem véletlenül használja ezeket az arányokat. Az eredeti Pareto-elvet 1906-ban Vilfredo Pareto olasz közgazdász alkotta meg, amikor felfedezte, hogy Olaszország földterületének 80%-át a lakosság mindössze 20%-a birtokolja. A szabály lényege: az eredmények 80%-át általában a befektetett energia 20%-a hozza. Ez a vállalkozói életben mindenütt megjelenik: a bevételeid 80%-át valószínűleg az ügyfeleid 20%-a adja, a problémáid 80%-ért a feladataid 20%-a felelős. Zuckerberg naptárkezelési módszere ezt az időbefektetésre alkalmazza.

Rövid összehasonlítás Muskkal Musk nyilvános imázsa a megállás nélküli munkát hirdeti: hosszú órákat és állandó láthatóságot. A Minner cikkünk azt javasolta, hogy bár ez hatékony PR lehet, kárt okozhat a csapatoknak és az egészségnek, ha utánozzák. Zuckerberg 80%-os szokása nyugodtabb, megismételhető alternatívát kínál: nem kevesebb ambíciót, hanem okosabb időbeosztást, ami megvédi az embereket és a termék minőségét. Használd Musk tapasztalatait inspirációként, ne szigorú modellként.

“Pick up the Slack”

A Tom DeMarco által leírt „slack” koncepció azt mutatja, hogy a szervezetek akkor teljesítenek a legjobban, amikor van tartalékkapacitásuk a váratlan helyzetek kezelésére. Alapítók és kis csapatok számára a mozgástér megőrzése javítja a fókuszt, csökkenti a hibákat és támogatja a jobb egészséget. Így lehet valami maradandót építeni, ahelyett hogy gyorsan kiégnél.

Ezt a gondolatmenetet erősíti meg a Minner „Nagy Dobás” cikke is, amely arra hívja fel a figyelmet, hogy sok vállalkozó csak kapkodja a fejét: rövid videók, új munkatársak, vállalatirányítási rendszer, minden fontos lenne, aztán visszalép a napi robotba és konstatálja, hogy “de mikor?!”. Közben látja, hogy másoknak mintha 48 órából állna egy nap, háromszoros sebességgel haladnak. A titok ugyanaz, amit Zuckerberg is alkalmaz: a sikeres cégek nem több idővel gazdálkodnak, csak jobban.

Ez a munkavállalók munkaidő allokálására, kapacitás tervezésre is igaz. Profi projektmenedzserek agilis projektmenedzsment elvek alapján például úgy terveznek 2 hétre előre, hogy munkatársanként 80 órából (2×40 óra), 60 órát kötnek le, és marad 20 óra pufferidő. 

Ha nem állsz meg tervezni, örökre a tűzoltás körforgásában maradsz. A 80%-os szabály is pontosan ezt a problémát oldja meg másképp, megakadályozza, hogy beleess abba a csapdába, hogy minden percet kitölts, majd azon csodálkozz, miért nem jutsz előre az igazán fontos dolgokkal.

És, hogy, hogyan indítsd az őszi hajrát? Milán összeszedett egy cikk-csokrot, olvassátok: Ne csak túlélni, hanem építkezni: 5 üzleti cikk az őszi tervezéshez

További cikkek a témában!

• A kikapcsolás paradoxona: miért büntetjük a legjobb embereinket?
• A 2024-es fókuszváltásom. Három év egyben?!
• Üzleti könyvajánló #4: Munka hack, life hack egy csokorban. 41 megvalósítási modell
• 3 millió forint fejlesztés vs egy ember bére. Minner KEDD

Forrás:
FastCompany, Minner

Fotó:
Envato License